Como a matriz RACI ajuda a melhorar a gestão de pessoas e projetos

A Matriz RACI é uma importante ferramenta de gestão de pessoas e negócios. Ela consiste em um modelo simplificado de tabela ou gráfico, baseado em quatro funções diferentes. A matriz RACI é utilizada para apontar visualmente a divisão de tarefas entre os funcionários da empresa. 

Para garantir uma boa gestão de pessoas e aumentar a eficiência da equipe, é vital que todos os trabalhadores saibam dos seus papéis e atribuições nos projetos em que participam. Isso evita retrabalho e erros de comunicação entre as áreas.

Assim, para simplificar a distribuição de tarefas no ambiente empresarial surgiu a matriz de responsabilidades, também conhecida como matriz RACI.

Ficou interessado no assunto? Siga a leitura deste artigo para conhecer as potencialidades dessa ferramenta de gestão e como a tecnologia pode ajudar em sua implementação!

O que é matriz RACI?

Acredita-se que o embrião para o desenvolvimento da matriz RACI tenha sido a adoção de práticas de produção enxuta (lean manufacturing) após a Segunda Guerra Mundial.

Pois, ao final do conflito, muitos países precisaram adequar suas metodologias de produção, buscando a retomada do crescimento econômico e do consumo. Naquele cenário era preciso acabar com os desperdícios e otimizar o modo de produção. 

Nesse sentido, a prática da administração centrada na qualidade ganhou importância. Na década de 1970, especialistas evidenciaram a necessidade de gerenciar os projetos através de objetivos e metas, cunhando o termo Goal Directed Project Management (GDPM). 

Esse método emprega ferramentas de administração – e uma delas é a matriz RACI.

Como vimos anteriormente, a matriz RACI é utilizada para otimizar a gestão de projetos e pessoas no ambiente corporativo. Ela é importante porque torna mais claras as atividades e atribuições de cada funcionário envolvido no trabalho.

A matriz RACI gera um componente visual, que costuma ser uma tabela. Nela, são apresentadas as informações essenciais sobre quais as competências de cada membro da equipe em determinado projeto ou área.

A eficiência na gestão estratégica de pessoas produz um efeito muito mais poderoso do que alguns gestores possam imaginar. Ela estimula o engajamento das equipes, melhora o desempenho dos funcionários e contribui, ativamente, para o crescimento da empresa. 

A gestão estratégica é, assim, um conjunto de ações focadas no desenvolvimento do capital humano de uma empresa. Com a adoção da matriz RACI, essa atividade fica muito mais fácil de ser realizada.

Quais são os papéis atribuídos pela matriz RACI?

Para nos aprofundarmos na matriz RACI é útil entender o que cada letra que compõe o seu nome significa. Em inglês, temos: R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted) e I (Informed). Em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Portanto, o acrônimo que nomeia a matriz RACI também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. Vejamos:

  • R (Responsible/ Responsável): define o grupo de pessoas (ou o indivíduo) responsável pela execução, desenvolvimento, conclusão e entrega da atividade. Podemos chamar de time de entrega do projeto;
  • A (Accountable/ Autoridade): indica quem tem autoridade para organizar a tarefa, acompanhar o seu desenvolvimento e aceitar ou recusar formalmente uma entrega. É quem exerce o papel de aprovador. A autoridade é a pessoa que será cobrada caso algo se desvie do esperado. Por isso, só deve haver uma autoridade por tarefa;
  • C (Consulted/ Consultado): engloba todos que podem dar dicas, opiniões e sugestões para melhorar o desenvolvimento da atividade ou aperfeiçoar o que será entregue. Devem responder aos questionamentos do responsável; e,
  • I (Informed/ Informado): são as pessoas que precisam receber a informação sobre o início e/ou a conclusão (entrega) de uma atividade que gere uma mudança relevante em seu cotidiano. Neste grupo, englobam-se: usuários-chave, colegas de projeto, gestores ou interessados diretamente no projeto.

Para que serve a matriz RACI?

O bom funcionamento de uma equipe depende do alinhamento de todos os seus integrantes. Nesse sentido, é importante que as pessoas envolvidas em determinada tarefa ou projeto saibam quais as suas atribuições e responsabilidades. 

A clara distribuição de atividades evita dúvidas, cobranças desnecessárias e tarefas não concluídas.

A matriz RACI serve, portanto, para comunicar e oficializar o papel dos funcionários em determinado projeto ou rotina. Quando não existe uma organização interna eficiente, a tendência é que boas ideias, que poderiam aumentar a produtividade e os lucros de uma empresa, não sejam colocadas em prática. 

