Controle de reembolso: como um app torna essa tarefa mais assertiva nas empresas?

Aplicativo para controle de reembolso

Ter o controle de reembolso é algo essencial dentro das empresas para diminuir gastos, otimizar tempo e evitar problemas futuros.

Um dos maiores desafios no dia a dia das organizações é o reembolso das despesas dos representantes externos. Isso pode incluir gastos com hospedagem, deslocamento, alimentação, compra de materiais, entre outros.

Muitas empresas – independente de seu porte – seguem realizando esse processo de maneira manual. Elas juntam todos os comprovantes que o representante traz, registram um a um em uma planilha ou em um ERP para, somente assim, realizar o pagamento.

Isso, todavia, além de tornar o processo lento e burocrático, deixa ele totalmente suscetível a falhas ou fraudes.

Para isso que a transformação digital existe, para dar um controle de reembolso total às empresas e tornar essa missão assertiva, ágil e justa para todos. 

Neste artigo, falaremos sobre como apps ajudam as empresas a aprimorarem esse processo e garantirem o reembolso eficiente e correto em todas os momentos e quais os benefícios que as organizações têm a partir disso.

Vamos conferir?

Boa leitura!

O app controle de reembolso é fundamental na gestão de uma empresa

Ter um aplicativo para controle de reembolso é, sem dúvida alguma, um fator importante para sua empresa usar corretamente seus recursos, tempo, profissionais e, claro, ficar livre de qualquer tipo de fraude.

Isso porque, com um app o colaborador (esteja ele onde estiver) tira uma foto do recibo de seus gastos com a câmera do seu smartphone já dentro da plataforma. 

Depois, esses dados inseridos e que são automaticamente identificados pelo sistema, chegam até o responsável da área para que ele possa fazer o controle imediato e assertivo daquilo que está sendo gasto.

Ou seja, com o conhecimento em tempo real e o monitoramento das despesas, é possível saber exatamente se o que está sendo gasto faz sentido para as atividades desempenhadas pelo profissional.

É por meio desta tecnologia que os gestores fazem análises e, se necessário, podem limitar os orçamentos de despesas, tanto coletivos como individuais. Isso pode ser feito a partir de uma rápida e prática verificação do gasto médio de cada colaborador.

Ocorre, também, o reembolso corporativo dos quilômetros rodados pelos representantes de maneira automática. Isso porque o app conta com GPS que ajuda a mensurar o valor gasto de maneira precisa para percorrer a rota de trabalho durante a sua jornada.

E todo esse processo se dá de forma automática, o que eleva a produtividade diária tanto do backoffice como das equipes externas

Sem atividades manuais, robóticas e repetitivas, os colaboradores podem focar em serem mais estratégicos, em ter insights para aprimorar o processo cada vez mais e gerar novos negócios.

Controle de reembolso em todos os níveis na empresa

Um dos principais benefícios de fazer o controle de reembolso por meio de aplicativos é o acesso facilitado que os gestores têm aos números. Isso é importante para justificar os gastos, por exemplo, com cartão corporativo. 

Essas despesas são checadas em tempo real e podem ser ou não aprovadas de imediato. Caso o gestor queira, é possível configurar permissões para o uso destes cartões conforme a necessidade de cada colaborador.

Já estes, por sua vez, conseguem consultar extratos e saldos de acordo com a categoria que selecionarem – e podem solicitar, diretamente com seu superior, créditos no cartão para cobrir necessidades.

Controlar para justificar

Um dos principais fatores que mostram a importância de ter um eficiente controle de reembolso é a redução de custos, como um todo, na operações de qualquer empresa.

Mais do que isso. 

A mobilidade ajuda àquelas empresas que cobram despesas dos clientes final – o que é muito comum em escritórios de advocacia, ou então consultorias. Com o app, você consegue consultar e justificar o gasto e dá, ao cliente, um relatório completo e detalhado sobre os custos.

Não é incomum empresas perderem receitas por conta de fraudes de colaboradores. O momento de fazer o reembolso é uma das formas mais fáceis de onerar uma empresa.

Os apps atuam evitando que isso ocorra. Eles mostram comparativos, tendências e atuam de modo a fiscalizar assertivamente essas movimentações.

Processos organizados, pessoas motivadas: muito mais do que controle de reembolso!

A transformação digital é há muito tempo um fator competitivo que as empresas não podem mais ignorar. É através da tecnologia que as organizações conseguem otimizar seus processos e entregar resultados melhores em todos os momentos.

Os recursos que um app entrega são de extrema valia e dão conhecimento de gestão para qualificar a entrega final para os clientes. Afinal, vender mais e melhor é o que qualquer empresa busca, não é mesmo?

E quando isso é acompanhado da redução de custos e elevação da produtividade, estamos falando sem dúvida alguma do cenário ideal que todo gestor persegue no dia a dia de trabalho.

A mobilidade age para munir os colaboradores das informações necessárias para uma tomada de decisão ágil, assertiva e baseada em informações, o que reduz o risco de erro em quaisquer tarefas.

Ah, ainda sobre os colaboradores. Quando há o controle de reembolso correto, evita-se frustração e atraso no pagamento dos mesmos, o que é importante para manter a motivação e concentração desses profissionais, nas suas tarefas tão necessárias à empresa, em dia.

A transformação digital é o começo de tudo

Um app para controle de reembolso, quando integrado ao sistema geral da empresa, serve para reduzir as distâncias entre os setores e entrega mais agilidade e eficiência na hora de entregar resultados para seu negócio.

A mobilidade eleva a qualidade, tanto na relação de trabalho, como no desempenho da tarefa de qualquer profissional em basicamente todos os processos internos e externos. 

A uMov.me é uma plataforma de criação de aplicativos corporativos e foca na gestão empresarial.

A funcionalidade para controle de reembolso é uma das mais requisitadas por empreendedores que desejam ter resultados melhores, ao mesmo tempo em que conseguem redução de custos.

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Até a próxima!