Seja para manutenção, inspeção, auditoria ou instalação, o relatório de visita técnica é uma peça chave para conhecer melhor o desempenho da sua empresa.
A falta ou o desencontro de informações é um problema em todos os segmentos do mercado. Isso não apenas atrapalha o dia a dia da equipe, como gera retrabalho e até mesmo custos excessivos.
Em uma visita técnica, um erro pode obrigar o profissional a refazer todo o procedimento, resultando em perda de tempo da equipe, desperdício de recursos e ocupando um período que poderia ser dedicado a outro cliente.
Além disso, a ausência de um relatório de visita técnica completo causa um problema ainda maior: impede a sua empresa de obter informações que a fariam crescer com mais agilidade e assertividade.
Quer saber como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a obter o relatório de visita técnica que você precisa? Então, confira este artigo!
Todo prestador de serviços tem algum grau de familiaridade com a visita técnica, mesmo que talvez a chame por outro nome. Basicamente, trata-se do atendimento a uma demanda gerada pelo cliente, muitas vezes associada à manutenção preventiva, instalação, auditoria ou inspeção.
Portanto, o relatório de visita técnica nada mais é que um documento que relata como foi esse atendimento.
Os dados incluídos podem variar de um ramo de negócios para outro, porém a informação coletada sempre é importante para avaliar os serviços da sua empresa e da sua equipe, além de ajudar na tomada de decisões mais assertivas.
É com o relatório de visita técnica que você vai conseguir trazer melhorias para o seu negócio e para o cliente.
Ainda existe confusão sobre esses dois termos, porém a diferença está no objetivo.
Ambos são importantes, porém a ordem de serviço e o relatório de visita técnica cumprem papéis diferentes dentro da empresa.
Embora o relatório envolva uma visita ao cliente, portanto externa, ele é de uso interno. Isso significa que ele serve para avaliar as atividades que estão sendo executadas e como.
O documento pode incluir informações quanto a satisfação do cliente, mas não deve ser encaminhado ao cliente.
Lembre-se o objetivo é que você e o seu time possam avaliar o andamento das atividades da empresa a fim de corrigir problemas e melhorar cada vez mais os serviços.
A ordem de serviço, por outro lado, serve como guia de atividades e comprovante do atendimento. Ou seja, é o formulário oficial. Sua segunda via pode ser encaminhada para o consumidor a fim de que ele também tenha o documento comprovatório.
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Para elaborar um relatório de visita técnica eficiente, que contribua para a melhoria dos processos e satisfação dos clientes, é fundamental seguir alguns passos estratégicos. Primeiramente, entender qual o objetivo do documento, estar atento às informações detalhadas e coletar a avaliação da visita realizada. Entenda cada uma das etapas a seguir:
O primeiro passo em relação ao relatório é estabelecer claramente seu objetivo. Assim, você vai saber que informações devem ser coletadas e de que forma.
Pergunte-se: “O que sobre as visitas técnicas pode me ajudar a entender o trabalho executado e melhorá-lo?”. Alguns itens já devem ter passado pela sua cabeça após esse questionamento.
Além disso, um relatório bem feito evita o retrabalho, afinal, se o documento não é eficaz o suficiente, algumas tarefas não são executadas. Isso faz com que o técnico precise voltar para implementar o que não foi realizado na primeira visita. Este procedimento desperdiça o tempo da equipe e reduz a oportunidade de atender outros clientes. Assim, usar meios inteligentes, como o relatório de visita técnica, para evitar o retrabalho é útil para o bom funcionamento do negócio.
Para garantir um relatório de visita técnica realmente eficaz, é crucial registrar todos os detalhes relevantes da visita. Isso inclui:
A chave para um relatório de sucesso é a atenção aos detalhes e a clareza na comunicação. Utilize a tecnologia a seu favor, adotando softwares de gestão que permitam a inserção dessas informações de forma estruturada, além de enviarem imediatamente para a equipe de suporte ou gerencial. Dessa forma, você assegura não apenas a eficiência na execução dos serviços mas também a capacidade da sua empresa de responder rapidamente às necessidades dos clientes e do mercado.
Nesses itens mais específicos você pode optar por incluir informações como equipamentos/insumos utilizados, custos adicionais e a possível necessidade de uma nova visita, além da sua data se já houver uma previsão.
Após o serviço prestado, o relatório de visita técnica deve fornecer os insumos necessários para análise.