Isso ocorre porque não existe uma definição clara de quem deve assumir seu desenvolvimento e implementação.

A matriz RACI, assim como a  matriz SWOT, é uma ferramenta de planejamento estratégico usada na gestão de projetos. 

Ambas são matrizes que trazem em seu nome um acrônimo que indica como devem ser usadas para facilitar a concretização de um projeto. Elas reduzem os riscos e destacam oportunidades para maiores chances de sucesso.

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Quando utilizar a matriz RACI?

A utilização da matriz RACI facilita a atribuição de atividades e responsabilidades aos funcionários. 

Com ela, é possível gerenciar melhor as etapas de um projeto e monitorar a realização das tarefas. Sendo assim, ganha-se tempo e aumenta-se a produtividade do negócio.

Portanto, o uso dela é recomendado quando não há clareza sobre a divisão de tarefas ou ainda, sobre os responsáveis de determinados projetos.

Não é a toa que a matriz RACI faz parte do chamado Business Process Management (Gerenciamento de Processo de Negócio, em português). O BPM consiste em  um conjunto de práticas focadas nas melhorias ininterruptas dos processos empresariais.

O seu objetivo é sistematizar e facilitar processos dentro e fora das empresas, ampliando a produtividade, minimizando custos e aumentando a entrega de valor.

É uma abordagem de gerenciamento adaptável que desenvolve a capacidade de organização. Por isso, não é considerado uma metodologia ou estrutura de negócio, mas um padrão otimizável.

Ao invés de analisar departamentos de forma isolada e áreas verticais, o Gerenciamento de Processo de Negócio promove o entendimento da empresa como um todo e da visão de ponta a ponta.

5 benefícios da Matriz RACI

São vários os benefícios da adoção da matriz RACI em uma empresa. Separamos, abaixo, os cinco principais:

1) Comunicação

A matriz RACI é uma ferramenta que otimiza a comunicação entre os participantes de um projeto.

O recurso visual, inclusive, torna essa interlocução mais simples, clara e objetiva. Com isso, diminui-se a ocorrência de ruídos e erros de comunicação. 

Assim, tem-se mais eficiência ao longo de todo o processo.

2) Transparência

A matriz também fornece uma visão ampla da situação de um projeto. 

Dessa forma, mesmo quem não faz parte de uma determinada tarefa pode ter conhecimento de seu status

Isso contribui para que haja ganho de transparência e seja mais fácil avançar às próximas etapas, já que os tomadores de decisão ficam à par de tudo.

3) Responsabilização assertiva

Com a matriz RACI é fácil identificar quem deve executar determinada atividade: basta verificar as marcações R (Responsável). 

Diminuiu-se, assim, a possibilidade de haver dispersão na hora de delegar as atividades, além de reduzir o risco de retrabalho. 

A produtividade também aumenta, pois os funcionários podem se dedicar a tarefas relevantes e direcionadas.

4) Colaboração

Ao ter em mente expectativas claras quanto ao seu trabalho, os empregados tendem a competir menos e colaborar mais entre si. 

Isso ocorre porque não precisam mais assumir tarefas que não pertencem ao seu escopo de atuação.

Nesse sentido, quem quer se destacar vai focar em realizar suas entregas com mais qualidade e dentro do prazo estipulado.

5) Eficiência no uso do tempo

Quem nunca participou de uma reunião que poderia ter sido uma troca de e-mails? 

Ferramentas como a matriz RACI auxiliam na melhora desse quadro, pois revelam o grau de envolvimento de cada funcionário em um projeto ou rotina. 

Se um determinado trabalhador não aparecer na matriz (ou constar como Informado), é sinal de que sua presença não é necessária nas reuniões ou que pode ser notificado das deliberações por meio de mensagens, abrindo espaço em sua agenda para outras tarefas.

Em resumo, com a matriz RACI é possível equilibrar melhor a distribuição de responsabilidades. Ela possibilita uma alternância para que a sobrecarga de trabalho seja evitada. 

Usar a matriz também assegura que um projeto seja melhor executado, uma vez que todos os envolvidos conseguem visualizar o andamento das tarefas. Vale ressaltar, ainda, que o uso da matriz RACI permite que mais pessoas qualificadas sejam envolvidas nos projetos. 

Como criar uma matriz RACI na sua empresa 

Agora que já sabemos a importância de utilizar a matriz RACI para melhorar a produtividade da empresa, que tal um passo a passo para saber como implementá-la em seu negócio?

