SIPOC: conheça essa ferramenta e como aplicá-la no mapeamento de processos

O SIPOC é uma ferramenta da qualidade – em formato de diagrama – que visa mapear processos. Ele objetiva definir o principal processo envolvido no projeto e, consequentemente, facilitar a visualização do escopo do trabalho.

A padronização de processos é uma atividade fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Ela tem como objetivo normatizar e organizar fluxos de trabalho. Dessa forma, contribui para aumentar a produtividade e efetivar os lucros. 

Construir e utilizar o SIPOC é uma tarefa simples, porém muitas pessoas ainda cometem equívocos ao manejar essa ferramenta.

Siga a leitura deste artigo para entender melhor o que é o SIPOC, como extrair o máximo de suas funcionalidades e quais as vantagens de usar a tecnologia para uma melhor gestão de processos.

O que é SIPOC?

Como vimos na introdução, o SIPOC é um diagrama que traz as informações necessárias para mapear um processo. 

Então, com ele é possível saber: quais são as entradas e saídas, o início e término das ações, a sequência de atividades, os responsáveis pelas tarefas e quem são os clientes.

O SIPOC costuma ser utilizado na fase “definir” da metodologia Seis Sigma. Por se tratar de um mapeamento simples e objetivo, é visto como uma ferramenta base para a elaboração de um escopo mais assertivo e um melhor planejamento do projeto.

Mas o que significa SIPOC? O nome desta ferramenta é um acrônimo que vem do inglês. Nele, cada uma das letras diz respeito a uma informação do processo. Podemos especificar cada função da seguinte forma:

Coluna S (Supplier/Fornecedor)

Nesta coluna, entra quem são os fornecedores. Tenha em mente que é possível elaborar um SIPOC de ponta a ponta ou apenas de um processo interno, menor. Na coluna S podem conter, portanto, tanto fornecedores externos quanto internos;

Coluna I (Input/Entrada)

Nela, consta aquilo que faz o processo ter início. Nesse campo, pode entrar uma tarefa, e-mail, solicitação, a chegada de um material, um evento, etc. Faça nesta coluna a listagem das entradas do processo;

Coluna P (Process/Etapa)

Caso você esteja fazendo um SIPOC da sua área (departamental), podem existir diversos processos e não apenas um a serem listados. Na área/departamento financeiro, por exemplo, a coluna P poderá trazer: Realizar pagamento e Realizar faturamento;

Coluna O (Output/Saída)

Como o nome diz, é a saída do processo. Depois de realizar a tarefa ou a atividade, o que será entregue? O resultado do processo deve constar nessa coluna; e,

Coluna C (Customer/Cliente)

Está é a coluna mais fácil de preencher. Pois é nela que se destaca quem é o cliente daquele processo, ou seja, para quem a atividade foi executada. Lembrando que podemos estar falando de processos internos ou externos, cliente final, fornecedores, etc. 

Assim como a análise ou matriz SWOT, o SIPOC é uma ferramenta de planejamento estratégico usada na gestão de projetos.

Enquanto a matriz SWOT proporciona um diagnóstico completo da empresa e dos respectivos ambientes, o SIPOC foca no mapeamento dos processos.

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Para que serve essa ferramenta?

O SIPOC serve para mapear  processos, definindo as suas fases de forma clara e assertiva. Isso é possível porque ele descreve todos os itens que compõem o projeto, sendo a base para o planejamento e construção do seu escopo.

Então, trata-se de uma ferramenta que trabalha na organização do processo produtivo, evitando desperdícios e não-conformidades. 

Com o SIPOC, a empresa planeja e executa os processos de forma estratégica.

Além disso, ele permite o controle produtivo e a mensuração de custos, insumos e impacto que cada item tem na cadeia produtiva. Isso é possível porque os processos são relacionados e dependentes entre si.

Vantagens e desvantagens

O diagrama SIPOC apresenta mais vantagens que desvantagens em sua utilização pela empresa. Aplicá-lo na análise dos processos da uma organização ajuda a “colocar ordem na casa”, independente do setor.

Uma das principais vantagens do SIPOC é a flexibilidade! Com esse diagrama, é possível analisar tanto a operação como um todo quanto processos mais pontuais. 

É viável, por exemplo, mapear o processo de ponta a ponta, desde a entrada do pedido até a entrega do cliente. Ou optar por fazer um diagrama pequeno focando apenas em uma etapa, como a de compras.

A desvantagem do SIPOC surge quando é necessário entender detalhadamente o que acontece dentro de cada etapa ou tarefa do processo. Para casos assim, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Isso pode ser um desafio, também, quando se pensa em automatização. Nesses casos, é necessário fazer a modelagem do processo com muitas informações.

