A gestão de canhotos afeta todas as etapas logísticas da sua operação, o que a torna essencial para garantir acompanhamento detalhado. No final, proporciona mais eficiência, precisão e rastreabilidade sobre informações críticas do negócio.
Mais do que gerar dados e informações, uma preocupação para qualquer gestor é ter o controle do que está acontecendo nos seus processos. E dentro da área da logística, a gestão de canhotos proporciona a rastreabilidade necessária.
Aqui estamos falando não só de uma gestão mais eficiente, mas também ter toda a segurança jurídica, a transparência e o controle financeiro. Ou seja, uma função que impacta os mais diferentes setores dentro da sua companhia.
O desafio, agora, é entender como esse trabalho pode ser feito com ainda mais eficiência a partir do uso da inteligência artificial (IA).
Quer descobrir o que fazer? Continue a leitura e confira!
O que é gestão de canhotos
A gestão de canhotos representa o controle e armazenamento dos comprovantes de entrega, conhecidos como canhotos de nota fiscal ou comprovantes de recebimento de mercadoria.
Na prática, eles confirmam que o cliente recebeu os produtos de forma adequada, com data, assinatura e demais informações obrigatórias.
Além de validar a conclusão da entrega, os canhotos têm um papel fundamental na comprovação fiscal e jurídica das transações comerciais.
Em caso de auditorias, disputas contratuais ou análises de pagamento, esses documentos garantem respaldo legal à empresa. Por isso, manter esses comprovantes organizados é indispensável para todas as áreas da logística.
A gestão de canhotos envolve etapas de coleta, registro, conferência e arquivamento, que podem ocorrer de forma manual ou automatizada.
Por que a gestão de canhotos é essencial
Investir nesse trabalho vai abrir uma série de oportunidades para a sua operação.
Evita perdas e extravios de documentos
Empresas que ainda dependem de processos físicos enfrentam o risco constante de extravio de canhotos.
Em um fluxo com centenas de entregas diárias, qualquer falha na guarda desses documentos pode causar prejuízos significativos, atrasar a emissão de faturas ou dificultar a comprovação de serviços prestados.
Um sistema digital elimina essa vulnerabilidade, permitindo que os comprovantes sejam armazenados em nuvem e acessados a qualquer momento.
Garante segurança jurídica em caso de disputas comerciais
Em disputas contratuais, o canhoto é a principal evidência da entrega efetiva. A partir do momento que estão digitalizados e registrados de forma automatizada, esses documentos passam a contar com carimbos de tempo e geolocalização, fortalecendo a validade jurídica.
Na prática, isso impede questionamentos sobre atrasos, ausência de produtos ou não recebimento, reduzindo litígios e melhorando o compliance.
Mesmo entre empresas que já digitalizaram parte do fluxo logístico, o desafio permanece no backoffice. A conferência dos comprovantes continua manual, repetitiva e sujeita a erros, o que evidencia que o problema não está apenas em digitalizar documentos, mas em transformar essa digitalização em processos realmente inteligentes.
Eliminar o retrabalho é o ponto central para conquistar eficiência operacional. Somente quando a digitalização passa a atuar de forma integrada, automatizada e inteligente é possível reduzir falhas, acelerar a rotina e ampliar o controle sobre toda a cadeia logística.
Facilita o controle financeiro e contábil
A conciliação financeira depende da comprovação das entregas realizadas. Sem uma gestão estruturada, as equipes administrativas perdem tempo conferindo notas fiscais, assinaturas e datas de recebimento.
A automação da gestão de canhotos agiliza o fechamento de fretes, a emissão de faturas e o controle de contas a receber, integrando as informações ao ERP ou ao TMS da empresa.
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Melhora o relacionamento com o cliente final
A entrega é o último ponto de contato entre empresa e consumidor. Quando há atraso na confirmação ou divergência de informações, o impacto na percepção de confiabilidade é imediato.
Com um sistema digital de gestão de canhotos, o cliente tem acesso rápido ao comprovante da entrega e à rastreabilidade de cada etapa, fortalecendo a transparência e a credibilidade.
Desafios do controle manual de canhotos
Grande parte das empresas já superou a etapa inicial da digitalização, porém ainda opera com processos que dependem de conferência humana. A evolução natural é migrar para uma operação com inteligência artificial, em que sistemas conseguem validar, interpretar e cruzar informações automaticamente.
Esse avanço reduz falhas e eleva o nível de agilidade e precisão esperado na logística moderna.
