Controle de reembolso: como a tecnologia pode ajudar?

Você já ouviu falar em controle de reembolso? Entenda mais sobre esse processo feito dentro das empresas que possuem equipes externas e como a tecnologia de aplicativos pode facilitar essa tarefa. 

Um dos maiores desafios no dia a dia das organizações é o reembolso das despesas dos profissionais que atuam fora do escritório.

Dentre as principais despesas desses tipos de funcionários estão gastos com viagens, hospedagem, deslocamento, alimentação, compra de materiais, entre outros.

Com isso, ter o controle de reembolso é essencial para otimizar o tempo dessa atividade e evitar problemas decorrentes de ausência de registros e esquecimentos.

Muitas empresas, dos mais variados portes, seguem realizando esse processo de maneira manual. Elas juntam todos os comprovantes que o funcionário traz, registram um a um em uma planilha ou em um ERP para, somente assim, realizar o pagamento.

Isso, todavia, além de tornar o processo lento e burocrático, deixa ele totalmente suscetível a falhas ou fraudes.

No entanto, com uso de tecnologia, o controle de reembolso pode tornar-se mais assertivo, ágil e justo para todos. 

Para o que serve o controle de reembolso?

Como citamos anteriormente, o controle de reembolso está ligado a um processo de empresas que possuem funcionários que exercem suas atividades externamente, ou seja, fora do escritório.

Como exemplo, podemos citar os motoristas de caminhões, vendedores, representantes e demais profissionais que por algum motivo, necessitem ir viajar a trabalho.

Todas as despesas extras que o funcionário tem ao desempenhar sua função precisam ser ressarcidas e aí entra o controle de reembolso.

Vamos exemplificar? Digamos que a empresa decidiu estar presente em uma feira que acontece em outra cidade, durante o evento os representantes tiveram as seguintes despesas:

Despesa	Valor
Hospedagem	R$ 250,00
Combustível	R$ 180,00
Pedágio	R$ 30,00
Alimentação	R$ 100,00
Total	R$ 560,00

Nesse sentido, ao voltar da viagem, os representantes deveriam juntar todas as notas fiscais que receberam dos estabelecimentos que tiveram tais despesas e encaminhar ao setor financeiro.

Após a conferência de todas as despesas através das notas, seria reembolsado esse valor aos funcionários. 

Em outros casos, certas empresas preferem adiantar um certo valor. Na situação em que o valor sobra após a viagem, é preciso que o mesmo seja devolvido. 

Ainda utilizando o exemplo acima, se o adiantamento fosse de R$ 600,00 o funcionário precisaria estornar os R$ 40,00 que não foram utilizados para pagar as despesas.

Agora pense nesse cenário para uma empresa com diversos funcionários, essa gestão dos controles de reembolso fica um pouco mais complexa, não é mesmo?

Entender quais foram os adiantamentos, os valores reembolsados, devoluções, reunir todos os comprovantes dos gastos, gerenciar as aprovações e efetivação dos pagamentos.

Por isso, o controle de reembolso é tão importante, para uma melhor gestão desse processo, bem como fornecer o máximo de transparência possível aos funcionários a fim de evitar erros e possíveis problemas.

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Processos organizados, pessoas motivadas: muito mais do que controle de reembolso!

A transformação digital se tornou há algum tempo um fator competitivo que não pode ser mais ignorado. É através da tecnologia que as organizações conseguem otimizar seus processos e entregar resultados melhores em todos os momentos.

E quando isso é acompanhado da redução de custos e elevação da produtividade, estamos falando sem dúvida alguma do cenário ideal que todo gestor visa encontrar.

Ainda nesse sentido, quando há o controle de reembolso correto, evita-se frustração e atraso no pagamento dos mesmos, o que é importante para manter a motivação e concentração desses profissionais nas suas tarefas.

O uso da tecnologia de aplicativos no controle de reembolso

Ter um aplicativo para controle de reembolso é, sem dúvida alguma, um fator importante para sua empresa usar corretamente seus recursos, tempo, profissionais e, claro, ficar livre de qualquer tipo de fraude.

Isso porque, com um aplicativo que conta com essa função, o funcionário (esteja ele onde estiver) pode tirar uma foto da nota fiscal com seus gastos e já anexá-la diretamente no sistema em nuvem. 

Depois, as informações enviadas pelo funcionário chegam até o responsável da área para que ele possa fazer o controle imediato e assertivo daquilo que está sendo gasto.

Ou seja, com o conhecimento em tempo real e o monitoramento das despesas, é possível saber exatamente se o que está sendo gasto faz sentido para as atividades desempenhadas pelo profissional.

