O checklist de auditoria é um importante aliado para a melhoria contínua do negócio. Ele apoia o auditor para que faça perguntas consistentes para os auditados. Por meio desse “roteiro”, fica mais fácil organizar o que será conversado com os funcionários. 

É de consenso que todas as atividades que são realizadas em uma empresa devem ser executadas com cuidado e eficiência. Portanto, uma das alternativas para melhorar o planejamento, otimizar tarefas e o acompanhar os processos é a utilização de checklist. 

Ele ajuda no controle das tarefas, evitando que os responsáveis corram o risco de esquecer algo importante.

No contexto de auditorias, a Organização Mundial de Padronização criou o padrão ISO 9001, sendo a base de um sistema de gestão da qualidade compatível com qualquer empresa. 

Dessa forma, os benefícios da adoção do checklist para auditoria, no padrão ISO 9001, incluem a melhoria dos métodos internos e a formação de funcionários mais capacitados para executar suas tarefas.

Apesar de ser uma ferramenta simples e já conhecida, a adoção do checklist de auditoria pode ser melhor utilizado pelas empresas. Em especial, com a adoção de aplicativos. 

Além de otimizar as tarefas, o uso da tecnologia permite melhorar a gestão de equipes, tornar as decisões mais estratégicas e reduzir custos. Siga a leitura e descubra como!

O que é um checklist de auditoria?

O checklist para auditoria consiste em uma lista de perguntas que dará ao auditor dados suficientes para concluir (ou não) que as atividades inerentes aos processos da empresa estão sendo feitas corretamente.

Essa lista é uma aliada das instituições que adotam um sistema de auditoria de processo, procurando agir na prevenção e não na correção de problemas.

É importante que os checklists de auditoria tragam critérios bem definidos e que estejam de acordo com o que se quer avaliar.

Para dar maior rapidez e segurança ao processo de auditoria interna, as empresas podem se beneficiar da adoção de aplicativos de checklist. Eles são bastante úteis para conferência de itens indispensáveis dentro de um processo de auditoria e a comprovação por meio de fotos e/ou áudios.

Os aplicativos específicos aos processos, agilizam e otimizam o trabalho. Sem precisar lidar com planilhas e listas em papel, os funcionários erram menos. 

Um sistema informatizado garante a coleta de dados mais fiel e ficam segura.

Passo a passo para criar um checklist de auditoria

A criação de um checklist de auditoria eficiente começa com planejamento e atenção aos detalhes. Seguindo uma metodologia clara, é possível estruturar um instrumento de verificação alinhado às necessidades do seu negócio e capaz de promover melhorias reais. Veja abaixo as etapas essenciais:

1) Defina o objetivo da auditoria

Antes de tudo, é necessário entender por que a auditoria será realizada. O foco pode estar em conformidade com normas, controle de qualidade, desempenho operacional ou outro ponto específico. Ter clareza sobre o objetivo evita avaliações genéricas e direciona as análises para os indicadores corretos.

2) Mapeie os processos e áreas a serem auditados

Com o objetivo em mente, identifique quais setores, atividades ou fluxos de trabalho farão parte da auditoria. Isso ajuda a delimitar o escopo e a garantir que os itens avaliados estejam relacionados diretamente aos resultados esperados.

3) Elabore os itens de verificação

Com base no mapeamento, estruture o checklist com perguntas objetivas e critérios claros. Cada item deve refletir uma prática, norma ou padrão a ser observado, facilitando a coleta de dados consistentes e comparáveis.

4) Teste e revise o checklist

Antes de aplicar oficialmente, vale conduzir uma auditoria piloto para verificar a clareza das perguntas, a aplicabilidade dos itens e o tempo de execução. Essa etapa é essencial para ajustes e melhorias no checklist.

5) Implemente e monitore os resultados

Com o checklist validado, é hora de colocá-lo em prática. Monitore os dados coletados e acompanhe os resultados ao longo do tempo. Essa análise contínua permite identificar padrões, propor melhorias e evoluir a qualidade dos processos auditados.

Tópicos que não podem faltar no checklist de auditoria

É muito importante que no checklist de auditoria sejam feitas perguntas pertinentes aos processos que se quer auditar. 

São essas questões que nortearão a análise do auditor. Assim, é possível identificar se as atividades estão sendo realizadas corretamente.

Separamos abaixo alguns tópicos que você pode transformar em perguntas no checklist para auditoria:

• Segurança: o checklist para auditoria deve verificar se os equipamentos da empresa são seguros, se os trabalhadores os operam de forma correta e se os protocolos de segurança são seguidos; 
• Materiais: para que o processo de fabricação de produtos seja realizado com qualidade, os materiais precisam estar em ordem;
• Movimentações: é preciso estar atento às movimentações dos trabalhadores na empresa. Elas podem afetar a eficiência, a qualidade e a segurança, principalmente em fábricas;
• Layout e localização do posto de trabalho: é preciso avaliar se os postos de trabalho estão adequados quanto à segurança e a eficiência;
• Registro de problemas: relatar e mapear os problemas da empresa é fundamental para a criação de uma cultura de qualidade;
• Documentação do processo: a documentação, em particular a instrução de trabalho padrão, é fundamental para que os processos sejam realizados com qualidade e de maneira efetiva;
• Follow-up: o checklist de auditoria deve cobrir os itens de acompanhamento (follow-up) e as ações implementadas para garantir que as não-conformidades sejam tratadas de maneira adequada; 
• Eficácia: os problemas identificados em auditoria anterior devem ser abordados no checklist, assim como as ações corretivas que devem ter sido tomadas para saná-los.