Falando especificamente do cenário em que essas informações são gerenciadas manualmente, é importante entender quais são os riscos envolvidos.
Risco de extravio físico
O armazenamento em papel expõe as empresas a perdas por danos, extravios e falhas humanas. Pastas, caixas e arquivos físicos dificultam o controle e demandam espaço e tempo de manutenção.
Em grandes operações logísticas, esse modelo é insustentável e gera custos desnecessários.
Dificuldade de arquivamento e busca
Encontrar um canhoto específico em meio a milhares de documentos pode consumir horas de trabalho. A ausência de padronização no arquivamento torna a busca por informações lenta e sujeita a erros.
A digitalização elimina essas limitações ao permitir consultas por filtros, datas, notas fiscais ou dados do cliente em segundos.
Falta de integração com sistemas de gestão
A gestão manual impede que as informações de entrega sejam atualizadas em tempo real nos sistemas corporativos. Como consequência, isso compromete o controle de estoque, a conciliação financeira e o acompanhamento de métricas.
A falta de integração entre departamentos também gera retrabalho e dificulta a análise estratégica dos dados logísticos.
Digitalização e automação do processo
A solução, então, é investir em soluções digitais que tornem o processo mais eficiente.
As empresas avançam em estágios diferentes:
- No primeiro nível, predominam registros manuais e alto risco de extravio.
- No segundo, já existe uso de ERP ou TMS, mas sem integração inteligente.
- No terceiro, a operação é digital, porém ainda exige validação humana, o que limita a escalabilidade.
Compreender o nível de maturidade do seu fluxo logístico é fundamental para direcionar as melhorias e identificar o momento certo para incorporar automação inteligente.
Como funciona a gestão digital de canhotos
O comprovante, seja ele físico ou eletrônico, possui finalidade comercial e serve para a confirmação de recebimento da mercadoria, se tornando essencial para garantir a segurança e a transparência do negócio.
O ideal é guardá-lo, para a eventualidade do fisco solicitar a confirmação de que a mercadoria mencionada foi efetivamente entregue ou recebida na nota fiscal. No entanto, muitas companhias ainda encontram dificuldades em ter uma boa gestão de canhotos.
A modernização de documentos e fluxos por meio de soluções digitais tornou-se uma prática amplamente adotada no setor de transportes e logística. Esse movimento facilita de maneira significativa o controle dos canhotos e a organização dos processos internos.
Nesse contexto, o comprovante de entrega eletrônico, ou canhoto digital, passou a ser utilizado em documentos fiscais como a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e).
Ele foi criado para resolver os problemas encontrados com os tradicionais canhotos físicos, como perda e extravio, que culminam em penalidades para as empresas.
Mesmo com o uso de documentos eletrônicos, muitas operações permanecem vulneráveis a atrasos porque a validação continua concentrada em equipes administrativas.
Dados ainda são inseridos manualmente, evidências precisam ser conferidas uma a uma e falhas são identificadas apenas depois que ocorrem. Esse modelo reativo amplia o retrabalho e compromete a previsibilidade do faturamento.
Vantagens de investir na digitalização
Ao adotar soluções digitais, a empresa ganha agilidade na confirmação de entregas, reduz o risco de falhas e aumenta a eficiência operacional.
A rastreabilidade é completa: com cada documento vinculado a dados de tempo, localização e usuário responsável.
Outro ponto relevante é a integração direta com sistemas de gestão empresarial, o que automatiza o fluxo de informações entre logística, financeiro e atendimento ao cliente.
Essa conectividade assegura que todos os setores trabalhem com dados atualizados e confiáveis, evitando inconsistências e retrabalhos.
Uso de aplicativos e sistemas para otimizar processos
Sistemas específicos para gestão de canhotos permitem que a equipe registre a entrega em campo com apenas alguns cliques.
As imagens são enviadas automaticamente para o servidor, onde passam por reconhecimento de imagem e categorização.
O Agente de Validação da uMov.me analisa foto, assinatura, QR Code, horário e localização em tempo real, garantindo que o comprovante esteja completo antes mesmo de ser enviado ao backoffice, reduzindo drasticamente retrabalhos e impedindo que erros avancem para as etapas financeiras.
O uso de inteligência artificial nesse processo pode deixar tudo ainda mais eficiente e preciso, como o Multiagente de IA da uMov.me. Na prática, ele agiliza todas as etapas de preenchimento e validação de canhotos usando tecnologia OCR.
