Como usar apps para melhorar a comunicação com equipes

melhorar comunicação interna com apps

Quer tornar a sua empresa mais eficiente e produtiva?

Melhorar a comunicação de um negócio não é apenas uma questão de organização. Times integrados, que possuem uma linha aberta e direta entre seus membros, trazem resultados mais positivos.

A falta de comunicação interna afeta a produtividade de uma empresa. Problemas como retrabalho e falhas em processos são resultados de uma comunicação ruidosa ou ineficiente.

Uma distribuidora de bebidas foi estudada e mais de 60% dos colaboradores admitiram a necessidade de aperfeiçoar a comunicação interna para aumentar a produtividade.

Essa é uma verdade. Empresas com uma comunicação interna pobre têm problemas de eficiência.

Imagine centenas de pessoas sem uma comunicação clara e instantânea, seja de forma ascendente (relatórios dos funcionários à diretoria) ou descendente (diretrizes dos cargos mais altos até os times de trabalho).

Esse é um ambiente propenso a erros, onde as estratégias administrativas têm problemas sérios para serem executadas.

Outro estudo revelou a mesma coisa: problemas de comunicação interna interferem na produtividade.

Esses foram os resultados do 8º Relatório Anual de Produtividade Proudfoot: negócios brasileiros podem ser mais produtivos, mas problemas internos, como o de comunicação, impedem isso.

Principais dificuldades de comunicação entre equipes

Um estudo recente da Gate House, uma agência especializada em comunicação interna do Reino Unido, revelou as principais dificuldades da comunicação dentro de um negócio.

Esse problema é ainda mais grave em equipes de trabalho externas. Elas precisam consumir informações e também precisam emitir atualizações.

Neste relatório de 2017, houveram mais de 450 respostas do mundo todo. Mais da metade dos entrevistados são responsáveis exclusivos pela comunicação interna de empresas com mil colaboradores até mais de 50 mil profissionais.

Veja a seguir os principais problemas enfrentados no dia a dia. Eles estão organizados dos mais escolhidos aos menos:

Falta de habilidade do líder imediato de comunicar

 

  • Tecnologias Ultrapassadas

 

Falta de participação estratégica

 

  • Falta de recursos e investimentos
  • Dificuldade de alcançar todos os colaboradores

 

Colaboradores desengajados

 

  • Falta de clareza na estratégia operacional

 

Falta de suporte da alta liderança

 

  • Baixa qualidade dos canais de comunicação interna
  • Falta de estrutura e organização do time de CI (comunicação interna)

 

Falta de qualificação do time de CI (comunicação interna)

Grifamos acima problemas que podem ser resolvidos com soluções tecnológicas. Perceba que mais da metade dos problemas internos podem ser solucionados ou amenizados com inovação.

Dicas eficientes para melhorar comunicação interna

Você pode e deve melhorar os processos da sua empresa com a comunicação interna. Existem muitas oportunidades para fazer isso gastando poucos recursos e otimizando as tarefas do dia a dia.

A gigante brasileira Vale do Rio Doce apostou em apps para melhorar a comunicação entre os colaboradores. Criou uma loja de apps interna para procedimentos rotineiros, que hoje já conta com mais de 30 aplicativos.

Estimular a interatividade

A comunicação unilateral, de cima para baixo, costuma imperar no dia a dia das empresas. No entanto, muitos insights e informações importantes são geradas na operação de um negócio.

Afinal, quem melhor para otimizar um processo ou produto do que o profissional que trabalha com ele todos os dias da semana?

Todavia, as empresas sofrem com a falta de interatividade entre os escalões da empresa. É preciso abrir canais de comunicação e estimular a otimização com recompensas para transformar esse cenário.

Informações e processos operacionais

Uma forma efetiva de melhorar a comunicação é atrelar as informações nos processos cotidianos. Assim, o colaborador terá de consumir a informação ao realizar alguma de suas atividades operacionais.

Por exemplo, ao entrar em um estoque para fazer uma checagem, na entrada, ele pode ser impactado com informações importantes para realizar o processo como o checklist padrão e normas para manejo de estoque.

Desenvolver mensagens claras

Algumas vezes, o problema das organizações não são os canais de comunicação, mas sim as mensagens.

É preciso traduzir as orientações e planejamento da empresa em uma linguagem acessível e de fácil absorção pelos colaboradores.

Mensagens excessivamente longas, com vocabulário complicado, podem ser ignoradas no cotidiano.

Assim, as mensagens devem ser criadas levando em consideração o público que as receberá.

Uso de apps para melhorar comunicação

A revolução digital já inovou completamente a forma como distribuímos e consumimos informação.

Nunca foi tão rápido e fácil se informar. Todavia, algumas empresas ainda não conseguiram trazer essa revolução para dentro do negócio.

Fora do expediente, os mesmos trabalhadores que têm dificuldade em se comunicar com eficiência, conseguem falar com amigos, familiares, grupos, em qualquer parte do mundo, em tempo real.

Tudo isso usando apenas um smartphone comum e alguns aplicativos.

Esse tipo de transformação precisa acontecer da porta das empresas para dentro. Mas como?

A Intranet, e-mail e outros recursos não são suficientes para resolver processos reais, onde é preciso haver a atualização em tempo real, a distância.

Imagine uma empresa com múltiplos times espalhados pelo Brasil. Comunicar-se com todos eles, atualizar processos, receber relatórios. Tudo isso se torna um desafio se não houver uma solução tecnológica.

Assim, uma ótima forma de resolver isso são com os apps corporativos que podem melhorar a comunicação do dia a dia.

Para isso, é preciso implementar uma nova cultura organizacional que inclua o uso de apps corporativos para integrar equipes.

Com esses apps, é possível:

  • Orientar colaboradores em tempo real;
  • Enviar novos documentos e processos a distância;
  • Monitorar times a distância;
  • Receber relatórios dos trabalhos realizados;
  • E muito mais.

Imagine como sua empresa poderia ser mais produtiva se erros de comunicação fossem resolvidos?

Os resultados com certeza serão otimizados com equipes mais engajadas, unidas e bem informadas.

Investimento para aprimorar comunicação

Os apps para melhorar comunicação são uma realidade em diversos negócios e segmentos. Eles possuem uma ótima aceitação porque realmente tornam os processos mais eficientes.

Apesar da informatização representar um investimento, o ganho em resultados a curto prazo é real.

Continue sua leitura sobre o uso da mobilidade nas empresas com esse artigo sobre Mobile Device Management.

Considere a melhora da comunicação um investimento que tornará o seu negócio mais eficiente.

Toda empresa precisa de times que saibam lidar com problemas em tempo real e também munir a diretoria com informações importantes para tomadas de decisões.