Roteirização de equipes: como otimizar rotas com eficiência

A roteirização de equipes externas não precisa ser um problema para a gestão. Desde que a organização das rotas diárias seja feita com eficiência para otimizar a jornada de trabalho dos funcionários.

Se engana quem pensa que roteirização é apenas saber onde e quando um profissional deve ir. Escolher trajetos com menor quilometragem, que evitem pedágios, estradas em condições precárias, zonas de riscos e fugir de engarrafamentos são ações estratégicas e que fazem a diferença na rotina de uma equipe externa.

Mas ainda existem profissionais que utilizam planilhas para fazer criar rotas para o seu time de trabalho e acabam cometendo erros que prejudicam seu desempenho.

Quer entender mais sobre roteirização de equipes, os riscos de utilizar planilhas e como otimizar o seu trabalho? Continue lendo este artigo!

Mas afinal, o que é roteirização de equipes?

Roteirização é um planejamento de rotas. Um plano prévio de onde e quando determinado funcionário precisa estar, seja para fazer entregas, visitar clientes ou até ir em vários locais no mesmo dia.

Um roteiro planejado e eficiente visa, principalmente, a redução do tempo e da distância percorrida pelos veículos e os custos operacionais. Com isso, possibilita-se fazer mais visitas no mesmo dia, além de evitar atrasos constantes e a baixa produtividade.

Você precisa de roteirização para todos os segmentos que possuem uma equipe em campo, como os profissionais que trabalham com logística, trade marketing, manutenção, ordem de serviço e vendedores externos.

Todos eles precisam estar organizados sobre seu itinerário diário ou semanal para que seu trabalho se torne mais produtivo. 

Assim, preocupações como trajeto mais adequado, considerando trânsito, distância a ser percorrida, pedágios, condições do asfalto e até mesmo riscos de segurança se tornarão desnecessárias.

4 riscos de fazer roteirização de equipes externas em planilha

A necessidade de programar viagens e visitas sequenciais aos clientes costuma exigir muito empenho de um gestor. Com isso, a roteirização da equipe externa determina o sucesso da gestão. Já que esse planejamento visa atender às demandas de seus consumidores – sempre superando os obstáculos operacionais.

Determinar o menor tempo e a menor distância, quantos e quais veículos devem ser utilizados e qual é o prazo de entrega são cruciais nesse momento. Em alguns casos, essa questão pode não receber a devida atenção e causar grandes prejuízos.

Até porque, às vezes acontece de a inteligência não estar no processo logístico, mas sim na pessoa que realiza essa roteirização. Naquele colaborador que tem mais tempo dentro da empresa.

Mas, e se ele sair, levará todo o conhecimento do dia dia de trabalho com ele? Todas as boas práticas terão ido embora?

As planilhas de roteirização podem funcionar em situações isoladas. Porém, quando se busca qualidade e bom rendimento, elas mais atrapalham do que ajudam.

Veja os riscos de sua utilização:

1) Custo elevado

O primeiro risco de roteirizar equipes externas em planilhas é, sem dúvida algum, pagar mais para entregar o que foi vendido. E aí você precisa incluir inicialmente o tempo gasto para a roteirização ocorrer.

Quanto tempo o profissional responsável irá gastar para encontrar no mapa, cruzando com os CEP, o melhor caminho a ser seguido naquele dia?

Mais do que isso: esse roteiro prevê trânsito, obras na via e quaisquer outros fatores que possam fazer com que a entrega/visita atrase?

É preciso ter práticas que vão ao encontro de reduzir o custo por viagem. De fazer mais em menos tempo, com menos quilômetros percorridos.

Isso melhora o nível de atendimento por conta da redução do ciclo do que é levado até o cliente.

2) Baixa produtividade

Criar rotas e distribuir tarefas em uma planilha pode parecer fácil e suficiente. Porém, o que acontece é exatamente o contrário. Acidentes, engarrafamentos e até mesmo mudanças de planos podem alterar por completo o que foi planejado previamente.

Dessa forma, as planilhas não conseguem atender às demandas de roteirização de uma equipe externa ou criar a melhor sequência de entregas de produtos.

O funcionário terá que, por conta própria, encontrar uma solução? Enquanto isso o cliente seguirá esperando.

Como isso irá se refletir em sua satisfação, principalmente se isso acontecer com alguma frequência?

