A ficha de cautela é um documento que faz a gestão de equipamentos e o controle de ativos. Focada nos EPIs, ela visa à segurança patrimonial, garantindo que os itens necessários sejam usados e devolvidos pelo trabalhador.
A prevenção de acidentes é prerrogativa indispensável para as empresas. Para isso, é necessário fornecer os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para os trabalhadores. A questão é: como fazer o controle de ativos e garantir que todos sejam entregues? A resposta está na ficha de cautela.
Esse documento reúne todas as informações a respeito do controle de EPIs. Com isso, permite efetivar uma boa gestão de equipamentos, garantindo tanto a segurança patrimonial quanto a dos trabalhadores.
Para atingir esse nível de proteção, o que a também chamada ficha de EPI deve conter? E como deve ser elaborada? Vamos explicar melhor neste artigo. Continue lendo!
A ficha de cautela é um documento de segurança do trabalho voltado à gestão dos EPIs. Ela registra e entrega e a devolução dos equipamentos de forma detalhada. Assim, garante que os colaboradores tenham acesso aos itens de proteção e possam usá-los da forma correta. Ao mesmo tempo, aumenta a segurança patrimonial, evitando perdas e prejuízos.
Para a empresa, a ficha de entrega de EPI também serve como forma de prevenção aos acidentes de trabalho. Ainda que o documento não consiga obrigar os colaboradores a usarem os equipamentos, registra sua retirada. Portanto, no caso de algum imprevisto, é possível entregar essa guia aos órgãos de fiscalização.
Afinal, a Norma Regulamentadora 6 (NR6) define que a entrega de EPIs deve ser registrada em livros, fichas ou sistema eletrônico. Portanto, a tecnologia na gestão de ativos pode ser implementada.
Normas regulamentadoras: seus objetivos e como a tecnologia pode auxiliar
Um documento de cautela pode ser a ficha de entrega de EPIs ou um laudo cautelar de veículos. Também pode ser um termo de acautelamento (que descreve os materiais de patrimônio) e um documento provisório de título (representando ação ou debênture).
Portanto, sua definição depende do setor em que o termo é aplicado. No caso da segurança do trabalho, registra os itens retirados pelos trabalhadores para prevenir acidentes e lesões.
A importância da ficha de cautela é aumentar a segurança do trabalho pela comprovação da entrega dos Equipamentos de Proteção Individual. Isso porque há o registro dos EPIs retirados, por quem estão sendo usados e quando foram devolvidos. Assim, o controle de ativos também é aprimorado, já que o inventário é mantido em ordem.
Dessa forma, há benefícios para a segurança patrimonial, a gestão de equipamentos e a saúde dos colaboradores. Esse último ponto é, especialmente, importante, já que a quantidade de acidentes de trabalho no Brasil é significativa.
Segundo dados do eSocial, sistema do Governo Federal, foram registrados 2.888 acidentes fatais em 2023. O total de ocorrências chegou a 499.955 no ano. Portanto, a ficha de entrega de EPI serve para resguardar a empresa nessas situações e evitar penalizações por parte dos órgãos fiscalizadores.
A ficha de cautela serve para registrar detalhadamente a entrega e a devolução dos EPIs aos trabalhadores. Isso ajuda a resguardar a empresa em caso de ocorrências ou fiscalizações. Ao mesmo tempo, facilita a gestão de equipamentos, evitando que eles fiquem vencidos ou ineficientes.
Portanto, a ficha de entrega de EPIs tem a finalidade de documentar os itens fornecidos. Desse modo, os trabalhadores podem utilizá-los e, se houver algum imprevisto, a empresa evita problemas. Isso porque há validade legal nos processos.
Além disso, o controle das datas por meio da tecnologia na gestão assegura a revisão, substituição ou manutenção dos equipamentos sempre que necessário.
A ficha de EPI deve ter informações completas, que deixem claro quem é o colaborador, qual é a empresa, qual é a atividade exercida e que o funcionário tem ciência de todas as exigências. Por isso, deve conter:
Você pode fazer uma ficha de entrega de EPI em papel ou utilizar a tecnologia na gestão de ativos. O preenchimento das informações deve ser feito pelo trabalhador no momento de retirar o equipamento. Os dados precisam estar claros e legíveis, sendo recomendado evitar rasuras. Caso seja preciso corrigir algo, é melhor anular o que está incorreto e refazer.
Vale destacar que o uso da tecnologia na gestão contribui para o aperfeiçoamento dos processos. Isso porque não é preciso se preocupar com rasuras, definição das informações a inserir, etc. Afinal, tudo está descrito no próprio sistema.
Você pode otimizar os processos da ficha de cautela na sua empresa usando um aplicativo de checklist para segurança do trabalho. O software da uMov.me é ideal para essa atividade, garantindo o compliance com as normas regulamentadoras e mais segurança ocupacional.
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Totalmente customizado, o Aplicativo de Checklist Digital da uMov.me permite criar e gerenciar as listas relativas à segurança. Assim, as ocorrências de riscos ocupacionais e os acidentes de trabalho são diminuídas.
Outros benefícios são o controle das práticas de segurança, a padronização da execução de tarefas, o monitoramento em tempo real e a comprovação fotográfica. Sem contar na geolocalização da equipe, distribuição das ordens de serviços, rastreio e aviso para clientes, e mais.
Portanto, todo o controle necessário é feito pelo Aplicativo de Checklist. A partir do seu uso, gestores e colaboradores administram melhor as atividades e alcançam mais eficiência.
A ficha de cautela é um documento importante para empresa e colaboradores. Por um lado, ela traz segurança patrimonial e tem validade jurídica em situação de acidentes de trabalho. Por outro, garante que o trabalhador terá os equipamentos necessários para a execução de suas atividades, reduzindo a chance de ocorrências.
Portanto, mais do que um controle de ativos, esse documento é essencial para evitar multas e penalizações. Além disso, resguarda empresa e funcionário, e favorece o cumprimento da legislação vigente.
Esses benefícios são ainda mais relevantes quando você decide aplicar a tecnologia na gestão. Isso porque a chance de erros, inconsistências e inadequações é menor. Sem contar que você também otimiza esse processo e tem todas as informações organizadas para usar quando for preciso.
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