Como criar roteiro de visitas para um promotor? Conheça dicas para aplicar hoje mesmo!

Ter um roteiro de visitas é fundamental para a rotina de trabalho dos promotores de vendas. Quando esses roteiros são criados estrategicamente, podem otimizar tempo, reduzir custos e aumentar a lucratividade das empresas.  

O roteiro de visitas pode ser criado de diversas maneiras e a partir de diferentes estratégias. Mas, independentemente da forma escolhida, é importante se atentar a fatores que irão aperfeiçoar a rotina e o fluxo de trabalho.

Seja com a distribuição estratégica de rotas e de horários oportunos de acordo com a disponibilidade de cada cliente, a roteirização minimiza as chances de erros. Isso acontece uma vez que antevê o que pode dar errado e traça estratégias para contornar a situação.

No trade marketing é fundamental para o aperfeiçoamento de produtos, serviços e operações. Por isso, uma boa roteirização compõe estratégias assertivas para promotores de vendas.

Nos tópicos abaixo trouxemos algumas informações pertinentes para promotores de vendas que precisam criar um roteiro de visitas eficiente, proporcionando melhores resultados na rotina de trabalho.

Confira nossas dicas!

Por que é importante criar um roteiro de visitas do promotor?

O roteiro de visitas sem planejamento tem muito mais chances de dar errado. Afinal, o profissional precisará lidar com situações como:

• Possibilidade de não encontrar o cliente disponível no momento; 
• Visitar o mesmo estabelecimento repetidamente em um curto período; e,
• Desperdiçar tempo e recursos com rotas mais longas.

Desse modo, ao criá-los, terá mais chances de ter sucesso em suas estratégias e oferecerá à empresa benefícios como economia de custos operacionais. Além de ser consideravelmente menos exaustivo aos próprios promotores.

Uma de suas estratégias é o planejamento de rotas para a equipe, evitando assim que colaboradores percam tempo desnecessariamente no trânsito, em ruas e em horários movimentados. Assim, é possível eliminar a ociosidade. 

Na prática, ajuda a minimizar as chances de erros e a maximizar as oportunidades e possibilidades de bons negócios.

Essas características convertem a roteirização de visitas em uma estratégia de trade marketing de valor imensurável às corporações.

Conheça nos próximos tópicos outros benefícios que o roteiro de visitas elaborado estrategicamente oferece à empresa.

O cliente certo na hora certa

O roteiro de visitas do promotor ajuda a garantir que encontrem os clientes certos no horário certo. Ou seja, sendo previamente agendados, aumenta as chances de bons negócios.

Isso evitará desencontros ou que o colaborador espere até que o cliente esteja disponível, o que tomaria tempo que poderia ser utilizado em outras visitas.

Normalmente a roteirização considera fatores como o fluxo de visitas e a disponibilidade de cada cliente, criando uma sequência estratégica de visitas. 

Desse modo, define-se os horários a partir das necessidades e demandas. E essas rotas podem (e devem!) ser revisitadas regularmente.

O ideal é que a prioridade seja de quem agendou a visita antes. Contudo, para obter um bom aproveitamento, esses horários podem ser remanejados desde que não prejudique os clientes.

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Determinar a frequência das visitas

Estabelecer a frequência adequada não é uma tarefa tão simples ou que deve ser feita intuitivamente.

Pelo contrário: exige que o promotor esteja atento às demandas do cliente e o quão regularmente as visitas precisam acontecer.

Isso porque empresas com maior volume de vendas precisam repor estoque com frequência igualmente maior.

Fatores como o tamanho da empresa, localização (centro ou bairros menos movimentados) e até mesmo o tipo de suprimentos fornecidos impactam a frequência das visitas.

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Acompanhar a rota realizada pelos promotores

Além dos motivos apresentados nos tópicos acima, o roteiro de visitas possibilita o acompanhamento das rotas realizadas pelos promotores. 

Assim, é possível identificar colaboradores que não as sigam e que gastem mais tempo do que o necessário nas visitas.

Ter acesso a informações como essas permite atestar a eficiência dos trajetos e a produtividade de cada colaborador, sendo uma boa estratégia para medir o desempenho da equipe.

Minimizar as horas paradas no trânsito

O trânsito das grandes cidades pode ser complexo e alguns horários são especialmente complicados, sobretudo nas vias principais do centro ou até mesmo do perímetro urbano. 

Por outro lado, com o roteiro de visitas, estuda-se as melhores opções e horários para realizar as visitas.

Isso se reflete em menos ociosidade dos colaboradores, uma vez que diminuem as horas parados no trânsito.

Ao estabelecer rotas alternativas às vias principais, o fluxo de visitas tende a ser melhor aproveitado, funcionando sem grandes empecilhos e ajudando a cumprir os horários previstos.

Como criar um roteiro de visitas excelente

Manter um roteiro de visitas do promotor puramente intuitivo pode ser a receita para a ineficiência nas operações dos promotores de venda. 

Mesmo que o negócio seja concretizado, o gasto desnecessário de tempo e recursos com combustível, por exemplo, geram custos que poderiam ser evitados. Assim como, contribui para o desgaste dos colaboradores.

Para criar um roteiro de visitas para promotor de forma eficiente, trouxemos algumas dicas:

1) Mantenha o cadastro de clientes sempre atualizado

Esta parte é fundamental: mantenha o cadastro dos clientes sempre atualizado com dados como telefone, endereço, gerente e afins.

Isso evitará que os colaboradores cheguem em unidades que fecharam ou mudaram de endereço, gastando tempo e recursos sem necessidade.

