SIPOC: conheça essa ferramenta e como aplicá-la no mapeamento de processos

O SIPOC é uma ferramenta da qualidade – em formato de diagrama – que visa mapear processos. Ele objetiva definir o principal processo envolvido no projeto e, consequentemente, facilitar a visualização do escopo do trabalho.

A padronização de processos é uma atividade fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Ela tem como objetivo normatizar e organizar fluxos de trabalho. Dessa forma, contribui para aumentar a produtividade e efetivar os lucros. 

Construir e utilizar o SIPOC é uma tarefa simples, porém muitas pessoas ainda cometem equívocos ao manejar essa ferramenta.

Siga a leitura deste artigo para entender melhor o que é o SIPOC, como extrair o máximo de suas funcionalidades e quais as vantagens de usar a tecnologia para uma melhor gestão de processos.

O que é SIPOC?

Como vimos na introdução, o SIPOC é um diagrama que traz as informações necessárias para mapear um processo. 

Então, com ele é possível saber: quais são as entradas e saídas, o início e término das ações, a sequência de atividades, os responsáveis pelas tarefas e quem são os clientes.

O SIPOC costuma ser utilizado na fase “definir” da metodologia Seis Sigma. Por se tratar de um mapeamento simples e objetivo, é visto como uma ferramenta base para a elaboração de um escopo mais assertivo e um melhor planejamento do projeto.

Assim como a análise ou matriz SWOT, o SIPOC é uma ferramenta de planejamento estratégico usada na gestão de projetos.

Enquanto a matriz SWOT proporciona um diagnóstico completo da empresa e dos respectivos ambientes, o SIPOC foca no mapeamento dos processos.

Mas o que significa SIPOC? O nome desta ferramenta é um acrônimo que vem do inglês. Nele, cada uma das letras diz respeito a uma informação do processo. Podemos especificar cada função da seguinte forma:

Coluna S (Supplier/Fornecedor)

Nesta coluna, entra quem são os fornecedores. Tenha em mente que é possível elaborar um SIPOC de ponta a ponta ou apenas de um processo interno, menor. Na coluna S podem conter, portanto, tanto fornecedores externos quanto internos.

Nesse sentido, os fornecedores são aqueles que provêm as informações, as ferramentas, as orientações e os suportes necessários para que a equipe em campo realize seu trabalho de forma eficaz.

Imagine, por exemplo, uma empresa de telecomunicações com técnicos que realizam instalações e manutenções externas. Nesse caso, os fornecedores podem ser o departamento de logística, garantindo veículos disponíveis e em bom estado; o de TI, oferecendo suporte técnico e mantendo sistemas e aplicativos funcionais; ou o de RH, realizando treinamentos e certificações para habilitar técnicos nas suas tarefas.

Coluna I (Input/Entrada)

Nela, consta o que faz o processo ter início. Nesse campo, pode entrar uma tarefa, e-mail, solicitação, a chegada de um material, um evento, etc. Faça nesta coluna a listagem das entradas do processo.

Na gestão de equipes em campo, por exemplo, essas entradas podem ser variadas e são fundamentais para o acionamento e a mobilização da equipe. Exemplos comuns de Inputs incluem:

• a recepção de um chamado de serviço através de um sistema de gestão;
• a notificação de um cliente que precisa de assistência;
• ou mesmo a programação de uma manutenção preventiva de equipamentos que necessita ser executada em um local específico.

Ao mapear claramente os pontos de partida, o SIPOC cria uma base sólida para planejar e aprimorar os processos de gestão de equipes em campo de forma assertiva e alinhada às expectativas dos envolvidos.

Coluna P (Process/Etapa)

O P do SIPOC representa os Processos ou Etapas, onde detalhamos todas as atividades que compõem o fluxo de trabalho de uma equipe. Essa coluna fornece uma visão clara do que é necessário para mover um projeto ou uma tarefa do início ao fim.

Por exemplo, no contexto da gestão de equipes em campo, a coluna P pode incluir processos como:

• preparação de equipamentos;
• alocação de equipes;
• deslocamento até o local de trabalho;
• execução da tarefa específica (como instalação, manutenção ou reparo);
• verificação da qualidade do trabalho realizado e;
• atualização dos sistemas de gestão da empresa sobre a conclusão da tarefa.

Cada uma dessas etapas é interdependente e crucial para o sucesso geral da operação em campo.