Como fazer um checklist para auditoria ISO 9001

A ISO 9001 é uma das normas mais utilizadas no mundo para sistemas de gestão da qualidade. Criar um checklist específico para esse tipo de auditoria é essencial para garantir que todos os requisitos da norma sejam devidamente verificados. Mas, mais do que simplesmente listar os itens, é preciso estruturar o checklist de forma estratégica.

O primeiro passo é se familiarizar com os requisitos da ISO 9001:2015. A norma traz tópicos como:

• Liderança;
• Planejamento;
• Apoio;
• Operação;
• Avaliação de desempenho e;
• Melhoria contínua.

A partir desses pilares, você pode organizar o checklist por seções que representem cada cláusula da norma.

Na prática, cada item do checklist deve corresponder a uma exigência da norma e permitir a verificação clara de conformidade. Por exemplo: “A organização mantém evidências documentadas do seu sistema de gestão da qualidade?” ou “Há indicadores de desempenho monitorados regularmente?”. Essas perguntas ajudam a comprovar se os processos estão de fato aderentes aos critérios da certificação.

Além disso, é importante adaptar o checklist à realidade da sua empresa, considerando os processos internos, o contexto organizacional e os riscos e oportunidades identificados. A personalização do conteúdo garante que a auditoria seja mais eficaz e contribua de fato para a melhoria contínua.

Com um checklist digital, como os desenvolvidos com o aplicativo da uMov.me, é possível padronizar os processos de auditoria, registrar evidências com fotos e anotações em tempo real, e gerar relatórios automáticos. Isso torna a auditoria ISO 9001 mais ágil, transparente e alinhada às exigências do mercado.

Conheça o Aplicativo de Checklist Digital da uMov.me

Já vimos a importância do checklist para auditoria dos processos de uma empresa. Sabemos, também, que o uso da tecnologia é um importante aliado para aumentar a segurança e a eficácia na hora de realizar auditorias internas.

Portanto, o Aplicativo de Checklist Digital, desenvolvido pela uMov.me, é uma das ferramentas de gestão que podem auxiliar o seu negócio nesse processo!

Implementar um aplicativo de checklist de auditoria ajuda a aumentar consideravelmente a qualidade dos processos da empresa e a diminuir erros por falta de atenção.

Na uMov.me desenvolvemos aplicativos com base nas necessidades da empresa. Com eles, é possível criar campos para cada tarefa. 

Com nosso aplicativo, é viável ter checklists inteligentes que fazem as próximas perguntas conforme as respostas anteriores. 

Dessa maneira, é possível otimizar o tempo de trabalho e evitar a inserção de dados incorretos, ou mesmo a perda de informações.

Benefícios do checklist digital

Digitalizar o processo de auditoria por meio de um aplicativo transforma completamente a rotina dos auditores e gestores. Além de tornar a execução mais ágil, o checklist digital entrega dados em tempo real, amplia a confiabilidade das informações e facilita a tomada de decisão.

Mais eficiência no dia a dia: O preenchimento digital reduz o tempo necessário para coletar e organizar dados. Com o uso de dispositivos móveis, o auditor registra as informações diretamente no sistema, eliminando etapas manuais e acelerando o processo.

Precisão nos registros: Checklists digitais minimizam erros humanos, como dados incompletos ou ilegíveis. Com validações automáticas e padronização das respostas, a qualidade da informação aumenta, garantindo mais confiabilidade para a análise.

Acesso e compartilhamento facilitados: Todas as auditorias ficam armazenadas em nuvem, com acesso imediato para gestores e equipes responsáveis. Relatórios podem ser gerados em poucos cliques, e os dados ficam organizados para consultas futuras ou auditorias comparativas.

Com o Aplicativo de Checklist da uMov.me, sua empresa ganha mais controle, segurança e agilidade em cada etapa da auditoria, do planejamento à correção de desvios.

Considerações sobre checklist de auditoria

Sabemos que até as mais simples atividades dentro da empresa precisam do controle claro e preciso. 

Nesse sentido, o checklist de auditoria é uma importante ferramenta para gestão do negócio. Simples e eficiente, ele apenas necessita conter as perguntas certas para trazer bons resultados.

Com o auxílio da tecnologia desenvolvida pela uMov.me, gestores se beneficiam de aplicativos customizáveis que auxiliam na melhor organização das equipes, bem como na execução das tarefas diárias. 

O uso do checklist para auditoria, de modo geral, torna o trabalho diário mais assertivo. Sua adoção na empresa diminui erros e gera mais produtividade para toda a equipe!