Saiba como funciona o reembolso das despesas realizadas por funcionários

O reembolso de despesas consiste na devolução, por parte da empresa, dos valores gastos por um funcionário para executar seu trabalho fora da instituição. O ressarcimento pode incluir despesas com hospedagem, alimentação e transporte. É necessária a comprovação dos gastos e que eles estejam contemplados na política de reembolso da organização.

O ressarcimento dos gastos de funcionários é uma obrigação legal, tendo em vista que é do empregador a responsabilidade pelos custos da empresa e pela manutenção do negócio.

Além de ser uma questão de respeito à lei, o correto reembolso de despesas impacta na satisfação dos trabalhadores. Eles sentem que seus direitos e desejos foram ouvidos e respeitados.

Quando se trata de reembolso de despesas de funcionários é preciso ter zelo. Erros de cálculo – ou mesmo fraudes – podem gerar problemas fiscais e trabalhistas para a empresa. Além de prejuízos financeiros, corre-se o risco de ter a reputação afetada.

Siga a leitura para se aprofundar no universo do reembolso de despesas e compreender como a tecnologia ajuda a tornar esse processo mais eficaz e seguro!

O que significa reembolso de despesas?

De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), quando um funcionário gasta de seu próprio bolso para realizar uma atividade profissional, ele deve ser ressarcido pelo empregador. Não é obrigação do trabalhador pagar para exercer sua atividade laboral.

Portanto, para evitar problemas trabalhistas é essencial que os gestores conheçam e sigam o que a lei estipula em termos de ressarcimento de funcionários. No entanto, é possível também que a empresa desenvolva sua própria política de reembolso.

Nesse caso, além dos ressarcimentos previstos legalmente, é realizado o reembolso de despesas que constam nas diretrizes dessa política. 

Com o aumento do home office, por exemplo, é cada vez mais comum que empresas cubram os gastos com internet e eletricidade dos funcionários que fazem teletrabalho. 

Uma boa política de reembolso pode fazer diferença na hora de um funcionário escolher em qual empresa prefere trabalhar.

Como classificar o reembolso de despesas?

Para evitar problemas fiscais, é importante que a empresa, além de entender como calcular o reembolso de despesas, saiba a maneira correta de classificá-los.

A CLT prevê que os ressarcimentos de gastos não integram a remuneração do empregado, a menos que os valores recebidos ultrapassem 50% do salário. Por não apresentarem natureza salarial e sim indenizatória, os reembolsos não sofrem tributação.

O registro contábil dos reembolsos, em resumo, deve ser realizado em conta de resultado específica, comumente no formato de “despesas”.

Caso a organização contábil não seja feita corretamente, a empresa corre risco de ser acusada de omissão de receitas pelo Fisco.

Para evitar esse tipo de problema, é possível contar com a tecnologia para automatizar e tornar mais segura a gestão do reembolso de despesas dos funcionários.

Qual a melhor forma de contabilizar reembolso a funcionários?

Para realizar o correto reembolso dos gastos efetuados pelos funcionários durante o trabalho, é necessário compreender como lançar essas despesas na contabilidade da empresa. Erros nessa etapa podem gerar problemas e multas para o negócio. Confira abaixo algumas dicas para realizar um reembolso correto:

Defina se a despesa é reembolsável

Toda empresa deve definir uma política de reembolso, que crie um padrão de quais gastos são ressarcíveis. Assim, a área financeira conseguirá ter um controle eficiente sobre esses custos.

Elaborar uma lista descritiva do que é reembolsável e distribuir aos funcionários é uma ferramenta importante para evitar problemas. A partir dela, todos terão ciência de seus direitos e deveres relacionados ao reembolso.

A empresa pode, também, elaborar uma pesquisa interna para analisar quais despesas os funcionários consideram que devem entrar na política de reembolso.

Essa postura tende a ser vista como um diferencial no mercado de trabalho. Funcionários que se sentem ouvidos trabalham mais satisfeitos. 

Realize o lançamento em conta de ativos

Os valores gastos com o reembolso de despesas de funcionários precisam ser lançados, inicialmente, na conta de passivos. Pois, antes é realizado o gasto e a empresa paga depois. 

Com esse controle, há mais facilidade de organizar reembolsos, quem recebeu a quantia e o valor. Ele também elimina fraudes e pagamentos duplicados.

Sempre solicite a nota fiscal dos produtos

A empresa deve pedir que os funcionários apresentem a nota fiscal dos serviços a serem reembolsados. Essa é uma forma prática de ter controle dos gastos e evitar erros e fraudes de pagamento.