Lembramos que matriz pode ser utilizada para atender a diferentes finalidades, englobando as diversas fases de um projeto.

Estabeleça o objetivo

Aqui é importante não confundir objetivos com metas. Objetivo é o propósito central do projeto, aquele que quando alcançado costuma levar à sua conclusão.

As metas constituem as etapas menores que auxiliam no processo para que o objetivo seja alcançado. Entender essa diferença é importante para que a equipe mantenha o foco. 

Dessa forma, a primeira dica de como criar uma matriz RACI é indicar, de forma clara, qual é o objetivo do projeto em questão.

Especifique as metas

Conhecer bem as metas é uma etapa necessária para desenhar uma matriz RACI que realmente vai funcionar. 

A ideia, aqui, é quebrar o objetivo em etapas menores, inclusive para entender se será preciso contratar alguém de fora ou quem devem ser os profissionais do time selecionados para cada missão.

Defina as atividades do projeto

Ao identificar as metas, a sequência lógica é definir as atividades do projeto. Para tal, é plausível fazer, a princípio, uma lista de todas as ações necessárias para realizar o projeto  com sucesso. 

A partir daí se estabelecem as atividades que devem ser realizadas. É interessante escrever as tarefas usando verbos no infinitivo para que a comunicação seja mais clara. Exemplo: fazer, criar, verificar etc.

Determine o time responsável

Para a execução de um projeto, é possível contar com uma equipe já habituada a trabalhar junta ou montar um time novo, envolvendo profissionais de diferentes áreas. 

Essa decisão depende do projeto e dos funcionários que a empresa dispõe.

Indique as funções de cada participante

Após definir o time que fará parte do projeto, é necessário decidir quem fará o que. 

Nessa etapa, é importante pensar nas habilidades de cada membro para decidir como cada um pode contribuir da melhor maneira, designando-lhes um papel dentro da matriz RACI

Como a matriz é visual, o mais adequado é escolher uma forma de identificação que facilite a compreensão de todos. 

É possível até incluir uma foto das pessoas, caso faça sentido no contexto. Deixe claro quem é o Responsável, o Aprovador, o Consultado e o Informado.

Revise a matriz

Antes de começar a efetivamente tocar o projeto, é importante repassar a matriz RACI com os participantes, em uma reunião de alinhamento. 

Esse é o momento para apresentar a estrutura definida e conferir se todos entenderam seus papéis e responsabilidades. 

Confirme se os trabalhadores sentem que estão aptos às funções designadas. O sucesso de um projeto depende, entre outros fatores, de que a equipe se sinta bem com as atribuições e prazos definidos.

A matriz RACI na prática

Depois de refletirmos sobre a matriz RACI na teoria, que tal trabalharmos com um exemplo prático?

Digamos que a empresa X resolva criar um programa de integração de funcionários, com o intuito de promover melhorias no ambiente corporativo.

Nesse cenário, os membros da equipe de recursos humanos (RH) provavelmente seriam designados como Responsáveis por garantir que o trabalho fosse executado. O diretor de RH seria o Aprovador do produto final.

Cada líder de equipe seria Consultado, pois iriam querer que suas equipes estivessem representadas no treinamento. Por fim, membros com cargos executivos poderiam querer ser Informados sobre o produto final.

Veja um exemplo:

Equipe de RH Diretor de RH Líderes de equipe Cargos executivos
Criar programa de integração de funcionários R A C I
Estabelecer regras do programa R A
Definir materiais necessários R
Realizar compras de materiais R
Revisar planejamento de ações R C
Apresentar o programa para direção R C

I

Considerações sobre matriz RACI

A matriz RACI já se provou uma excelente ferramenta para delegar as funções de um time e facilitar o acompanhamento de todas as etapas de um projeto. Além de aumentar a transparência, ela colabora para melhorar a eficiência das equipes. Portanto, está alinhada também ao conceito de indústria 4.0, que é pautado na inovação tecnológica. 

A transformação digital da produção, favorecida por tecnologias como big data, internet das coisas (IoT) e inteligência artificial, entre outras, incentiva o desenvolvimento de soluções que melhoram o desempenho corporativo.

As soluções desenvolvidas pela uMov.me são criadas a partir de uma tecnologia no-code. Essa tecnologia possibilita adaptar os aplicativos para atender as necessidades dos clientes, conforme suas regras de negócio. 

Os nossos aplicativos são perfeitos para digitalizar e automatizar processos, permitindo entender e dar maior visibilidade a cada etapa das operações.

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