Roteirização de equipes externas: 4 riscos de fazer isso em planilhas

Roteirização na planilha

A roteirização de equipes externas não precisa ser um problema na gestão de suas entregas, sabia?

Sim, administrar uma empresa nunca foi uma tarefa fácil. E você melhor do que ninguém sabe sobre isso.

Seja contratar novos funcionários ou analisar relatórios de produtividade, todas as atividades desempenhadas por um gerente empresarial devem ter assertividade e eficiência.

Qualquer decisão ou análise equivocada pode colocar em risco a obtenção de bons resultados.

Nesse momento, coordenar de maneira correta o trabalho de sua equipe externa é fundamental na produtividade de uma gestão.

Mas, infelizmente, alguns profissionais ainda utilizam planilhas para fazer a roteirização de seu time de trabalho e acabam cometendo erros que prejudicam seu desempenho.

Se você quer evitar essa situação e sair na frente de seus concorrentes, continue a leitura do nosso post de hoje e descubra o quão prejudicial isso pode ser para o seu negócio.

Vamos lá?

Boa leitura!

Os riscos de fazer roteirização das equipes externas em planilha

A logística empresarial é algo essencial na obtenção de resultados positivos. A necessidade de programar viagens e visitas sequenciais aos seus clientes exige muito empenho de um gerente.

Com isso, a roteirização de sua equipe externa determina o sucesso de sua gestão.

Esse planejamento visa atender às demandas de seus consumidores – sempre superando os obstáculos operacionais.

Determinar o menor tempo e a menor distância, quantos e quais veículos devem ser utilizados e qual é o prazo de entrega são cruciais nesse momento.

Em alguns casos, essa questão pode não receber a devida atenção e causar grandes prejuízos.

Até porque, às vezes acontece de a inteligência não estar no processo logístico, mas sim na pessoa que realiza essa roteirização. Naquele colaborador que tem mais tempo dentro da empresa.

Mas, e se ele sair, levará todo o conhecimento do dia dia de trabalho com ele? Todas as boas práticas terão ido embora?

As planilhas de roteirização podem funcionar em situações isoladas.

Porém, quando se busca qualidade e bom rendimento, elas mais atrapalham do que ajudam.

Veja, abaixo, os riscos de sua utilização:

1 – Custo elevado por entrega

O primeiro risco de roteirizar os times externos é, sem dúvida algum, pagar mais para entregar o que foi vendido.

E aí você precisa incluir inicialmente o tempo gasto para a roteirização ocorrer.

Quanto tempo o profissional responsável irá gastar para encontrar no mapa, cruzando com os CEP, o melhor caminho a ser seguido naquele dia?

Mais do que isso: esse roteiro irá prever trânsito, obras na via e quaisquer outros fatores que possam fazer com que a entrega atrase?

É preciso ter práticas que vão ao encontro de reduzir o custo por entrega. De fazer mais em menos tempo, com menos quilômetros percorridos.

Isso melhora o nível de atendimento por conta da redução do ciclo do que é levado até o cliente.

Coloque na ponta da caneta.

Esses custos com a operação são totalmente pagos com as vendas feitas no período?

2 – Baixa produtividade

O trânsito, hoje em dia, é caótico e estressante em basicamente toda cidade grande do Brasil.

Criar rotas e distribuir tarefas em uma planilha pode parecer fácil e suficiente. Porém, o que acontece é exatamente o contrário.

Acidentes, engarrafamentos e até mesmo mudanças de planos podem alterar por completo o que foi planejado previamente.

Dessa forma, as planilhas não conseguem atender às demandas de roteirização de uma equipe externa ou criar a melhor sequência de entregas de produtos.

O entregador terá que, por conta própria, encontrar uma solução?

Enquanto isso o cliente seguirá esperando.

Como isso irá se refletir em sua satisfação, principalmente se isso acontecer com alguma frequência?

3 – Perda de informações

As informações de uma estrutura empresarial são fundamentais para o funcionamento de seus processos.

Quando elas não condizem com a realidade, um gerente não consegue roteirizar com eficiência sua equipe externa.

Além do mais, dados podem ser duplicados ou apagados das planilhas de roteirização.

