A ficha de cautela é um documento que faz a gestão de equipamentos e o controle de ativos. Focada nos EPIs, ela visa à segurança patrimonial, garantindo que os itens necessários sejam usados e devolvidos pelo trabalhador.
A prevenção de acidentes é prerrogativa indispensável para as empresas. Para isso, é necessário fornecer os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para os trabalhadores. A questão é: como fazer o controle de ativos e garantir que todos sejam entregues? A resposta está na ficha de cautela.
Esse documento reúne todas as informações a respeito do controle de EPIs. Com isso, permite efetivar uma boa gestão de equipamentos, garantindo tanto a segurança patrimonial quanto a dos trabalhadores.
Para atingir esse nível de proteção, o que a também chamada ficha de EPI deve conter? E como deve ser elaborada? Vamos explicar melhor neste artigo. Continue lendo!
O que é ficha de cautela?
A ficha de cautela é um documento de segurança do trabalho voltado à gestão dos EPIs. Ela registra e entrega e a devolução dos equipamentos de forma detalhada. Assim, garante que os colaboradores tenham acesso aos itens de proteção e possam usá-los da forma correta. Ao mesmo tempo, aumenta a segurança patrimonial, evitando perdas e prejuízos.
Para a empresa, a ficha de entrega de EPI também serve como forma de prevenção aos acidentes de trabalho. Ainda que o documento não consiga obrigar os colaboradores a usarem os equipamentos, registra sua retirada. Portanto, no caso de algum imprevisto, é possível entregar essa guia aos órgãos de fiscalização.
Afinal, a Norma Regulamentadora 6 (NR6) define que a entrega de EPIs deve ser registrada em livros, fichas ou sistema eletrônico. Portanto, a tecnologia na gestão de ativos pode ser implementada.
Normas regulamentadoras: seus objetivos e como a tecnologia pode auxiliar
O que é um documento de cautela?
Um documento de cautela pode ser a ficha de entrega de EPIs ou um laudo cautelar de veículos. Também pode ser um termo de acautelamento (que descreve os materiais de patrimônio) e um documento provisório de título (representando ação ou debênture).
Portanto, sua definição depende do setor em que o termo é aplicado. No caso da segurança do trabalho, registra os itens retirados pelos trabalhadores para prevenir acidentes e lesões.
Qual a importância da ficha de cautela?
A importância da ficha de cautela é aumentar a segurança do trabalho pela comprovação da entrega dos Equipamentos de Proteção Individual. Isso porque há o registro dos EPIs retirados, por quem estão sendo usados e quando foram devolvidos. Assim, o controle de ativos também é aprimorado, já que o inventário é mantido em ordem.
Dessa forma, há benefícios para a segurança patrimonial, a gestão de equipamentos e a saúde dos colaboradores. Esse último ponto é, especialmente, importante, já que a quantidade de acidentes de trabalho no Brasil é significativa.
Segundo dados do eSocial, sistema do Governo Federal, foram registrados 2.888 acidentes fatais em 2023. O total de ocorrências chegou a 499.955 no ano. Portanto, a ficha de entrega de EPI serve para resguardar a empresa nessas situações e evitar penalizações por parte dos órgãos fiscalizadores.
Para que serve a ficha de cautela?
A ficha de cautela serve para registrar detalhadamente a entrega e a devolução dos EPIs aos trabalhadores. Isso ajuda a resguardar a empresa em caso de ocorrências ou fiscalizações. Ao mesmo tempo, facilita a gestão de equipamentos, evitando que eles fiquem vencidos ou ineficientes.
Portanto, a ficha de entrega de EPIs tem a finalidade de documentar os itens fornecidos. Desse modo, os trabalhadores podem utilizá-los e, se houver algum imprevisto, a empresa evita problemas. Isso porque há validade legal nos processos.
Além disso, o controle das datas por meio da tecnologia na gestão assegura a revisão, substituição ou manutenção dos equipamentos sempre que necessário.
Objetivos da ficha de cautela
- Identificação correta, isto é, checklist dos equipamentos.
- Prevenção de acidentes.
- Aumento do tempo de vida dos equipamentos.
- Gestão do inventário.
- Conformidade com a legislação vigente.
O que deve ter na ficha de EPI?
A ficha de EPI deve ter informações completas, que deixem claro quem é o colaborador, qual é a empresa, qual é a atividade exercida e que o funcionário tem ciência de todas as exigências. Por isso, deve conter:
- Nome e CNPJ da empresa;
- Nome do colaborador;
- Atividade exercida pelo trabalhador;
- Setor de atuação do trabalhador;
- Data de admissão do funcionário;
- Termo de responsabilidade;
- Data de entrega e devolução do EPI;
- Certificado de Aprovação (CA) do EPI;
- Nome, descrição e fabricante do EPI;
- Assinatura do funcionário, mesmo que eletrônica.
Como fazer uma ficha de entrega de EPI?
Você pode fazer uma ficha de entrega de EPI em papel ou utilizar a tecnologia na gestão de ativos. O preenchimento das informações deve ser feito pelo trabalhador no momento de retirar o equipamento. Os dados precisam estar claros e legíveis, sendo recomendado evitar rasuras. Caso seja preciso corrigir algo, é melhor anular o que está incorreto e refazer.
Vale destacar que o uso da tecnologia na gestão contribui para o aperfeiçoamento dos processos. Isso porque não é preciso se preocupar com rasuras, definição das informações a inserir, etc. Afinal, tudo está descrito no próprio sistema.
Otimize os processos da ficha de cautela na sua empresa
Você pode otimizar os processos da ficha de cautela na sua empresa usando um aplicativo de checklist para segurança do trabalho. O software da uMov.me é ideal para essa atividade, garantindo o compliance com as normas regulamentadoras e mais segurança ocupacional.
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Totalmente customizado, o Aplicativo de Checklist Digital da uMov.me permite criar e gerenciar as listas relativas à segurança. Assim, as ocorrências de riscos ocupacionais e os acidentes de trabalho são diminuídas.
Outros benefícios são o controle das práticas de segurança, a padronização da execução de tarefas, o monitoramento em tempo real e a comprovação fotográfica. Sem contar na geolocalização da equipe, distribuição das ordens de serviços, rastreio e aviso para clientes, e mais.
Portanto, todo o controle necessário é feito pelo Aplicativo de Checklist. A partir do seu uso, gestores e colaboradores administram melhor as atividades e alcançam mais eficiência.
Considerações sobre ficha de cautela
A ficha de cautela é um documento importante para empresa e colaboradores. Por um lado, ela traz segurança patrimonial e tem validade jurídica em situação de acidentes de trabalho. Por outro, garante que o trabalhador terá os equipamentos necessários para a execução de suas atividades, reduzindo a chance de ocorrências.
Portanto, mais do que um controle de ativos, esse documento é essencial para evitar multas e penalizações. Além disso, resguarda empresa e funcionário, e favorece o cumprimento da legislação vigente.
Esses benefícios são ainda mais relevantes quando você decide aplicar a tecnologia na gestão. Isso porque a chance de erros, inconsistências e inadequações é menor. Sem contar que você também otimiza esse processo e tem todas as informações organizadas para usar quando for preciso.
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