Como fazer o controle de visitas a clientes para otimizar as operações da sua empresa

O controle de visitas aos clientes é um desafio para qualquer empresa que trabalha com equipes externas. Veja como a tecnologia pode fazer a diferença no dia a dia da sua operação!

Fazer a organização do controle de visitas manualmente, em planilhas ou papéis, pode não ser a opção mais prática. 

Além disso, o seu negócio deve estar atento às tendências, principalmente em termos de transformação digital.

Por isso, a tecnologia é uma ótima aliada para a gestão de operações de visita ao cliente pela equipe em campo. Neste artigo, vamos detalhar o conceito e ver na prática como um aplicativo pode ajudar a sua empresa. Confira!

O que é o controle de visitas e por que fazê-lo?

O controle de visitas a clientes é uma forma de otimizar operações que envolvem a gestão de serviços e equipes de vendedores externos de uma empresa. Esse monitoramento é importante para garantir que nenhum dado importante seja perdido, ou que as próximas ações sejam esquecidas.

Além de saber se as visitas foram realizadas ou não, o controle de visitas ainda envolve o detalhamento das informações coletadas para: 

  • determinar a probabilidade de continuar uma parceria ou fechar um novo negócio; 
  • planejar o calendário de cada funcionário de forma otimizada;
  • manter históricos de transações entre sua empresa e os clientes; e
  • garantir o registro das características dos clientes no caso de demissões ou trocas nas equipes externas.

Em uma cultura data driven, dados são fundamentais para a tomada de decisão nos processos internos e externos de qualquer negócio, ainda mais para as visitas aos clientes

Com o detalhamento de todas as conversas com clientes atuais ou prospectivos, vendedor e gestor podem tomar decisões mais assertivas sobre condições comerciais, ajustes no produto ou serviço e outras medidas que ajudam a gerar mais leads e a fechar mais negócios.

Alerta: problemas decorrentes da falta de gestão de visitas aos clientes

Uma organização ineficiente ou a falta de gestão de visitas aos clientes pode acarretar diversos problemas para todas as pontas: o gestor, o responsável pelo atendimento e o cliente.

É o responsável pelo atendimento que sai como o maior prejudicado na situação. Sem um controle de visitas, ele não conseguirá produzir um bom relatório de visitas e, sem isso, o aproveitamento dos encontros externos será reduzido. 

Detalhes essenciais e as melhores oportunidades podem ser perdidas, além de não conseguir prestar contas para o gestor nem comprovar os resultados.

Já para o gestor que atua com serviços, a falta de um modelo efetivo da ordem de serviços inviabiliza a visualização da rotina das equipes externas. Assim, fica mais difícil enxergar as falhas nos processos ou ajudar os trabalhadores a alcançar os melhores resultados. 

Além disso, comportamentos como ticket médio, ciclo de vendas e sazonalidade, por exemplo, ficam impossíveis de compreender.  Por causa desses fatores, a experiência do cliente fica comprometida.

Como fazer o controle de visitas a clientes de forma eficiente?

A chave para um controle de visitas externas é o estabelecimento de processos que facilitem o registro de informações e atividades dos responsáveis do atendimento, assim como a visualização pelo gestor. 

Mas antes de pensar nisso, é primordial estabelecer uma forma padronizada de realizar as visitas da forma mais eficiente para a sua empresa. 

Para otimizar as visitas comerciais, por exemplo, existem alguns passos essenciais para qualquer negócio, como estabelecer o estágio do funil em que o cliente se encontra, criar um roteiro para as reuniões com cada cliente com base em uma pesquisa aprofundada sobre as características e objetivos dele.  

Já para ter um controle de visitas completo, geralmente são registrados:

  • A agenda de visitas e relacionamento com o cliente, follow-ups de oportunidade e pós-vendas;
  • Informações básicas de contato e subjetividades, como perfil e preferências, sobre os clientes;
  • Detalhes das demandas do cliente e da gestão; 
  • Relatórios de visitas; 
  • Probabilidade de fechamento de negócio;
  • Despesas e quilometragem. 