Cada empregador deve criar regras bem definidas a respeito dos documentos aceitos como comprovantes de pagamento. Estes comprovantes são muito importantes para manter o controle financeiro da companhia. 

Pode-se pedir que o funcionário sempre solicite o CNPJ da empresa na nota. É importante ressaltar, também, que quando uma nota é recebida, deve ser imediatamente conferida e armazenada.

Crie um recibo de reembolso de despesas

Já sabemos que o reembolso de despesas é um processo financeiro da empresa. Portanto, é importante que o funcionário que recebeu o ressarcimento assine um recibo comprovando a entrega do valor. 

No recibo de reembolso deve constar a data, a quantia recebida pelo funcionário e descrições detalhadas relativas ao valor que está sendo pago. A empresa pode adotar um padrão para seguir, com modelos preestabelecidos.

Essa atitude é uma medida de segurança para a empresa, pois caso ocorram contestações por parte de algum funcionário é possível comprovar o pagamento do reembolso ao mesmo.

Conte com um aplicativo e automatize os processos

Quando os funcionários exercem suas funções fora da empresa, é necessário realizar a gestão de equipes externas para garantir a produtividade. Essa atividade se dá, entre outras diretrizes, por meio do acompanhamento da jornada de trabalho e do fortalecimento da comunicação e dos processos.

Para facilitar essa gestão, os aplicativos são opções viáveis, práticas e precisas. Na uMov.me desenvolvemos soluções para empresas de forma personalizada para atender as necessidades operacionais. 

O nosso foco é na digitalização e na automação dos processos das equipes em campo,  auxiliando inclusive no correto pagamento do reembolso de despesas aos funcionários.

Um aplicativo pode ajudar no reembolso de despesas de funcionários?

O uso de aplicativos para gestão de pessoal pode ser bastante útil quando se trata de reembolsar as despesas realizadas por funcionários em campo. Com o auxílio da tecnologia, é possível gerenciar melhor as atividades e monitorar os gastos realizados fora da empresa.

O controle da jornada de trabalho, por exemplo, é um elemento importante dentro de empresas de qualquer segmento. Para aquelas organizações que contam com equipe externa e reembolso de despesas, isso fica ainda mais importante.

Muitos negócios perdem em produtividade e em oportunidades devido a problemas em relação ao controle de jornada dos funcionários. Isso inclui os motoristas no segmento de logística. 

A gestão de equipes em campo, portanto, é uma tarefa desafiadora e que precisa de muita  atenção diária. Nesse contexto, os aplicativos costumizáveis da uMov.me são opções viáveis, práticas e precisas para aumentar a eficiência e diminuir os custos das empresas!

Use o recurso de reembolso de despesas

Os aplicativos da uMov.me contam com uma funcionalidade específica para reembolso de despesas de funcionários em campo.

Este recurso permite que o colaborador faça a solicitação pelo aplicativo que já utiliza para comprovar as tarefas executadas ou entregas realizadas, por exemplo.

Mas como funciona? Imagine que o vendedor externo está viajando a trabalho e precisa ficar em um hotel, após finalizar a sua estadia ele fará o pagamento e receberá o comprovante.

Na sequência, ele já pode capturar uma foto diretamente no aplicativo, inserir informações como CNPJ da empresa e justificativa da despesa. Após, ele finaliza o pedido com a sua assinatura.

Então, no mesmo momento, o gestor recebe a solicitação no seu sistema e pode encaminhar para os setores do financeiro e recursos humanos.

Assim, a empresa garante mais agilidade nos processos, evita perdas ou rasuras nos documentos e impede golpes ou fraudes.

Considerações sobre o reembolso de despesas

Vimos que as empresas não podem imputar gastos com transporte, acomodação e alimentação aos seus funcionários que estão em serviços externos. Esses custos são obrigação do empregador.

O reembolso desses gastos, inclusive, é previsto em lei. E o não pagamento dos direitos trabalhistas pode acarretar em penalidades para a empresa. Além dos reembolsos legais, cada empresa também pode adotar sua política de reembolso de acordo com a natureza do serviço.

E como fazer o correto controle dos reembolsos? Para ajudar nessa missão, a uMov.me  desenvolve soluções tecnológicas para empresas de forma personalizada, objetivando atender às suas necessidades operacionais.

Na uMov.me, focamos na digitalização e automação dos processos das equipes externas dos negócios, integrando essa tecnologia a outros softwares utilizados pela gestão. Assim, o controle da equipe fica mais simples e os pagamentos de reembolso também!

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