Outra boa dica é fazer uma revisão semestral de todos os clientes, checando, validando e atualizando os dados. 

Não se esqueça de atribuir a cada um as especificações dos pontos de venda para ter informações precisas à mão.

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2) Conheça os hábitos dos seus clientes

Conhecer os hábitos e preferências dos clientes aumenta as chances de fazer bons negócios, oferecendo produtos e serviços que agradarão. Isso aumentará as oportunidades de conversão.

Na planilha de clientes, uma dica é inserir comentários ou informações adicionais em cada um sobre preferências gerais. E durante as visitas, estar munido desses produtos para abastecer os pontos de vendas.

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3) Crie um roteiro inteligente

Criar roteiros inteligentes envolve elencar critérios que o promotor precisará cumprir a fim de otimizar o processo.

Alguns critérios que podem compor um roteiro de visitas inteligente incluem:

• Qual o melhor horário do dia para visitar determinado cliente;
• Região (segmentar visitas por regiões é uma boa estratégia para otimizar tempo e custo);
• Rotas mais adequadas para chegar com agilidade aos locais;
• Distribuição das rotas de acordo com os promotores disponíveis; 
• Disponibilidade de insumos necessários para as visitas.

Outra maneira de roteirizar as viagens é por meio dos objetivos. Alguns deles podem incluir:

• Minimizar custos por meio de rotas estratégicas;
• Otimizar tempo gasto no trânsito com caminhos alternativos ou mais curtos;
• Diminuir ociosidade;
• Agrupar visitas por áreas; 
• Distribuir cargas de trabalho igualitariamente entre os promotores.

Como deu para perceber, criar um roteiro inteligente envolve a seleção de critérios e objetivos. Estipular rotas aleatoriamente não é a melhor estratégia e pode resultar em perdas para a empresa.

4) Estabeleça o hábito do check-in e do check-out

Inserir nas visitas a necessidade de se fazer check-in e check-out é uma forma de aperfeiçoar a operação de trabalho.

Isso possibilita verificar com precisão o horário de chegada, de saída e quanto tempo foi gasto com cada atendimento.

Com esses dados levantados, pode-se mensurar a eficiência dos colaboradores e quais clientes requerem mais tempo.

Além disso, realizar o check-in e check-out a cada visita mantém as operações mais organizadas e evita-se esquecer ou pular visitas. Especialmente, se o promotor estiver verificando o trabalho em um checklist, por exemplo.

5) Saiba quando seus promotores vão faltar ou se atrasar

O roteiro de visitas do promotor pode ser também uma estratégia para monitorar o desempenho dos funcionários.

Se a empresa estiver munida de tecnologias para hospedar o roteiro, é ainda mais fácil acompanhar dados como absenteísmo e atraso dos promotores.

Ter esses dados registrados, ajuda a embasar decisões em relação à equipe, inclusive avisos e desligamentos. 

Como a tecnologia pode ajudar a aplicar essa estratégia

A roteirização das visitas feitas por promotores de venda envolve diferentes estratégias, a fim de otimizar o tempo e ganhar eficiência. Mas, para que isso ocorra, deve-se considerar alguns fatores que ajudam a estabelecer metas e objetivos.

Além disso, informatizar esse processo garante ainda mais eficiência e evita que se perca tempo com processos desnecessários. Além de prever erros e esquecimentos durante as visitas.

O aplicativo de Trade Marketing da uMov.me, por exemplo, oferece soluções personalizadas ao contratante, como o roteirizador, jornada do promotor, gestão de visitas e dados em tempo real.

Exemplificando, com o roteirizador e cercamento eletrônico, é possível configurar rotas mais eficientes a partir do sistema de geolocalização e as atribuir a cada promotor de vendas. 

Além da otimização de tempo, proporciona maior controle da gestão do time.

São funcionalidades que asseguram ao fluxo de trabalho a oportunidade de gastar menos tempo no dia e potencialmente aumentar a lista de visitas.

Isso reflete melhor desempenho do time de promotores a menores custos – o objetivo de todas as empresas, não é mesmo?

O aplicativo é uma das estratégias que promovem uma gestão de trade marketing de qualidade. 

Conheça também outros benefícios do aplicativo de gestão de trade marketing.

Considerações sobre roteiro de visitas

Visitar clientes e diferentes pontos de venda no mesmo dia requer uma rotina de trabalho bem organizada e estratégica para não esquecer de nenhum estabelecimento.

Ainda, é necessário planejamento para evitar cruzar a cidade repetidamente, tendo a possibilidade de criar rotas propícias e segmentadas por área.

Diante disto, a roteiro de visitas atribui mais cadência, fugindo das rotas aleatórias e que tomam mais tempo e custos.

Com algumas dicas, é possível sistematizar a roteirização de acordo com o objetivo de cada empresa.

O resultado disso? A empresa obterá benefícios não apenas para a eficiência do trabalho em si, mas para a economia e a chance de obter bons negócios e lucros.

Mas há possibilidades de aperfeiçoar e informatizar os roteiros de visitas com soluções. Como o aplicativo da uMov.me, que centraliza funcionalidade, planejamento e dados em um único lugar.

Acompanhar o desempenho da empresa e atribuir rotinas de trabalho torna-se ainda mais fácil e eficiente com soluções que prezam pela agilidade!

Solicite uma demonstração aos nossos especialistas e veja como o aplicativo de Trade Marketing da uMov.me pode desencadear novas funcionalidades e estratégias.

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