Como fazer o controle de visitas a clientes para otimizar as operações da sua empresa

Saiba como evitar a perda de dados e manter um controle de visitas aos clientes mais assertivo!

Gerenciar equipes em campo com eficiência requer planejamento e um sistema padronizado. Sabendo disso, organizar o controle de visitas manualmente, em planilhas ou papéis, pode não ser a opção mais prática para a sua empresa.

Já pensou se alguma informação se perde no meio do caminho e todos os dados da sua operação ficam em risco?

Se esse é o receio da sua empresa, este conteúdo é para você! Entenda como tornar um controle de visitas mais eficaz e, assim, otimizar o tempo das operações em campo!

O que é o controle de visitas e por que fazê-lo?

O controle de visitas a clientes é uma forma de otimizar operações em campo, tanto aquelas que envolvem a gestão de serviços quanto para equipes de vendedores externos de uma empresa.

Esse monitoramento é importante para garantir que nenhum dado importante seja perdido ou que as próximas ações sejam esquecidas.

Além de saber se as visitas foram realizadas ou não, o controle de visitas ainda envolve o detalhamento das informações coletadas para: 

• determinar a probabilidade de continuar uma parceria ou fechar um novo negócio; 
• planejar o calendário de cada funcionário de forma otimizada;
• manter históricos de transações entre sua empresa e os clientes; e
• garantir o registro das características dos clientes no caso de demissões ou trocas nas equipes externas.

Uma organização ineficiente ou a falta de gestão de visitas aos clientes pode acarretar diversos problemas para todas as pontas: o gestor, o responsável pelo atendimento e o cliente.

Alerta: problemas decorrentes da falta de gestão de visitas aos clientes

Em uma cultura data driven, dados são fundamentais para a tomada de decisão nos processos internos e externos de qualquer negócio, ainda mais para as visitas aos clientes. 

Com o detalhamento de todas as conversas com clientes atuais ou prospectivos, vendedor e gestor podem tomar decisões mais assertivas sobre condições comerciais, ajustes no produto ou serviço e outras medidas que ajudam a gerar mais leads e a fechar mais negócios.

Então já pensou em ficar sem dados sobre as visitas realizadas? Dessa forma o relatório de visitas será prejudicado e as decisões podem ser equivocadas.

Além disso, detalhes essenciais e as melhores oportunidades podem ser perdidas, não conseguindo prestar contas para o gestor nem comprovar os resultados.

Já para o gestor que atua com serviços, a falta de um modelo efetivo da ordem de serviços inviabiliza a visualização da rotina das equipes externas. Assim, fica mais difícil enxergar as falhas nos processos ou ajudar os trabalhadores a alcançar os melhores resultados. 

Ainda assim, os comportamentos como ticket médio, ciclo de vendas e sazonalidade, por exemplo, ficam impossíveis de compreender. Por causa desses fatores, a experiência do cliente fica comprometida.

Como fazer o controle de visitas a clientes de forma eficiente?

A chave para um controle de visitas externas é o estabelecimento de processos que facilitem o registro de informações e atividades dos responsáveis do atendimento, assim como a visualização pelo gestor. 

Mas antes de pensar nisso, é primordial um processo padrão para realizar as visitas de maneira mais eficiente para a sua empresa.

Defina o estágio do funil de cada cliente

Para otimizar as visitas comerciais existem alguns passos essenciais para qualquer negócio, como estabelecer o estágio do funil em que o cliente se encontra. 

Assim é possível criar um roteiro para as reuniões com cada cliente com base em uma pesquisa aprofundada sobre as características e objetivos dele.

Verifique as condições do veículo usado com frequência

É necessário considerar não só o momento da visita, mas também o trajeto até cada uma. Dessa forma, a ida ao cliente pode impactar os resultados da operação como um todo.

O veículo usado para a visita também deve passar por uma vistoria e isso pode ser feito por um checklist veicular. Acompanhe o estado da sua frota para ter maior segurança e menos acidentes.