É por meio desta tecnologia que os gestores fazem análises e, se necessário, podem limitar os orçamentos de despesas, tanto coletivos como individuais. 

Isso pode ser feito a partir de uma rápida e prática verificação do gasto médio de cada colaborador.

Ocorre, também, o reembolso corporativo dos quilômetros rodados pelos representantes de maneira automática. Isso porque o aplicativo pode contar com GPS que ajuda a mensurar o valor gasto de maneira precisa para percorrer a rota de trabalho durante a sua jornada.

E todo esse processo se dá de forma automática, o que eleva a produtividade diária tanto do backoffice como das equipes externas. 

Sem atividades manuais, robóticas e repetitivas, os colaboradores podem focar em serem mais estratégicos, em ter insights para aprimorar o processo cada vez mais e gerar novos negócios.

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Os benefícios do uso de um aplicativo de controle de reembolso

Um dos principais benefícios de fazer o controle de reembolso por meio de aplicativos é o acesso facilitado que os gestores têm aos números. Isso é importante para justificar os gastos, por exemplo, com cartão corporativo. 

Essas despesas são checadas em tempo real e podem ser ou não aprovadas de imediato. Caso o gestor queira, é possível configurar permissões para o uso destes cartões conforme a necessidade de cada colaborador.

Já estes, por sua vez, conseguem consultar extratos e saldos de acordo com a categoria que selecionarem – e podem solicitar, diretamente com seu superior, créditos no cartão para cobrir necessidades.

Além disso, esse tipo de aplicativo aumenta a produtividade, já que com ele é possível diminuir o tempo que é gasto com esse tipo de tarefa quando ela é feita de forma manual.

O aplicativo acaba por automatizar o processo também do escritório que não precisa digitar nota a nota em planilhas e sistemas.

De modo geral, podemos afirmar que o uso desses aplicativos de gestão auxiliam na redução de despesas como um todo. 

Isso acontece porque permite a identificação de gargalos, desperdícios e fraudes. Continue lendo para ver mais sobre!

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Controlar para justificar

Um dos principais fatores que mostram a importância de ter um eficiente controle de reembolso é a redução de custos, como um todo, nas operações de qualquer empresa.

O uso de aplicativos também auxilia aquelas empresas que cobram despesas específicas de seus clientes finais – o que é muito comum em escritórios de advocacia, ou então consultorias. 

Com um aplicativo é possível consultar e justificar o gasto e dar ao cliente um relatório completo e detalhado sobre os custos.

Não é incomum empresas perderem receitas por conta de fraudes de funcionários. O momento de fazer o reembolso é uma das formas mais fáceis de onerar uma empresa.

Os aplicativos também ajudam a evitar que isso ocorra, já que eles capturam informações em tempo real (evitando a perda de notas fiscais, por exemplo) e também mostram comparativos e tendências de consumo.

Dessa forma, os aplicativos de controle de reembolso atuam de modo a fiscalizar assertivamente essas movimentações.

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Organização dos processos da empresa

Para além do controle de reembolso em relação ao ressarcimento de funcionários, é possível observar de modo geral que as empresas estão produzindo, cada vez mais, dados e informações.

Esse alto volume de dados é bastante valioso, já que pode se transformar em informações estratégicas quando tratados e analisados através de tecnologias.

Com isso, as meras informações e dados são transformadas em relatórios e dashboards. 

Esses recursos entregam insights que podem ser usados para aprimorar processos empresariais e de gestão. 

Além disso, eles podem munir os colaboradores de informações necessárias para tomadas de decisão assertivas, de forma rápida, visando a correta execução de uma determinada atividade.

Considerações sobre controle de reembolso e aplicativos

Um aplicativo para controle de reembolso, quando integrado aos demais sistema da empresa, ajuda a trazer mais agilidade e eficiência nos processos.

Portanto, o uso de tecnologias como a de aplicativos, visam a melhoria do funcionamento, gestão, produtividade, lucro e relacionamento com seus colaboradores e clientes.

A uMov.me é líder nacional na criação de aplicativos para empresas, o qual ajudam a digitalizar processos e proporcionar uma melhor gestão de equipes externas.

Os aplicativos da uMov.me são desenvolvidos através de uma plataforma no-code, que possibilita maior agilidade na entrega e total customização na construção da solução. Com isso, consegue atender as necessidades e regras de negócio do cliente.

 Dentre os segmentos que mais usam os aplicativos estão o de logística, trade marketing, força de vendas, serviços e facilities.

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