Controle de frota de veículos: desafios e dicas de como fazer

Quem necessita fazer a gestão e o controle de frota possui um desafio, pois são muitas variáveis a considerar, especialmente, porque parte dos transportes de carga no Brasil é feito pelas estradas.

Empresas que lidam com veículos diariamente precisam se atentar em relação aos gastos envolvidos no controle de frota e sua manutenção. Também, outros pontos que exigem atenção e gestão efetiva são:  prazos, segurança e satisfação dos clientes.

Assim, como em qualquer outro setor, a administração da aplicação de estratégias em frotas de veículos é essencial. 

A maior dificuldade está justamente no controle, pois geralmente envolve o gerenciamento de muitos veículos e seus condutores que trabalham em movimento, tornando mais complicado o contato direto.

Por isso, o conteúdo a seguir aborda os principais desafios, a importância e dicas de como controlar a frota de veículos. E, claro, descubra como a tecnologia e os aplicativos podem te ajudar!

O que é uma frota

Em síntese, frota é a palavra que caracteriza um coletivo de veículos, podendo ser caminhões, ônibus, carros e outros tipos.

Diversas empresas as utilizam, sejam grandes transportadoras ou negócios menores que contam com veículos para transporte próprio (de mercadorias ou pessoas).

E não importa o tamanho da operação e da empresa: o controle de frotas de veículos é fundamental para administrar e melhorar os serviços e as entregas.

Conheça os principais desafios da gestão de frotas

O gerenciamento eficaz de frotas determina a economia de muitos recursos e, para isso, é necessário planejamentos prévios do que envolve a frota. 

Deu para perceber que essa gestão possui seus próprios desafios. Por isso, listamos os três principais abaixo.

1) Manter a conservação dos veículos

O tempo de uso e rodagem das estradas pode gerar desgastes nos veículos, o que necessita ser averiguado com frequência. Porém, qual o momento certo de realizar uma revisão?

É preciso levar em conta as especificações do automóvel e a vida útil de cada peça, bem como suas últimas utilizações para controlar as manutenções.

Isso é importante especialmente pela manutenção preventiva que impede problemas mais graves e custos desnecessários.

2) Acompanhar os resultados da gestão de frotas

Como a gestão de frotas envolve diversos veículos, rotas e pessoas, não é fácil acompanhar cada atividade.

É necessário conhecer o caminho percorrido por cada veículo: o monitoramento permite a escolha de rotas mais seguras, evitando problemas e atrasos.

Além disso, no momento que acontecer algum obstáculo, é preciso ação rápida tanto do gestor quanto dos motoristas.

Pelo movimento e distância, nem sempre o controle de frotas consegue ser realizado de forma eficiente. 

Acompanhar cada veículo também é importante para analisar os resultados da gestão e o quanto as diretrizes da empresa estão sendo seguidas e as metas alcançadas.

3) Reduzir os gastos com combustível

Outro ponto essencial é a previsão de despesas, especialmente com gastos de combustível.

Assim, é necessário que as informações sobre todos os veículos estejam sempre atualizadas para evitar gastos. E desenvolver frotas mais econômicas com a clareza de quando deve ocorrer o abastecimento e quais os melhores lugares e preços.

Por que fazer o controle de frota?

Depois de saber os desafios sobre o controle de frotas de veículos, mostramos o porquê é tão importante investir nesse processo.

1) Segurança do veículo e dos motoristas

O controle de frota feito de maneira eficiente traz mais segurança para os veículos e motoristas, visto que há clareza sobre rotas, atividades e medidas de intervenção (como manutenções). Dessa forma, é possível evitar acidentes, roubos e desvios.

A gestão possibilita a garantia de informações atualizadas sobre os veículos e funcionários. Em especial, quando o controle acontece por meio de um software, ajudando na descoberta de problemas e na tomada de decisões.

2) Controle de custos

Além do controle de rotas e veículos, os custos também são melhor monitorados. Por meio de relatórios gerenciais que visam mensurar resultados, a produtividade é aumentada e os gastos amenizados.

Ainda, evita falhas e acidentes, diminuindo custos desnecessários. Logo, a eficiência da empresa é potencializada.

3) Aumento da produtividade dos motoristas

O controle de frota permite melhor noção sobre rotas e atividades dos motoristas, melhorando sua performance. Cada um passa a ter mais clareza sobre suas tarefas e conhecer as melhores escolhas.

Além disso, a gestão de equipes também é importante para garantir o sucesso das frotas e, consequentemente, das entregas. Por isso, é preciso estar atento às solicitações e tarefas de cada motorista.

5 dicas de como controlar frota de veículos

E agora, como controlar a frota de veículos? Separamos algumas dicas práticas para te ajudar a tornar essa gestão mais eficiente!

1) Contar com um bom gestor de frotas

O gestor de frotas é o profissional responsável por controlar os veículos. A partir dos dados das viagens, extrai análises e metas para melhorar a operação.

O perfil do gestor está relacionado com as competências de organização, raciocínio lógico, capacidade de fazer planejamento e de gerenciar a equipe.

Por isso, a primeira dica para controlar a frota de veículos de maneira eficiente é relacionada à contratação de uma pessoa dedicada para a função.

2) Estabelecer metas

A segunda dica para o controle de frotas eficiente é sobre as metas.

Ter clareza sobre onde se quer chegar é muito importante, assim como quais melhorias precisam ser realizadas.

