Saiba como funciona o reembolso das despesas realizadas por funcionários

O reembolso de despesas consiste na devolução, por parte da empresa, dos valores gastos por um funcionário para executar seu trabalho fora da instituição. O ressarcimento pode incluir despesas com hospedagem, alimentação e transporte. É necessária a comprovação dos gastos e que eles estejam contemplados na política de reembolso da organização.

O ressarcimento dos gastos de funcionários é uma obrigação legal, tendo em vista que é do empregador a responsabilidade pelos custos da empresa e pela manutenção do negócio.

Além de ser uma questão de respeito à lei, o correto reembolso de despesas impacta na satisfação dos trabalhadores. Eles sentem que seus direitos e desejos foram ouvidos e respeitados.

Quando se trata de reembolso de despesas de funcionários é preciso ter zelo. Erros de cálculo – ou mesmo fraudes – podem gerar problemas fiscais e trabalhistas para a empresa. Além de prejuízos financeiros, corre-se o risco de ter a reputação afetada.

Siga a leitura para se aprofundar no universo do reembolso de despesas e compreender como a tecnologia ajuda a tornar esse processo mais eficaz e seguro!

O que significa reembolso de despesas?

De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), quando um funcionário gasta de seu próprio bolso para realizar uma atividade profissional, ele deve ser ressarcido pelo empregador. Não é obrigação do trabalhador pagar para exercer sua atividade laboral.

Portanto, para evitar problemas trabalhistas é essencial que os gestores conheçam e sigam o que a lei estipula em termos de ressarcimento de funcionários. No entanto, é possível também que a empresa desenvolva sua própria política de reembolso.

Nesse caso, além dos ressarcimentos previstos legalmente, é realizado o reembolso de despesas que constam nas diretrizes dessa política. 

Com o aumento do home office, por exemplo, é cada vez mais comum que empresas cubram os gastos com internet e eletricidade dos funcionários que fazem teletrabalho. 

Uma boa política de reembolso pode fazer diferença na hora de um funcionário escolher em qual empresa prefere trabalhar.

Como classificar o reembolso de despesas?

Para evitar problemas fiscais, é importante que a empresa, além de entender como calcular o reembolso de despesas, saiba a maneira correta de classificá-los.

A CLT prevê que os ressarcimentos de gastos não integram a remuneração do empregado, a menos que os valores recebidos ultrapassem 50% do salário. Por não apresentarem natureza salarial e sim indenizatória, os reembolsos não sofrem tributação.

O registro contábil dos reembolsos, em resumo, deve ser realizado em conta de resultado específica, comumente no formato de “despesas”.

Caso a organização contábil não seja feita corretamente, a empresa corre risco de ser acusada de omissão de receitas pelo Fisco.

Para evitar esse tipo de problema, é possível contar com a tecnologia para automatizar e tornar mais segura a gestão do reembolso de despesas dos funcionários.

Qual a melhor forma de contabilizar reembolso a funcionários?

Para realizar o correto reembolso dos gastos efetuados pelos funcionários durante o trabalho, é necessário compreender como lançar essas despesas na contabilidade da empresa. Erros nessa etapa podem gerar problemas e multas para o negócio. Confira abaixo algumas dicas para realizar um reembolso correto:

Defina se a despesa é reembolsável

Toda empresa deve definir uma política de reembolso, que crie um padrão de quais gastos são ressarcíveis. Assim, a área financeira conseguirá ter um controle eficiente sobre esses custos.

Elaborar uma lista descritiva do que é reembolsável e distribuir aos funcionários é uma ferramenta importante para evitar problemas. A partir dela, todos terão ciência de seus direitos e deveres relacionados ao reembolso.

A empresa pode, também, elaborar uma pesquisa interna para analisar quais despesas os funcionários consideram que devem entrar na política de reembolso.

Essa postura tende a ser vista como um diferencial no mercado de trabalho. Funcionários que se sentem ouvidos trabalham mais satisfeitos. 

Realize o lançamento em conta de ativos

Os valores gastos com o reembolso de despesas de funcionários precisam ser lançados, inicialmente, na conta de passivos. Pois, antes é realizado o gasto e a empresa paga depois. 

Com esse controle, há mais facilidade de organizar reembolsos, quem recebeu a quantia e o valor. Ele também elimina fraudes e pagamentos duplicados.

Sempre solicite a nota fiscal dos produtos

A empresa deve pedir que os funcionários apresentem a nota fiscal dos serviços a serem reembolsados. Essa é uma forma prática de ter controle dos gastos e evitar erros e fraudes de pagamento.

Cada empregador deve criar regras bem definidas a respeito dos documentos aceitos como comprovantes de pagamento. Estes comprovantes são muito importantes para manter o controle financeiro da companhia. 

Pode-se pedir que o funcionário sempre solicite o CNPJ da empresa na nota. É importante ressaltar, também, que quando uma nota é recebida, deve ser imediatamente conferida e armazenada.