Assim, em tempo real, o sistema interpreta a imagem e completa o formulário de maneira automática. Também detecta inconsistências, como falta de assinatura ou informações incorretas, indica os ajustes necessários e vincula os dados ao registro da entrega no sistema.
Benefícios da gestão de canhotos digital
Implementar um fluxo mais eficiente na gestão dessas informações pode ajudar o seu negócio de várias formas:
- Redução de custos operacionais: elimina despesas com impressão, transporte e armazenamento físico de documentos;
- Centralização de informações: permite que todas as áreas acessem os comprovantes de forma integrada e organizada;
- Acesso remoto e auditoria facilitada: gestores podem consultar entregas e históricos a qualquer momento, de qualquer lugar;
- Eliminação de papel e processos manuais: promove sustentabilidade e agilidade ao reduzir tarefas repetitivas e suscetíveis a erros.
Além dos ganhos operacionais, a automação inteligente proporciona vantagens estratégicas, como compliance contínuo, rastreabilidade preditiva e maior alinhamento entre planejamento e execução.
Esses recursos permitem que a empresa identifique riscos antes que gerem impacto, elimine gargalos e alcance padrões de qualidade superiores, principalmente em operações de grande escala.
Como implementar uma boa gestão de canhotos
Mas para aproveitar todos os benefícios acima, é importante estruturar todo o processo de gestão de canhotos.
Padronizar o processo de coleta de assinaturas
Definir procedimentos claros para a coleta de comprovantes é o primeiro passo. É importante escolher quais informações devem ser coletadas obrigatoriamente.
Desde o nome do recebedor, data e até mesmo a assinatura. Afinal, essa padronização garante consistência e reduz falhas de registro.
Utilizar ferramentas digitais integradas à logística
A escolha da solução tecnológica deve considerar a compatibilidade com os sistemas já utilizados pela empresa, como ERP ou TMS.
Aplicativos conectados aos seus sistemas permitem a coleta e o envio imediato dos canhotos, tornando tudo mais rápido e rastreável.
Treinar motoristas e equipes operacionais
A digitalização só é eficaz se todos os envolvidos estiverem capacitados para usar as ferramentas corretamente.
O treinamento deve abordar desde a captura adequada das imagens até o envio dos dados e resolução de falhas eventuais.
Acompanhar indicadores de entrega e recebimento
Monitorar métricas como tempo de confirmação, número de entregas sem comprovante e volume de documentos processados ajuda a avaliar a eficiência da operação.
Não se esqueça que são esses indicadores que permitem identificar gargalos e direcionar melhorias contínuas na gestão.
Como a gestão de canhotos pode ser otimizada na prática
Imagine que uma distribuidora de bebidas que realizava mais de dez mil entregas todos os meses enfrentava problemas recorrentes com extravio de canhotos e atrasos na confirmação das entregas.
Após implantar um sistema digital integrado ao seu TMS, os motoristas passaram a capturar os comprovantes por meio de aplicativo no próprio celular.
A inteligência artificial da plataforma validava automaticamente a legibilidade e associava cada imagem à respectiva nota fiscal.
O resultado foi uma redução no tempo de conferência dos documentos, eliminação de extravios e melhora significativa na conciliação de pagamentos.
Além disso, o atendimento ao cliente ficou mais rápido, com acesso mais fácil aos comprovantes digitais em caso de dúvidas ou solicitações.
A automação inteligente, então, reduz custos, elimina inconsistências e transforma o ciclo financeiro da operação.
Com validação automática e integração direta aos sistemas de gestão, torna-se possível atingir faturamento D+0, um diferencial competitivo para empresas que dependem de agilidade na confirmação das entregas.
Considerações sobre gestão de canhotos
Antes vista como uma tarefa operacional, a gestão de canhotos agora é um pilar estratégico para garantir eficiência, segurança e transparência na logística.
Com o apoio da tecnologia, como a inteligência artificial, fica mais fácil automatizar etapas críticas, eliminar falhas humanas e integrar toda a cadeia de informação, desde o motorista até o financeiro.
Além de reduzir custos, a digitalização oferece maior controle e previsibilidade sobre os fluxos logísticos, fortalecendo a competitividade e a credibilidade do negócio.
No mais, digitalizar foi apenas o primeiro passo. O avanço real acontece quando os dados passam a orientar o processo, as validações deixam de depender do backoffice e cada etapa do fluxo logístico se conecta de forma contínua, do campo ao faturamento.
Nesse cenário, o sistema não apenas registra informações, ele as interpreta e age sobre elas, alcançando um nível de inteligência impossível no modelo digital tradicional.
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