Com as informações da frota é possível estabelecer metas realistas para que a gestão fique mais eficiente e impacte positivamente os resultados da empresa.

3) Fazer manutenção preventiva

A manutenção preventiva tem como objetivo evitar falhas e estragos na sua frota. Então, adiá-la pode gerar ainda mais despesas para a sua empresa.

Quando feita corretamente, evita que os veículos fiquem parados por muito tempo para manutenções corretivas, aumenta o tempo de vida útil e também pode evitar riscos de acidentes.

Um grande aliado para a manutenção preventiva é o uso de checklists para que o motorista valide detalhes do veículo antes de iniciar a viagem e após encerrá-la. Dessa forma, qualquer problema será identificado rapidamente e o veículo deverá ser encaminhado para a revisão.

4) Roteirizar os trajetos com inteligência

A quarta dica para realizar um controle de frota eficiente é a roteirização.

É fundamental conhecer os caminhos de cada veículo para poder definir trajetos mais rápidos e seguros.

Ao entender as rotas da frota é possível avaliar a eficiência do serviço e contribuir com momentos emergenciais ou inesperados.

Por exemplo, quando se tem acesso à rota em tempo real, o gestor pode incluir um cliente no trajeto se for oportuno para a empresa.

5) Prever despesas

As informações sobre cada automóvel precisam estar atualizadas para previsão de despesas eventuais e entendimento dos gastos mais regulares, como combustível.

Ao saber quanto a frota gasta, é possível elaborar uma estimativa de gastos prováveis e monitorar os mais frequentes. 

Isso pode ajudar a identificar os pontos onde estão as maiores despesas e buscar formas de diminuí-los.

6) Utilizar a tecnologia a seu favor

Se o gestor de frota precisa registrar o consumo de combustível e cuidar da manutenção dos veículos de forma manual, possivelmente ele perde bastante tempo e se torna difícil gerir toda frota de forma eficiente.

Para esse desafio, os softwares de controle de frota são as melhores respostas, pois eles medem, calculam e fornecem dados e monitoramento em tempo real.

Com a tecnologia na logística, é possível prever o tempo de chegada de cada veículo ao seu destino e depois avaliar os trajetos estabelecidos. 

Além disso, esses sistemas possibilitam o monitoramento completo, roteirização, controle de gastos e de manutenção.

Controle de frotas em papel x Excel x aplicativo

Muitas empresas ainda optam pelo controle de frotas manual, seja por planilhas no papel ou no excel. 

Apesar da tabela digital ser mais eficiente em alguns pontos, como possibilitar a criação de fórmulas e cálculos rápidos, ainda apresenta limitações.

As falhas são várias como:

• Atraso na entrada de dados que podem resultar na circulação de informações erradas
• Recursos limitados para relatórios
• Capacidade reduzida de integração com outros sistemas e serviços
• Risco maior de imprecisão de dados

Ou seja, o controle de operações de frota é uma tarefa que exige muito mais do que anotações em cadernetas ou planilhas do Excel.

Por isso, o aplicativo é uma ótima opção por contar com um software que automatiza as tarefas, atualiza os dados em tempo real e as informações ficam centralizadas na palma da mão.

Assim, as tarefas administrativas são reduzidas, há mais visibilidade sobre toda frota, suas necessidades e problemas, assim como fornecimento de relatórios mais inteligentes para gerar eficiência.

Como o aplicativo da uMov.me ajuda

Gerar valor aos clientes na área da logística é uma demanda cada vez maior, por isso desenvolvemos aplicativos inspirados nos negócios de cada cliente!

Com nossa solução para logística, o controle de frota se torna muito mais efetivo e prático, pois é possível acompanhar a jornada dos motoristas. 

Isso acontece por meio do diário de bordo para cada funcionário da equipe externa. A ferramenta registra comprovantes de reembolso e relatórios com controle de quilometragem, rotas, horários e paradas.

Além de acompanhar os status dos motoristas, das suas entregas e canhotos recolhidos, o aplicativo roteiriza esses pontos no sistema de gestão. E as rotas são criadas com base na melhor distribuição entre veículos e menor tempo ou distância, por exemplo.

Assim como, a roteirização de equipes pode indicar o melhor trajeto até o destino final, diminuindo o tempo e melhorando a economia de combustível. 

O rastreamento também é uma possibilidade para o cliente final que pode acompanhar o pedido em tempo real. 

A solução também sinaliza dados da frota por geolocalização e disponibiliza o cercamento eletrônico para delimitar caminhos. Logo, o gestor da frota tem informações necessárias e adequadas para tomadas de decisões assertivas.

Outra funcionalidade vantajosa é o checklist de veículos para reduzir custos da operação. Com ele, é possível planejar e prevenir manutenções e trocas, bem como a vistoria dos veículos.

Conheça mais funcionalidades do Aplicativo de Logística da uMov.me

Considerações sobre controle de frota

Mesmo que o controle de frota manual seja uma possibilidade, não dá conta da complexidade e dos desafios de gerir veículos, motoristas e entregas.

Para uma gestão eficiente, é preciso apostar em novas tecnologias, como os aplicativos completos que automatizam as tarefas diárias e promovem relatórios inteligentes.

Na uMov.me desenvolvemos o Aplicativo de Logística com campos que podem ser customizados, de acordo com as ferramentas disponíveis, como checklist, roteirização, diário de bordo e rastreamento.

Por isso, não deixe que o controle de frotas de veículos diminua a produtividade das equipes e da empresa: utilize a tecnologia como aliada.