Crie um recibo de reembolso de despesas

Já sabemos que o reembolso de despesas é um processo financeiro da empresa. Portanto, é importante que o funcionário que recebeu o ressarcimento assine um recibo comprovando a entrega do valor. 

No recibo de reembolso deve constar a data, a quantia recebida pelo funcionário e descrições detalhadas relativas ao valor que está sendo pago. A empresa pode adotar um padrão para seguir, com modelos preestabelecidos.

Essa atitude é uma medida de segurança para a empresa, pois caso ocorram contestações por parte de algum funcionário é possível comprovar o pagamento do reembolso ao mesmo.

Conte com um aplicativo e automatize os processos

Quando os funcionários exercem suas funções fora da empresa, é necessário realizar a gestão de equipes externas para garantir a produtividade. Essa atividade se dá, entre outras diretrizes, por meio do acompanhamento da jornada de trabalho e do fortalecimento da comunicação e dos processos.

Para facilitar essa gestão, os aplicativos são opções viáveis, práticas e precisas. Na uMov.me desenvolvemos soluções para empresas de forma personalizada para atender as necessidades operacionais. 

O nosso foco é na digitalização e na automação dos processos das equipes em campo,  auxiliando inclusive no correto pagamento do reembolso de despesas aos funcionários.

Um aplicativo pode ajudar no reembolso de despesas de funcionários?

O uso de aplicativos para gestão de pessoal pode ser bastante útil quando se trata de reembolsar as despesas realizadas por funcionários em campo. Com o auxílio da tecnologia, é possível gerenciar melhor as atividades e monitorar os gastos realizados fora da empresa.

O controle da jornada de trabalho, por exemplo, é um elemento importante dentro de empresas de qualquer segmento. Para aquelas organizações que contam com equipe externa e reembolso de despesas, isso fica ainda mais importante.

Muitos negócios perdem em produtividade e em oportunidades devido a problemas em relação ao controle de jornada dos funcionários. Isso inclui os motoristas no segmento de logística. 

A gestão de equipes em campo, portanto, é uma tarefa desafiadora e que precisa de muita  atenção diária. Nesse contexto, os aplicativos costumizáveis da uMov.me são opções viáveis, práticas e precisas para aumentar a eficiência e diminuir os custos das empresas!

Use o recurso de reembolso de despesas

Os aplicativos da uMov.me contam com uma funcionalidade específica para reembolso de despesas de funcionários em campo.

Registro de despesas de funcionários

Este recurso permite que o colaborador faça a solicitação pelo aplicativo que já utiliza para comprovar as tarefas executadas ou entregas realizadas, por exemplo.

Mas como funciona? Imagine que o vendedor externo está viajando a trabalho e precisa ficar em um hotel, após finalizar a sua estadia ele fará o pagamento e receberá o comprovante.

Na sequência, ele já pode capturar uma foto diretamente no aplicativo, inserir informações como CNPJ da empresa e justificativa da despesa. Após, ele finaliza o pedido com a sua assinatura.

Então, no mesmo momento, o gestor recebe a solicitação no seu sistema e pode encaminhar para os setores do financeiro e recursos humanos.

Assim, a empresa garante mais agilidade nos processos, evita perdas ou rasuras nos documentos e impede golpes ou fraudes.

Considerações sobre o reembolso de despesas

Vimos que as empresas não podem imputar gastos com transporte, acomodação e alimentação aos seus funcionários que estão em serviços externos. Esses custos são obrigação do empregador.

O reembolso desses gastos, inclusive, é previsto em lei. E o não pagamento dos direitos trabalhistas pode acarretar em penalidades para a empresa. Além dos reembolsos legais, cada empresa também pode adotar sua política de reembolso de acordo com a natureza do serviço.

E como fazer o correto controle dos reembolsos? Para ajudar nessa missão, a uMov.me  desenvolve soluções tecnológicas para empresas de forma personalizada, objetivando atender às suas necessidades operacionais.

Na uMov.me, focamos na digitalização e automação dos processos das equipes externas dos negócios, integrando essa tecnologia a outros softwares utilizados pela gestão. Assim, o controle da equipe fica mais simples e os pagamentos de reembolso também!

Reembolso de despesas para funcionários

Funcionalidades

Controle de jornada para equipes em campo: saiba como fazer de forma eficiente

Vamos fazer a gestão de equipes em campo de forma mais eficiente? O controle de...

Cases

Diálogo Logística utiliza aplicativo para entregadores e qualifica operação em campo

Um aplicativo para entregadores que facilita sua jornada de trabalho? Isso é po...

FALE COM UM ESPECIALISTA

Conheça os potenciais da plataforma para a sua empresa.

QUASE LÁ!

Preencha os dados abaixo para garantir sua demonstração gratuita.