O que é a metodologia lean office e como implementá-la

Você já ouviu falar em lean office? Este termo refere-se à aplicação da metodologia lean em empresas e escritórios. O objetivo do lean office é otimizar processos administrativos e garantir a sustentabilidade do negócio. 

É comum que empresas busquem reduzir desperdícios e aumentar sua produtividade, certo?! Com o lean office, portanto, é mais fácil  perceber os desperdícios e agregar benefícios na organização como um todo.

A metodologia tem sua eficácia comprovada, entretanto, implementá-la pode ser um desafio. É fundamental que a mudança seja feita de forma gradual e planejada. 

Continue a leitura e entenda mais sobre a metodologia lean office, seus benefícios e como implementá-la na sua empresa.

O que é lean office?

Para iniciar este artigo, retornaremos ao significado do método ou cultura lean. Em inglês, lean significa enxuto. De forma geral, essa filosofia busca utilizar o mínimo de recursos.

Essa redução inclui eliminar atividades que não agregam valor à organização. Portanto, são utilizados meios para identificar esses gastos desnecessários.

A metodologia lean office vem com a mesma proposta: criar uma cultura que tem como foco um escritório enxuto, sem desperdícios. Uma forma de otimizar os processos administrativos, aumentar o desempenho e a sustentabilidade do negócio.

Você pode ouvir falar também no lean manufacturing. Ele tem como foco evitar desperdícios em indústrias. É o mesmo conceito, aplicado em ambientes diferentes. 

O lean office deriva do lean manufacturing. Em 1950, o  sistema Toyota de produção elencou sete categorias de desperdícios. A marca foi pioneira na adaptação e implementação dessa cultura em sua linha de montagem.

Ou seja, processos que foram criados pensando na redução e otimização de indústrias, serão aplicados em processos e ambiente de escritório. A metodologia permite visualizar o fluxo de valor nos setores administrativos.

Não somente fluxos administrativos, o método lean office possibilita visualizar o fluxo de informações e de conhecimento. Dessa forma, ele otimiza espaços, processos, e até a troca de informações.

Podemos concluir que o objetivo do lean office  é uma estratégia de excelência operacional. Nesta metodologia, busca-se mais qualidade em menos tempo e por um menor custo, não comprometendo a qualidade de entrega.

O que é roadmap? Veja tudo sobre e saiba como criar para sua empresa

5 benefícios do lean office 

Como mencionado anteriormente, o lean office busca diminuir desperdícios em ambientes e processos. Confira os benefícios que a metodologia traz para o seu negócio!

1) Redução de custos

É possível visualizar que processos burocráticos com um alto volume de documentos e atividades desnecessárias geram gasto de tempo e de pessoal, correto?! O lean office vem para auxiliar nesses processos e reduzir custos, por exemplo.

O conjunto de práticas do lean office traz benefícios financeiros, de eficiência e de qualidade. Também é possível identificar mais facilmente os benefícios físicos, como a reorganização do ambiente de trabalho e o aumento de qualidade. 

2) Padronização do trabalho

Há também outros benefícios não tão visíveis, como a redução de etapas do processo e a padronização de documentação. Até o diálogo entre os colaboradores é aprimorado, o que torna o processamento de informações mais rápido. 

Uma nova forma de enxergar as engrenagens do processo é aplicada. Com o tempo, a organização como um todo é transformada, juntamente com seus fluxos de trabalho e seu pessoal. 

3) Cultura focada na experiência

O lean office impacta na cultura da empresa. Gradualmente, os processos tornam-se intrínsecos no cotidiano dos trabalhadores.

Neste ponto, a empresa cria uma cultura focada na experiência das atividades e processos. Isto estimula os funcionários a buscarem constantemente soluções simples, efetivas e dentro do orçamento.

4) Colaboradores mais envolvidos

Não só processos, como maior satisfação para os colaboradores e melhores decisões podem ser trazidas com o lean office! Através do uso da metodologia, ocorre uma mudança de mentalidade na organização.

O resultado de toda essa mudança pode impactar no visual do escritório. Reduzem-se estoques e filas, e a organização acaba também diminuindo o estresse dos colaboradores.

Os funcionários, por sua vez, passarão a identificar falhas com o intuito de trazer melhorias. É notável o envolvimento positivo dos funcionários diante das operações. 