Essas ocorrências prejudicam a produtividade de uma gestão e devem ser evitadas a todo custo.

Sendo assim, como dar uma certeza ao cliente de que horário e que data está chegando o produto solicitado?

Você terá que olhar o número do pedido no sistema, ligar para o entregador (e torcer para ele atender), ligar de volta para o cliente e então passar uma projeção?

Responda: quanto tempo foi perdido nesse processo?

4 – Falta de automação

A equipe externa de um empreendimento, em muitas situações, realiza diversas tarefas em um único dia.

Acompanhar a movimentação de todos é impossível por meio de planilhas.

Além disso… e se acontecer algum imprevisto ou problema? Você sabe que isso ocorre quando menos se espera.

Essa ferramenta não permite que um empreendedor tome uma atitude que possa solucionar tal situação com rapidez.

Quais são as ações a partir daí? Como será a comunicação do backoffice com quem está na rua?

Ou, melhor: enquanto a tomada de decisão não ocorre, eles ficarão parados, ociosos?

Tempo é dinheiro – e você estará perdendo ambos.

Boa roteirização é entregar valor para o cliente

Mais do que levar ao cliente aquilo que foi comprado, as empresas precisam entregar valor para ele. Sempre.

O mundo muda em uma velocidade que muitas vezes não conseguimos acompanhar.

A tecnologia impacta nosso dia a dia e, consequentemente, altera a forma como os clientes se relacionam com as marcas.

A exigência cresce e manter práticas do passado faz cada vez menos sentido.

É por isso que a transformação digital é algo tão presente e necessário no dia a dia de cada operação.

E manter os hábitos do passado, com clientes que já vivem o futuro, faz cada vez menos sentido.

Entregar valor ao cliente é ter um processo logístico organizado. E a roteirização através da tecnologia é essencial nesse momento.

Até porque, reflita: que empresa não quer entregar mais, melhor e reduzir os custos com essa operação?

Ter um roteirizador de atividades que facilite todo o processo trata-se do cenário ideal, certo?

  • Otimizar roteiro;
  • Reduzir custos;
  • Ter informações completas sobre as entregas;
  • Realizar manutenção preventiva.

É isso que sua empresa precisa. É isso que a tecnologia oferece: otimizar a logística de distribuição.

Quais são as alternativas às planilhas na roteirização?

Agora que você, nosso leitor, descobriu os riscos que o uso de planilhas pode trazer para um empreendimento, deve estar se perguntando: qual é a melhor solução para esse problema?

Os avanços tecnológicos mostram o surgimento de plataformas completas para a gestão e para a operação das atividades de sua equipe externa.

O acesso remoto e o ambiente nuvem permitem que um gerente acompanhe todas as atividades sob sua responsabilidade em um aplicativo de logística.

Com isso, é possível integrar todos os sistemas e obter resultados surpreendentes.

Faça uma pesquisa de mercado e encontre um parceiro que ofereça soluções que a sua gestão tanto procura.

Além disso, lembre-se  de procurar profissionais experientes e com know-how de mercado, a fim de reduzir custos operacionais e aprimorar o trabalho de sua equipe externa.

Procure uma ferramenta, um app de entregas que realmente ajude a sua empresa. E que seja um verdadeiro resolvedor de problemas.

Por exemplo:

Se durante dia de trabalho o entregador recebe nova solicitação de endereço. O que ele faria quando a roteirização ocorre na planilha?

Por meio da tecnologia, ele pode pedir para o aplicativo de logística reorganizar a rota a qualquer momento em que ela sofrer uma alteração.

A rota, assim, seguirá otimizada para que a entrega ocorra o menor tempo possível – sem perder a qualidade.

E então, você descobriu os riscos que uma planilha apresenta à roteirização de seu negócio?

Caso você tenha ficado com alguma dúvida sobre como a tecnologia ajuda a roteirização de equipes externas, fale com um especialista ainda hoje.

Aproveite e leia dois cases que podem ajudar você a entender, na prática, como a tecnologia age nas empresas.

O primeiro fala sobre como a Diálogo Logística otimizou processos por meio de apps.

Já o segundo fala da transformação digital revolucionando as operações da Plimor.

Até a próxima!