3) Perda de informações

As informações de uma estrutura empresarial são fundamentais para o funcionamento de seus processos. Quando elas não condizem com a realidade, um gerente não consegue roteirizar com eficiência sua equipe externa. Além disso, dados podem ser duplicados ou apagados das planilhas de roteirização.

Essas ocorrências prejudicam a produtividade de uma gestão e devem ser evitadas a todo custo.

Sendo assim, não é possível ter previsibilidade de visitas e atendimentos. A não ser que o gestor olhe o número do pedido no sistema, ligue para o funcionário (e torcer para ele atender), ligue de volta para o cliente e então passar uma projeção.

Quanto tempo foi perdido nesse processo?

4) Falta de automação

É comum que equipes externas realizem diversas tarefas em um único dia. Portanto, acompanhar a movimentação de todos é impossível por meio de planilhas.

Principalmente se ao longo do percurso acontecer algum imprevisto ou problema!

Essa ferramenta não permite que um gestor tome uma atitude que possa solucionar tal situação com rapidez.

Quais são as ações a partir daí? Como será a comunicação do backoffice com quem está na rua?

Ou, melhor: enquanto a tomada de decisão não ocorre, eles ficarão parados, ociosos?

Quais são as alternativas às planilhas na roteirização de equipes?

Os avanços tecnológicos mostram o surgimento de plataformas completas para a gestão e para a operação das atividades de sua equipe externa.

Planejar um roteiro de maneira eficiente pode ser complexo quando feito manualmente. Por isso, uma solução tecnológica é uma opção atraente para a roteirização de equipes externas.

E quando for estudar as propostas de cada software, pense sempre nas necessidades do seu negócio. Funcionalidades como integração a outros sistemas de gestão e monitoramento em tempo real dos roteiros são essenciais, mas há algumas como lista de carteira de clientes prioritários ou alerta sobre o estado das vias que talvez seja dispensável. Tudo depende do que a empresa precisa que o sistema faça, de acordo com seu propósito. 

Aqui na uMov.me você encontra apoio em duas tecnologias diferentes.

A primeira é o Rotas uMov.me, o primeiro roteirizador gratuito e online do Brasil! Com ele você pode criar rotas sem custo, para organizar as viagens por veículo.

E a outra tecnologia são os aplicativos para gestão de equipes em campo, que contam com o recurso de roteirização inteligente, mas falaremos mais sobre ele adiante.

3 passos para implementar a roteirização de equipes na sua empresa

Para que a escolha de um aplicativo para roteirizar sua equipe externa seja um sucesso, a empresa precisa se certificar de alguns pontos durante a incorporação dessa nova tecnologia no dia a dia dos profissionais.

A seguir você verá os 3 principais passos para implementar uma roteirização de equipes eficiente na sua empresa:

1) Conheça a operação na prática

Para otimizar os processos é preciso conhecer os detalhes de toda a operação, saber onde se encontram os gargalos e as formas de eliminá-los. 

A tecnologia só ajudará nos procedimentos internos se os responsáveis pela tomada de decisão conhecerem os processos profundamente, como se eles mesmos estivessem utilizando o aplicativo.

2) Pense na experiência do usuário

Ao implementar outras tecnologias para criar rotas é necessário se colocar na pele do profissional que realmente a utilizará.

É claro que este não é um desafio fácil, mas optar por soluções com fácil usabilidade facilitará a adesão dos funcionários.

3) Capacite a equipe

Uma nova tecnologia tende a ser uma grande mudança cultural dentro da empresa. Para que os benefícios oferecidos pelo aplicativo se tornem realidade, é preciso saber exatamente como a ferramenta funciona.

Investir na capacitação dos profissionais pode ser o grande diferencial, pois a forma como o roteirizador será utilizado será a vantagem competitiva que a empresa terá.

Benefícios de utilizar a tecnologia na roteirização de equipes

No caso da roteirização de equipes externas, os nossos aplicativos possibilitam um planejamento de rotas simples, intuitivo e rápido – exatamente como o time em campo precisa na sua rotina.

Quer entregar mais rodando menos?

• Roteirize por peso, volume de entrega e valor do pedido;
• Economize combustível;
• Monitore as frotas da rota em tempo real.

Veja abaixo 5 resultados possíveis com o uso da roteirização no aplicativo da uMov.me.

Menor distância percorrida, gerando maior produtividade e redução custos

A possibilidade de planejar as rotas com o aplicativo faz com que a equipe externa consiga traçar itinerários mais inteligentes, como percorrer uma distância menor, evitando caminhos longos e também desviando de locais perigosos.