Além disso, ao detalhar os processos, a organização pode identificar oportunidades de otimização, eliminando gargalos, reduzindo tempos de espera ou duplicidade de esforços, e melhorando a coordenação entre as equipes.

Coluna O (Output/Saída)

Como o nome diz, é a saída do processo. Depois de realizar a tarefa ou a atividade, o que será entregue? O resultado do processo deve constar nessa coluna.

Coluna O (Output/Saída)

Na coluna O do SIPOC, detalhamos o output ou saída do processo, que é o resultado final de todas as etapas percorridas. São estas saídas que demonstram se os objetivos foram alcançados ou não.

No contexto da gestão de equipes em campo, essas saídas podem variar de acordo com a natureza do trabalho executado. Por exemplo, se o foco for na manutenção de equipamentos, o output desejado será a confirmação de que o equipamento está funcionando corretamente e dentro das especificações técnicas exigidas. Se a tarefa for de instalação, a saída será a instalação concluída com êxito e a satisfação verificada do cliente.

A precisão na definição dos outputs serve para realinhar estratégias e otimizar continuamente os processos, garantindo a entrega de resultados superiores. Para assegurar uma gestão eficaz, os outputs devem ser mensuráveis, alcançáveis e alinhados com os objetivos gerais da organização. Assim, a conclusão de cada tarefa é parte do sucesso contínuo da empresa, garantindo qualidade, eficiência e, principalmente, a satisfação dos clientes. É por meio dessa coluna que toda a cadeia de ações anteriores é validada, garantindo que os esforços da equipe em campo não sejam em vão e contribuam para a melhoria contínua dos processos internos.

Coluna C (Customer/Cliente)

Está é a coluna mais fácil de preencher. Pois é nela que se destaca quem é o cliente daquele processo, ou seja, para quem a atividade foi executada. Lembrando que podemos estar falando de processos internos ou externos, cliente final, fornecedores, etc. 

É comum pensar no cliente como a figura externa que recebe o serviço ou produto final, mas no contexto de operações e processos internos, o conceito de cliente se expande. Por exemplo, em uma operação de manutenção preventiva, o cliente pode ser a própria empresa, buscando assegurar a operação contínua e eficiente de seus equipamentos. Quando a tarefa é a instalação de um novo serviço, o cliente passa a ser o consumidor final, que espera uma solução rápida e eficaz para suas necessidades.

É imprescindível que o mapeamento no SIPOC identifique com precisão quem é o cliente em cada processo. Este passo permite que as equipes tenham uma orientação clara sobre as expectativas e necessidades a serem atendidas. Além disso, entender quem são os clientes ajuda a priorizar tarefas, alocar recursos de forma eficaz e adaptar estratégias de comunicação e serviço.

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Para que serve essa ferramenta?

O SIPOC serve para mapear  processos, definindo as suas fases de forma clara e assertiva. Isso é possível porque ele descreve todos os itens que compõem o projeto, sendo a base para o planejamento e construção do seu escopo.

Então, trata-se de uma ferramenta que trabalha na organização do processo produtivo, evitando desperdícios e não-conformidades. 

Com o SIPOC, a empresa planeja e executa os processos de forma estratégica.

Além disso, ele permite o controle produtivo e a mensuração de custos, insumos e impacto que cada item tem na cadeia produtiva. Isso é possível porque os processos são relacionados e dependentes entre si.

Vantagens e desvantagens

O diagrama SIPOC apresenta mais vantagens que desvantagens em sua utilização pela empresa. Aplicá-lo na análise dos processos da uma organização ajuda a “colocar ordem na casa”, independente do setor.

Uma das principais vantagens do SIPOC é a flexibilidade! Com esse diagrama, é possível analisar tanto a operação como um todo quanto processos mais pontuais. 

É viável, por exemplo, mapear o processo de ponta a ponta, desde a entrada do pedido até a entrega do cliente. Ou optar por fazer um diagrama pequeno focando apenas em uma etapa, como a de compras.

A desvantagem do SIPOC surge quando é necessário entender detalhadamente o que acontece dentro de cada etapa ou tarefa do processo. Para casos assim, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Isso pode ser um desafio, também, quando se pensa em automatização. Nesses casos, é necessário fazer a modelagem do processo com muitas informações.

