Ordem de Serviço Digital: o futuro da gestão de tarefas e serviços

A Ordem de Serviço Digital é uma ferramenta que simplifica o gerenciamento e a documentação de tarefas e serviços online. Ao proporcionar agilidade, reduzir erros e organizar informações, essa solução contribui para a realização muito mais eficiente e transparente das demandas da organização. 

O objetivo de toda boa gestão empresarial é a eficiência operacional. Esse ponto é fundamental para o rendimento e precisão na gestão de processos e tarefas. 

Nesse sentido, a ordem de serviço digital surge como uma solução prática, capaz de integrar dados em tempo real, otimizar os fluxos de trabalho e melhorar a comunicação entre as equipes que precisam dessas informações. 

Com a digitalização, é possível facilitar o dia a dia, agilizando processos que antes eram manuais e mais propensos a erros, perdas e rasuras. Imagine ter todo o controle das suas operações na palma da mão através do celular ou do computador? 

O que é ordem de serviço digital?

A ordem de serviço digital nada mais é que uma versão informatizada das tradicionais ordens de serviço em papel, usadas para organizar e gerenciar tarefas, serviços e manutenções em uma empresa. 

Com ela, todos os dados relacionados à execução de uma atividade, como prazos, responsáveis, materiais utilizados, valores e até o status do serviço são registrados em um sistema digital, que pode ser acessado a qualquer momento e de qualquer lugar.

Isso melhora seu acompanhamento e garante maior precisão no controle dos processos organizacionais.

Por que usar o fluxo digital para sua ordem de serviço?

Adotar um modelo digital para ordens de serviço traz uma série de benefícios significativos para o seu negócio. 

Em primeiro lugar, a agilidade no andamento das tarefas é notável. Esse fluxo garante eficiência no preenchimento de informações necessárias, facilitando a comprovação dos serviços realizados e oferecendo um maior controle sobre o que é feito, como, quando e por quem.

Além disso, a digitalização assegura que todos os registros sejam mantidos de forma organizada, evitando a perda de documentos, como ocorre com os papéis. Isso elimina também o risco de rasuras e retrabalho em caso de erros nas anotações ou ao anexar fotografias e outros documentos relevantes.

Ao centralizar todas as etapas e detalhes das atividades em uma única plataforma, o sistema facilita o acesso às atualizações e ao progresso das tarefas, o que garante que todos estejam alinhados e trabalhando de maneira mais organizada.

Quais informações devem constar em uma ordem de serviço digital?

Uma ordem de serviço digital deve incluir informações indispensáveis para garantir que uma tarefa seja cumprida com êxito. Veja abaixo os principais elementos que devem constar no documento:

• Número da ordem de serviço: um identificador único para facilitar o rastreamento e a organização.

• Descrição da tarefa: detalhamento claro do serviço a ser realizado, incluindo qualquer procedimento específico que precise ser seguido.

• Data de emissão: a data em que a ordem de serviço foi gerada, essencial para o controle de prazos.

• Responsável pela execução: nome ou equipe encarregada de realizar a tarefa, garantindo que haja uma pessoa designada para acompanhar a execução.

• Prazos: datas previstas para início e conclusão do serviço, fundamentais para o planejamento e controle.

• Status da execução: campo para atualizar o progresso da tarefa, indicando se está em andamento, concluída ou atrasada.

• Materiais e equipamentos necessários: listagem dos itens que precisam ser utilizados para a realização da tarefa, evitando surpresas durante a execução.

• Anexos: opção para incluir documentos complementares, como fotografias, manuais ou qualquer outra informação relevante.

• Observações: espaço para anotações adicionais que possam ser relevantes para a execução do serviço ou para futuras referências.

Quando bem estruturadas, todas essas informações facilitam o acompanhamento das atividades e ajudam a tomar boas decisões. Mas é importante lembrar que esses campos podem e devem ser customizados conforme a necessidade de cada empresa. 

Tipos de ordem de serviço digital

Existem diferentes tipos deste documento, cada um de acordo às necessidades específicas de um setor ou atividade a ser cumprida. Dentre os principais tipos estão:

• Ordem de serviço de manutenção preventiva: focada em ações programadas para evitar falhas, como revisões periódicas e manutenção de equipamentos e infraestrutura

• Ordem de serviço de manutenção corretiva: usada para resolver problemas que já ocorreram, como reparos urgentes em máquinas ou sistemas.

• Ordem de serviço de instalação: aplicada em tarefas que envolvem a instalação de equipamentos ou sistemas, com detalhes sobre as etapas e materiais necessários.

• Ordem de serviço de serviços técnicos: comumente usada em setores como ti e telecomunicações, onde é necessário descrever atividades técnicas como configurações ou suporte.

• Ordem de serviço digital NR1: relacionada à norma regulamentadora nº 1 e aborda as responsabilidades de saúde e segurança no trabalho.

• Ordem de serviço de limpeza e conservação: focada em tarefas de manutenção de ambientes, com checklist de ações como limpeza, desinfecção e controle de pragas.

Como fazer uma ordem de serviço?

Para criar uma ordem de serviço, comece organizando uma seção com informações essenciais, incluindo os dados da sua empresa e do cliente, como nome, telefone, endereço, e-mail e CNPJ. 

Adicione também o número da ordem e detalhes sobre o serviço, como horários planejados e realizados. Essa estrutura assegura que todas as informações importantes estejam acessíveis e facilita o acompanhamento do atendimento.

Em seguida, descreva claramente o serviço, especificando os materiais utilizados e recomendações de segurança, como o uso de EPIs.

Para detalhar mais o documento, é possível adicionar checklists e registros fotográficos que comprovem o trabalho realizado. Tirar fotos durante o preenchimento facilita a documentação e evita mal-entendidos. 

E, claro, não esqueça de coletar as assinaturas digitais dos responsáveis e do cliente ao final. Seguindo esses passos e automatizando-os, você garante uma comunicação fluida e cria um registro claro de cada um dos trabalhos realizados pela empresa.

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O Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me transforma a gestão de tarefas em campo, tornando o processo digital mais ágil, assertivo e eficiente. Com funcionalidades como checklists de execução, assinatura eletrônica e gestão de comprovantes, ele automatiza cada etapa, reduzindo erros e retrabalhos.

Isso possibilita um melhor acompanhamento das equipes em tempo real, garantia de uma comunicação mais fluida entre gestores e colaboradores e mais controle sobre as operações. Tudo isso de forma prática e intuitiva, otimizando o tempo e melhorando os resultados.

 

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Considerações sobre Ordem de Serviço Digital

O uso de tecnologia na empresa transforma uma gestão, que pode ser feita com mais eficiência, organização e transparência. Unificando informações e retirando os papéis, as operações se tornam mais ágeis e eficientes, com menos erros, e podem ficar registrados, graças a possibilidade de documentar tudo com as fotografias e os checklists.

Todos esses passos ajudam na busca pela excelência operacional e mantém padronizados cada um dos processos realizados pelo seu negócio. 

Se ainda não adotou essa tecnologia, considere implementá-la. Isso facilitará as atividades da sua empresa e elevará o nível de profissionalismo. Para saber mais sobre as melhores práticas, conheça nossos aplicativos e transforme sua operação!