Como a padronização de processos pode aumentar eficácia do negócio

Como fazer o SIPOC em 5 passos

Agora que entendemos a importância e a utilidade do SIPOC, é hora de mostrar um passo a passo para a sua criação:

1º Passo: defina um nome para o processo 

Para definir o nome de um processo use verbo no infinitivo mais complemento (Ex: Assar um bolo de chocolate).

2º Passo: determine as saídas do processo

As saídas, como vimos, são os resultados (produtos) que o processo produz. Podem ser, por exemplo: um relatório, um e-mail, um produto etc.

3º Passo: defina as pessoas envolvidas no processo

É importante indicar quem são as pessoas ou os outros processos que fornecem as entradas. 

Toda entrada deverá possuir um fornecedor. Identifique, também, quem são os clientes do processo. Ou seja, quem recebe as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente.

4º Passo: estabeleça as entradas do processo

As entradas são as ordens necessárias para iniciar o processo. Por exemplo: e-mail de requisição do cliente.

5º Passo: determine as macro atividades do processo mapeado 

Nesse momento aparecem as atividades que são realizadas para transformar as entradas em saídas. Nesse caso é importante restringi-las em 5 ou 6. Já que o objetivo é ter uma visão macro, não detalhada.

Para criar o mapa do processo, devem utilizar estas atividades como base.

Conhecendo o SIPOC na prática

Vamos pensar em um exemplo prático de aplicação do diagrama SIPOC em um negócio? Digamos que uma empresa necessita etiquetar, expedir e rastrear seus produtos. Só que ela não possui um sistema tecnológico para tal.

O crescimento das vendas e o aumento do estoque criou uma sobrecarga de trabalho na área de expedição. Com isso, o processo sofreu atrasos e os clientes ficaram insatisfeitos.

Para tentar resolver o problema, podemos seguir os passos para aplicação da ferramenta SIPOC:

• Nome: “agilizar a expedição”;
• Saídas: produtos enviados e relatórios de rastreamento dos produtos expedidos;
• Clientes: compradores dos produtos;
• Entradas: pedidos de compra e produtos etiquetados;
• Fornecedores: empresas que vendem os produtos.

A aplicação do SIPOC, como você pôde observar, não é difícil. É preciso, apenas, seguir o passo a passo. Após a elaboração do diagrama, fica mais fácil mapear os processos e identificar pontos de melhoria, incrementando os resultados.

O SIPOC é uma ferramenta aliada para solucionar os problemas da empresa de maneira mais simples e efetiva.

O SIPOC impacta na melhoria de processos?

O processo é entendido como uma incorporação de atividades e comportamentos realizados por humanos e/ou máquinas para alcançar os resultados pretendidos. Nos negócios, agrega valor aos clientes, bem como apoia atividades em todas as áreas.

Em geral, tudo que é executado em uma empresa faz parte ou passa por algum tipo de processo. Portanto, a existência do processo é vital para que a empresa exerça suas funções e possa entregar seu produto ou serviço ao final da melhor forma possível. 

Empresas de sucesso apostam em uma gestão eficiente e possuem processos bem definidos. 

Não importa o segmento ou tamanho do negócio, o Business Process Management (Gerenciamento de Processo de Negócio) aprimora a capacidade de organização das empresas. 

Nesse sentido, o SIPOC é uma ferramenta muito útil, pois ajuda a mapear os processos e colabora com a boa gestão. Com este diagrama, é possível otimizar a realização das tarefas e diminuir as falhas e prejuízos.

Considerações sobre SIPOC

Como vimos, o SIPOC é bastante útil para pensar processos no macro. Portanto, um diagrama bem feito colabora para que a melhor execução do trabalho. Com isso, os resultados aparecem mais.

Nesse sentido, o uso do SIPOC é aliado da gestão estratégica de pessoas. Sabemos que a definição clara de tarefas estimula o engajamento das equipes, melhora o desempenho dos funcionários e contribui, ativamente, para o crescimento da empresa.

Um negócio, afinal, é feito de pessoas para pessoas. Para incrementar o uso do SIPOC na empresa, é possível contar com as tecnologias trazidas pela chamada Indústria 4.0. 

Dentre elas, destacamos os aplicativos desenvolvidos pela uMov.me. A partir da tecnologia no-code, é possível, por exemplo, a criação de aplicativos com alta customização.

Nossos aplicativos podem ser adaptados para atender as necessidades da sua empresa, colaborando para uma melhor gestão dos processos!

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