Sabendo exatamente aonde ir e seguindo o caminho mais adequado, é possível otimizar o tempo do profissional e trazer mais produtividade para o seu dia a dia.

Redução de custos

Quando dizem que tempo é dinheiro, não duvide: isso é a mais pura verdade quando o assunto é a gestão de equipes externas.

Uma roteirização na palma da mão do time em campo significa um menor tempo de deslocamento, dando a possibilidade de realizar mais tarefas durante a jornada de trabalho. 

Por percorrer distâncias menores em um tempo reduzido, temos como consequência uma economia de combustível.

Outra redução de custos com uma roteirização inteligente é com a hora extra dos trabalhadores. Com uma jornada de trabalho mais assertiva, o pagamento de hora extra por parte da empresa diminuirá ou será inexistente.

Maior flexibilidade

Uma das maiores vantagens dos aplicativos da uMov.me é sua customização, que traz mais flexibilidade para o usuário do aplicativo. A partir disso e sabendo que o trabalho de equipes externas pode ser imprevisível às vezes, é possível que o profissional redefina sua rota em casos de emergências.

Se, no meio do caminho surgir uma urgência, os funcionários podem revisar a roteirização rapidamente e alterá-la.

Melhor distribuição de atividades para cada membro da equipe

A funcionalidade de roteirizar uma equipe externa permite que se consiga estruturar melhor as atividades de cada um do time – onde eles precisam estar, qual o tempo de permanência, quando é o início e o final de cada tarefa, etc.

Menor esforço de gestão

A gestão de um time requer disciplina e boa desenvoltura. 

E a gestão de equipes externas requer ainda mais do que isso, pois com vários trabalhadores espalhados em locais diferentes, entender e mapear onde cada um está e para onde devem ir é um grande desafio.

Com uma ferramenta que automatiza a logística das melhores rotas para cada membro de um time, o esforço do gestor será menor e ele poderá dedicar seu tempo a outras prioridades.

Como o aplicativo da uMov.me ajuda na roteirização de equipes?

Os aplicativos que desenvolvemos são customizáveis, podendo ser personalizada de acordo com suas regras de negócio. Ou seja, você adapta as funcionalidades que fazem sentido para  sua empresa e, com isso, consegue otimizar os processos internos de maneira assertiva.

Isso quer dizer que você pode ter um aplicativo para criar as rotas da sua equipe e também comprovar os serviços prestados por meio de relatórios com imagem, vídeo, áudio e texto. Além de outras tantas funcionalidades!

Quer um exemplo do uso na prática?

Um motorista de transportadora inicia a jornada de trabalho registrando no aplicativo. Ao longo do dia ocorre um imprevisto e recebe uma nova solicitação de endereço, com o aplicativo é possível reorganizar a rota a qualquer momento em que ela sofrer uma alteração. A rota, assim, seguirá otimizada para que a entrega ocorra o menor tempo possível – sem perder a qualidade. Ele pode realizar a entrega e comprovar por meio de um canhoto digital, também vinculado ao aplicativo.

E o gestor acompanha tudo em tempo real por meio do painel de gestão.

O resultado do uso de aplicativo com roteirização na prática: case Plimor

A Transportadora Plimor, adepta à roteirização de equipes da uMov.me, otimizou seus processos e reduziu em mais de R$500.000,00 seus custos operacionais.

“Entre as vantagens do aplicativo está a posição em tempo real das coletas e entregas, demonstrando a posição geográfica e a ocupação de cada veículo, permitindo quando identificado algum problema, a ação imediata do operador.”

Cleber Pessuto – Diretor de Tecnologia da Plimor

Considerações sobre roteirização de equipes

Ao longo do texto vimos que ao roteirizar equipes, o gestor deve prestar atenção em diversas nuances e possíveis imprevistos. Sendo assim, utilizar planilhas acaba sendo um risco para a otimização do trabalho.

Além disso, foi possível  conhecer os passos para implementar a roteirização em uma empresa, quais os benefícios de utilizar a tecnologia nesse processo e como o aplicativo da uMov.me ajuda.

Otimize sua frota e comece a fazer de um jeito muito melhor aquilo que sua empresa faz todos os dias.

Solicite uma demonstração dos aplicativos e veja, na prática, como a solução pode agregar valor ao seu negócio!

* Texto publicado originalmente em 14 de julho de 2020 e atualizado em 18 de novembro de 2022

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