Todos esses processos são normalmente registrados em uma planilha de controle de visitas, seja no Excel ou em um software de CRM, ou até mesmo de forma manual, em papéis e formulários. 

Contudo, para realizar o melhor gerenciamento das atividades da equipe externa, o uso de uma tecnologia é essencial tanto para quem executa a tarefa, quanto para os líderes desses times.

Na prática: aplicativos para o controle de visitas ao cliente

A transformação digital é uma tendência que se concretiza há anos no mercado corporativo, válida para negócios dos mais variados segmentos. Essa transformação é uma forma de agregar valor ao conectar empresas aos seus clientes, gerando maior satisfação, propósito e, claro, lucro. 

A tecnologia é fundamental para a otimização dos processos internos e externos, que também têm impacto na experiência do cliente, e os aplicativos para empresas são ferramentas excelentes para realizar o controle de visitas de forma prática e ágil. 

A Lebes, uma das maiores varejistas do Sul do Brasil, é um exemplo de sucesso ao apostar em um aplicativo de ordem de serviço da uMov.Me para melhorar a gestão da equipe de montadores de móveis

Nesse caso, o aplicativo foi destinado ao aperfeiçoamento da experiência do cliente após a compra dos produtos que precisam de montagem a domicílio. 

Com uma ferramenta rápida e eficaz, a rede varejista gaúcha conseguiu facilitar a gestão da montagem de móveis com a ajuda da tecnologia uMov.me.

Veja mais detalhes desse case de sucesso no vídeo:

 

A plataforma uMov.me conta com diversas funcionalidades que possibilitam que o gestor tenha acesso aos detalhes completos das operações realizadas pelas equipes externas. O nosso aplicativo inclui:

  • Distribuição de atividades e roteirização para equipes;
  • Coleta de dados em tempo real por texto, imagem ou vídeos;
  • Geolocalização em tempo real e cercamento eletrônico, sinalizado pelo sistema quando o funcionário faz check-in fora do local combinado;
  • Visualização da posição dos técnicos via mapas;
  • Checklist inteligente de execução das atividades;
  • Comprovação digital dos serviços realizados;
  • Gestão e acompanhamento da jornada da equipe externa, incluindo informações sobre as próximas visitas;
  • Comunicação ampliada, ágil e eficaz por chat próprio do aplicativo; e
  • Dashboards atualizados em tempo real.

As equipes externas também podem realizar a comprovação fotográfica de onde estiveram, seja para justificar a mudança de rota, ou comprovar a ausência de um cliente no horário da visita, entre outras opções. 

Ou seja: a tecnologia é uma aliada fundamental para otimizar o funcionamento e a gestão das equipes externas. Os aplicativos da uMov.me já oferece múltiplas ferramentas necessárias para facilitar a organização e a qualidade do trabalho no dia a dia. 

Considerações sobre o controle de visitas

Fazer o controle de visitas a clientes vai muito além do monitoramento da produtividade da equipe externa. 

Essa é uma maneira avançada de acompanhar a qualidade de cada negócio fechado e o quanto ele está exigindo de esforço da equipe.

Como falamos anteriormente, o controle de visitas externas pode otimizar os processos de uma empresa, trazendo resultados ainda melhores. O registro de todas as informações e indicadores durante as visitas pode ser bem complicado sem uma ferramenta tecnológica, como a proporcionada pela uMov.me. 

Além da ordem de serviço, a sua empresa pode se beneficiar de outros aplicativos para facilitar os processos das suas equipes externas, que você pode conferir no guia completo realizado pela uMov.me.

A uMov.me é líder nacional na criação de aplicativos para empresas, que oferece soluções customizadas para digitalização de processos, automação e gestão de equipes. 

Se você também precisa de um aplicativo que facilite a gestão de visitas externas, faça como a Lebes e descubra como a uMov.me pode te ajudar. Agende uma demonstração gratuita!

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