Estabeleça as informações a serem coletadas na visita

Já para ter um controle de visitas completo, geralmente são registrados:

• A agenda de visitas e relacionamento com o cliente, follow-ups de oportunidade e pós-vendas;
• Informações básicas de contato e subjetividades, como perfil e preferências, sobre os clientes;
• Detalhes das demandas do cliente e da gestão; 
• Relatórios de visitas; 
• Probabilidade de fechamento de negócio;
• Despesas e quilometragem. 

Todos esses processos são normalmente registrados em uma planilha de controle de visitas, seja no Excel ou em um software de CRM, ou até mesmo de forma manual, em papéis e formulários. 

Contudo, para realizar o melhor gerenciamento das atividades da equipe externa, o uso de uma tecnologia é essencial tanto para quem executa a tarefa, quanto para os líderes desses times.

Tecnologia é aliada no controle de visitas eficiente

A transformação digital é uma tendência que se concretiza há anos no mercado corporativo, válida para negócios dos mais variados segmentos. Essa transformação é uma forma de agregar valor ao conectar empresas aos seus clientes, gerando maior satisfação, propósito e, claro, lucro. 

A tecnologia é fundamental para a otimização dos processos internos e externos, que também têm impacto na experiência do cliente, e os aplicativos para empresas são ferramentas excelentes para realizar o controle de visitas de forma prática e ágil.

O aplicativo uMov.me para o controle de visitas ao cliente

A uMov.me é líder na criação de aplicativos para empresas digitalizarem suas operações em campo. Cada solução é customizada de acordo com suas regras de negócio graças à ao seu desenvolvimento em plataforma no-code.

Dessa forma, é possível escolher diversas funcionalidades que possibilitam que o gestor tenha acesso aos detalhes completos das operações realizadas pelas equipes externas.

Os aplicativos da uMov.me incluem:

• Distribuição de atividades e roteirização para equipes;
• Coleta de dados em tempo real por texto, imagem ou vídeos;
• Geolocalização em tempo real e cercamento eletrônico, sinalizando pelo sistema quando o funcionário faz check-in fora do local combinado;
• Visualização da posição dos técnicos via mapas;
• Checklist inteligente de execução das atividades;
• Comprovação digital dos serviços realizados;
• Gestão e acompanhamento da jornada da equipe externa, incluindo informações sobre as próximas visitas;
• Comunicação ampliada, ágil e eficaz por chat próprio do aplicativo; e
• Dashboards atualizados em tempo real.

As equipes em campo também podem realizar a comprovação fotográfica de onde estiveram, seja para justificar a mudança de rota, ou comprovar a ausência de um cliente no horário da visita, entre outras opções.

Conheça todas as funcionalidades do aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

Na prática: um aplicativo para montagem de móveis no cliente

A Lebes, uma das maiores varejistas do Sul do Brasil, é um exemplo de sucesso ao apostar em um aplicativo de ordem de serviço da uMov.Me para melhorar a gestão da equipe de montadores de móveis. 

Nesse caso, o aplicativo foi destinado ao aperfeiçoamento da experiência do cliente que precisa de montagem do produto a domicílio. 

Com uma ferramenta rápida e eficaz, a empresa gaúcha facilitou a gestão de visitas ao cliente após a compra, com funcionalidades que dão autonomia para a equipe em campo e que garantem a sua ida ao cliente no dia, horário e local combinado.

Conheça a história de parceria entre Lebes e uMov.me

Considerações sobre o controle de visitas

Fazer o controle de visitas a clientes vai muito além do monitoramento da produtividade da equipe externa. 

Essa é uma maneira avançada de acompanhar a qualidade de cada operação e o quanto ela está exigindo de esforço do time.

Em suma, o controle de visitas externas pode otimizar os processos de uma empresa, trazendo resultados ainda mais eficientes. Por isso,  uma ferramenta tecnológica pode ajudar no registro de todas as informações e indicadores durante as visitas!

A tecnologia se torna uma aliada fundamental para otimizar o funcionamento e a gestão das equipes externas e uma das opções são os aplicativos da uMov.me, que oferecem diversos recursos para facilitar a organização e a qualidade do trabalho no dia a dia.

Então vamos conhecer na prática o quanto a solução da uMov.me pode beneficiar as operações em campo da sua empresa? Agende uma demonstração gratuita e fale com nossos especialistas!

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