É importante que o relatório apresente métricas relevantes e um espaço para comentários, onde o técnico responsável possa registrar suas considerações sobre a visita. Isso permitirá uma análise mais precisa das informações coletadas e auxiliará na tomada de decisões estratégicas para a melhoria contínua dos serviços.
Neste momento, são considerados pontos como:
Além disso, após a coleta e análise das informações, o próximo passo é utilizar os feedbacks para implementar melhorias. Cada relatório de visita técnica oferece uma oportunidade única de aprender com a experiência no campo. É essencial avaliar os comentários dos técnicos responsáveis e dos clientes para identificar padrões de problemas ou oportunidades de otimização que podem não ser evidentes à primeira vista.
A análise e avaliação da visita técnica auxilia a ver o todo da obra, tendo uma visibilidade aumentada dos pontos a serem melhorados.
Existem diferentes formas de fazer o relatório de visita técnica. Embora muitas empresas ainda optam pelo tradicional papel e caneta, esse método apresenta riscos como esquecimento, extravio e possíveis acidentes – quem nunca derramou café no papel?
Além disso, com um Aplicativo de Ordem de Serviço – como veremos a seguir –, a sua equipe externa ganha em agilidade, organização e produtividade.
Sendo assim, utilizar tecnologia na elaboração de relatórios de visita técnica traz benefícios incontestáveis para empresas com equipes em campo. Aqui estão cinco vantagens:
Relatórios de visita técnica facilitam a comunicação interna, garantindo que toda a equipe, independentemente de sua localização, tenha acesso às mesmas informações atualizadas. Isso minimiza mal-entendidos e acelera a tomada de decisão, aumentando significativamente a produtividade.
Com o uso de documentos digitais, o tempo gasto com o preenchimento manual de papéis é reduzido, assim como o risco de perda de documentos. Isso permite que as equipes em campo se concentrem mais na execução de suas tarefas, otimizando o uso de recursos e economizando tempo.
Os relatórios fornecem dados valiosos sobre o desempenho das equipes e satisfação do cliente. Analisando essa informação, a empresa pode identificar áreas de melhoria e implementar mudanças que aprimorem a qualidade dos serviços oferecidos.
Com relatórios detalhados, gestores podem avaliar a carga de trabalho e a eficácia das equipes em campo, permitindo um planejamento mais estratégico na alocação de recursos humanos, garantindo que as equipes certas estejam nos lugares certos quando necessário.
A capacidade de fornecer relatórios detalhados e transparentes não só aumenta a confiança do cliente como também permite uma comunicação mais eficaz sobre os trabalhos realizados. Isso melhora a satisfação do cliente e pode levar a relações comerciais mais duradouras e frutíferas.
Ao usar tecnologia na criação de relatórios de visita técnica, as empresas otimizam operações e melhoram o atendimento ao cliente, criando uma base para crescimento contínuo e sucesso a longo prazo.
Nós criamos aplicativos para empresas que permitem contar com funcionalidades para gerir toda sua equipe de campo, além de muitos outros recursos.
O Aplicativo de Ordem de Serviço pode tornar o seu relatório visita técnica mais eficiente e assertivo. Com ele, a sua equipe tem acesso a checklists inteligentes durante a execução das atividades para dados como os serviços solicitados pelo cliente e materiais utilizados, por exemplo.
Esse recurso permite um controle mais eficaz da qualidade da execução do atendimento, além de auxiliar com informações para o fechamento da ordem de serviço quando a tarefa for concluída.
Mas se a sua preocupação for deixar os processos rígidos demais com o uso de um aplicativo, isso também não é um problema. Por ser uma plataforma no-code, é possível customizar as funções e a interface do aplicativo de acordo com as regras e necessidades do seu negócio.
Além dos recursos para executar um relatório de visitas técnicas assertivo, o Aplicativo de Ordem de Serviços ainda conta com diversas funções como:
O relatório de visita técnica, assim como o relatório de serviços e a ordem de serviço, são documentos que ajudam as empresas a organizar, planejar e otimizar o seu dia a dia.
Fazer o relatório de visita técnica da maneira correta é fundamental para analisar o desempenho da empresa, a produtividade dos funcionários e tomar as melhores decisões para o crescimento do seu negócio.
E, hoje, a tecnologia dos Aplicativos de Ordem de Serviço tornou tudo mais ágil, fácil e eficiente. Assim, não há desculpas para deixar de lado uma peça fundamental como o relatório.
* Texto publicado originalmente em 16 de setembro de 2021 e atualizado em 10 de abril de 2024.
This post was last modified on 10/05/2024