5) Identificação de problemas e melhorias contínuas

O lean office é aplicado através do mapeamento do fluxo de valor. Com isso, a mudança torna-se contínua, pois a organização e percepção está desperta para enxergar “buracos” no processo. 

Outros benefícios que podemos destacar com a implementação do lean office:

• Diminuição do tempo de processamento de algumas atividades;
• Redução do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas);
• Redução no transporte de unidades de trabalho;
• Maior envolvimento dos colaboradores;
• Maior controle da informação produzida;
• Melhor sistemática de identificação de problemas;
• Maior flexibilidade para responder às alterações na demanda.

Todos esses benefícios também contribuirão para gerar mais dados para a empresa tomar decisões estratégicas. Entretanto, como implementar o lean office? Quais passos deve-se dar para alcançar tantos benefícios em seu negócio? Confira abaixo!

Como implementar o lean office?

Algumas etapas devem ser seguidas para implementação do lean office, desde mapeamento de processos até a implementação. Continue a leitura para entender melhor!

Como mencionado anteriormente, a metodologia lean foi desenvolvida pensando em grandes empresas, indústrias e fábricas. Ou seja, algumas adaptações devem ser feitas para aplicação em ambiente de escritório. 

Assim, podem surgir algumas dúvidas sobre a sua implementação, principalmente pela dificuldade de identificar os desperdícios mencionados. Confira as etapas para a implementação da cultura lean office:

Mapeamento dos processos do negócio

O primeiro passo é realizar um mapeamento cuidadoso do seu negócio. É a partir dele que será possível avaliar o que está de acordo com os objetivos da empresa e o que é desnecessário;

Identificar e eliminar desperdícios

Para saber onde o desperdício existe, o primeiro passo é compreender quais os objetivos estratégicos que devem ser atingidos por parte dos processos do seu setor. Essa etapa vem depois do mapeamento. Primeiro se identifica, e após minimiza desperdícios. Deve-se retirar tudo que tem se mostrado improdutivo de modo a manter os processos organizados e eficientes;

Invista na metodologia kanban

Após identificar e reduzir, é hora de implantar ferramentas enxutas que eliminem ou ao menos reduzam estes desperdícios. A metodologia kanban pode ser grande aliada da filosofia lean office. Este se baseia no uso de um fluxo intuitivo para o gerenciamento de tarefas, com foco na eficiência dos processos. Outros métodos complementares são o Método 5S e o Seis Sigma.

Além dos passos anteriores, é fundamental entender e identificar o fluxo de valor administrativo. Após reconhecido o que agrega valor aos processos, parte-se para a implementação de ferramentas que auxiliam na redução de desperdícios.

A mudança de cultura é essencial para a implementação da metodologia lean office. Entretanto, deve-se estabelecer um fluxo contínuo das atividades, que não devem ter interrupções. 

O objetivo final é padronizar este novo processo de modo que o desempenho conquistado permaneça estável. Efetuadas as várias melhorias no processo de implantação do lean office, a busca por um desempenho mais elevado deve continuar.

Considerações sobre lean office

Como vimos no início deste artigo, o lean office deriva do lean manufacturing, método desenvolvido pela Toyota em 1950. No passado, desenvolveram-se estratégias para reduzir custos nas indústrias, e hoje podemos aplicá-las em escritórios.

Poucos passos são necessários para a aplicação do lean office. Entretanto, não significa que será simples e fácil. É necessário muita análise, uma mudança gradual e que afete diretamente a cultura do negócio.

A metodologia tem por objetivo identificar e reduzir desperdícios. Estes, podem ser de custos, materiais, e até de processos e burocracias. Essa redução impacta na redução de custos da empresa e no aumento da felicidade dos trabalhadores.

Após as análises iniciais e implementação, é necessário padronizar os processos. Entretanto, não se engane: a busca por melhoria dos processos nunca deve parar.

E para escritórios de tecnologia, uma das alternativas para reduzir o desperdício de tempo, é optar pela tecnologia no-code, mais ágil, intuitiva e acessível! 

Como é o caso da plataforma para desenvolvimento de aplicativos da uMov.me, que permite a criação de aplicações em poucas semanas. 

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