Como a padronização de processos pode aumentar eficácia do negócio

Como fazer o SIPOC em 5 passos

Agora que entendemos a importância e a utilidade do SIPOC, é hora de mostrar um passo a passo para a sua criação:

1) Identificar o processo

Antes de mais nada, é essencial que o gestor tenha clareza sobre qual processo será mapeado. Isso pode variar desde a manutenção de um equipamento até o lançamento de um novo serviço. Por exemplo, se você gerencia uma equipe de manutenção de redes elétricas, o processo em foco poderia ser “Manutenção Preventiva de Redes“.

2) Definir os fornecedores (Suppliers)

Identifique quem são os fornecedores dos insumos necessários para o seu processo. Estes podem ser internos, como outra equipe da empresa, ou externos, como fabricantes de peças. No caso da manutenção preventiva, um fornecedor pode ser o departamento de logística, que provê as peças de reposição necessárias.

3) Mapear as entradas (Inputs)

Liste todas as entradas necessárias para a execução do processo. Isso inclui materiais, informações, equipamentos e qualquer outro recurso. No exemplo da manutenção preventiva, entradas podem incluir a entrega dos equipamentos de segurança, as ferramentas específicas para o serviço e as peças de reposição.

4) Detalhar as atividades principais (Process)

Descreva passo a passo as atividades-chave do processo. Isso deve fornecer uma visão clara de como o trabalho é realizado, do início ao fim. Na manutenção de redes elétricas, isso pode envolver inspeção visual, testes de funcionalidade, substituição de componentes desgastados e verificação final de segurança.

5) Especificar os resultados (Outputs) e clientes (Customers)

Por fim, descreva o que é esperado ao final do processo (output) e quem será o beneficiário (customer). No nosso exemplo, o output seria uma rede elétrica funcionando eficientemente e sem riscos de falhas, e os clientes seriam tanto a empresa (que deseja manter sua operação segura e eficiente) quanto os consumidores finais (que esperam um fornecimento contínuo e sem interrupções).

Ao seguir esses cinco passos, o gestor de equipes em campo terá um entendimento completo de seus processos e identificará áreas de melhoria contínua e otimização, garantindo eficiência operacional e satisfação do cliente.

A aplicação do SIPOC, como você pôde observar, não é difícil. É preciso, apenas, seguir o passo a passo. Após a elaboração do diagrama, fica mais fácil mapear os processos e identificar pontos de melhoria, incrementando os resultados.

O SIPOC é uma ferramenta aliada para solucionar os problemas da empresa de maneira mais simples e efetiva.

O SIPOC impacta na melhoria de processos?

O processo é visto como um conjunto de atividades e comportamentos de humanos ou máquinas para atingir resultados desejados. Nos negócios, agrega valor aos clientes, bem como apoia atividades em todas as áreas.

Em geral, tudo que é executado em uma empresa faz parte ou passa por algum tipo de processo. Portanto, a existência do processo é vital para que a empresa exerça suas funções e possa entregar seu produto ou serviço ao final da melhor forma possível. 

Empresas de sucesso apostam em uma gestão eficiente e possuem processos bem definidos. 

Não importa o segmento ou tamanho do negócio, o Business Process Management (Gerenciamento de Processo de Negócio) aprimora a capacidade de organização das empresas. 

Nesse sentido, o SIPOC é uma ferramenta muito útil, pois ajuda a mapear os processos e colabora com a boa gestão. Com este diagrama, é possível otimizar a realização das tarefas e diminuir as falhas e prejuízos.

Considerações sobre SIPOC

Como vimos, o SIPOC é bastante útil para pensar processos no macro. Portanto, um diagrama bem feito colabora para a melhor execução do trabalho. Com isso, os resultados aparecem mais.

Nesse sentido, o uso do SIPOC é aliado da gestão estratégica de pessoas. Sabemos que a definição clara de tarefas estimula o engajamento das equipes, melhora o desempenho dos funcionários e contribui, ativamente, para o crescimento da empresa.

Um negócio, afinal, é feito de pessoas para pessoas. Para incrementar o uso do SIPOC na empresa, é possível contar com as tecnologias trazidas pela chamada Indústria 4.0. 

Dentre elas, destacamos os aplicativos desenvolvidos pela uMov.me. A partir da tecnologia no-code, é possível, por exemplo, a criação de aplicativos com alta customização.

Nossos aplicativos podem ser adaptados para atender as necessidades da sua empresa, colaborando para uma melhor gestão dos processos!

* Texto publicado em 14 de setembro de 2022 e atualizado em 09 de abril de 2024

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