Gestão de Facilities: o que é e como funciona?

O que é Gestão de Facilities

O que é Gestão de Facilities ou Facilities Management?

Gestão de Facilities (o termo nasceu nos EUA em 1960 – do inglês facilities management ou em português gestão de facilidades) é a atividade que junta várias disciplinas necessárias à funcionalidade de uma edificação, a administração predial.

Ou seja, é a atividade que o responsável pela funcionamento de uma instalação predial exerce. Ao entrar em um shopping ou em um condomínio comum, com certeza existe uma pessoa responsável pela manutenção do ambiente.

Toda organização opera dentro de um espaço físico e, para que os processos gerem os resultados esperados, é necessário que haja uma coordenação das necessidades da empresa.

Normalmente, as facilities se referem às ocupações que servem para melhorar os processos principais de uma empresa, tornando a organização mais produtiva.

Para que as facilities consigam atuar de forma coordenada, é preciso haver uma administração eficiente. É este processo que recebe o nome de Gestão de Facilities. Seu objetivo é assegurar de que todas as necessidades da empresa serão supridas pelos terceirizados.

Sim, a Gestão de Facilities ou seus serviços muitas vezes são terceirizados, e têm como objetivo simplificar a vida dos contratantes. São facilidades procuradas pelas organizações que querem terceirizar suas atividades-meio.

Alguns serviços terceirizados se destacam porque têm presença garantida em quase toda empresa e porque ajudam a facilitar a rotina profissional daqueles que cuidam dos processos principais em um negócio:

Serviços mais comuns dentro da Gestão de Facilities

Serviços de Limpeza

O ambiente profissional precisa estar sempre limpo e pronto para o uso. Um ambiente organizado não só ajuda a aumentar a produtividade, como também é essencial para manter a saúde física e mental dos funcionários.

Serviços de Manutenção

As facilities de manutenção cuidam dos problemas relacionados a máquinas e equipamentos. Uma falha elétrica ou um aparelho que para de funcionar, por exemplo, é assunto para esses profissionais. Os profissionais responsáveis pela manutenção predial fazem reparos técnicos, elétricos, hidráulicos e de construção civil.

Serviços de Segurança

Para manter a empresa segura, é importante contar com uma equipe completa de profissionais cuidando da segurança dos funcionários e da integridade do patrimônio.

Todas as área de Gestão de Facilities

A importância da Gestão de Facilities

Para o usuário e visitante de um ambiente, mesmo que eles não façam a associação direta (ou desconheçam o trabalho), a Gestão de Facilities é vital. Essa função agregar valor a empresas – e até aos seus serviços.

Imagine entrar em um hospital onde a limpeza das janelas está atrasada ou instalação elétrica está exposta? Ou pior ainda, quando falta a manutenção de itens de segurança como câmeras e alarmes. Tudo isso depende de um bom gerenciamento de facilidades.

Conheça mais atividades que podem ser atendidas pela Gestão de Facilities e a maioria das pessoas nem sabia:

  • paisagismo
  • mensageria
  • serviços de transporte
  • fluxo de documentos

Conciliar esses serviços é um desafio. Que só é possível por meio de uma integração harmônica de pessoas, locais, processos e tecnologia. Quando aliada à mobilidade, pode ser otimizada, gerando economia e produtividade.

Veja o vídeo explicativo da Facilities Services, produzido pela Fátima Sousa:

Quem utiliza a Gestão de Facilities?

Empresas, indústrias, condomínios residenciais e prédios comerciais já apostam na administração predial. Com a contratação de empresas terceirizadas para exercer suas atividades-meio, você pode manter o foco da equipe na atividade-fim.

Pesquisa da CompWalk mostra quais os segmentos que mais demandam por gerenciamento de facilidades:

  • Bancos – 49%
  • Saúde – 39%
  • Farmacêutico – 36%
  • Energia – 34%

As facilities buscam oferecer conforto, segurança, higiene e manutenção ao menor custo possível, assim os funcionários dentro daquele ambiente de trabalho podem desempenhar suas funções de forma mais produtiva, sem se preocupar com as atividades-meio.

A administração das facilities começa com a contratação dos serviços de apoio de que a sua empresa necessita e também envolve a fiscalização dessa prestação, a preocupação com os direitos trabalhistas dos funcionários contratados e a certificação de que as atividades-meio estão sendo bem desempenhadas.

Ter um contratado cuidando dessas funções representa economia de tempo e de recursos, que poderão ser investidos nos processos fundamentais da companhia, otimizando seus resultados.

Por que fazer a Gestão de Facilities?

Coordenar as facilities garante que elas trabalhem de forma alinhada, otimizando a rotina da empresa. Quando falamos em um negócio de grande porte, com mais de mil funcionários, fica mais difícil gerenciar os processos, e por isso a Gestão de Facilities pode demandar um departamento específico.

Como cada vez mais esse serviço é buscado pela empresa, mais tem se destacado a função de gerente de facilities, que logo se tornará figurinha indispensável em toda organização.

Fazer um bom gerenciamento garante economia em seus custos fixos e aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores. As facilities podem ir desde controlar a temperatura da empresa até servir a refeição dos funcionários. Se esses processos agem em sinergia, todo o seu time sai ganhando.

Como fazer uma gestão eficiente?

Para acertar na Gestão de Facilities, é preciso acompanhar de perto o desempenho dos funcionários contratados e garantir que eles estejam alinhados com a empresa. Para facilitar esse trabalho, que tal contar com a ajuda da tecnologia?

Apostando na mobilidade corporativa, você tem uma plataforma pela qual pode acompanhar as tarefas que os colaboradores terceirizados estão desempenhando, medindo seu nível de eficiência. Por meio de seu telefone ou tablet, você pode agilizar processos e garantir que as atividades sejam cumpridas.

A própria aplicação despacha as ordens de serviço para as facilities, assegurando rapidez na comunicação e a partilha de informações. Pela plataforma, o empreendedor monitora o andamento e a qualidade dos processos e conhece até o momento de chegada e saída de cada colaborador.

Mobilidade corporativa é realidade na gestão de facilities

Uma das maiores tendências no mercado mundial é o investimento em mobilidade corporativa. O uso de smartphones e outros dispositivos mobile faz parte da nossa rotina diária desde o momento em que acordamos até praticamente todas as atividades no ambiente de trabalho. De fato, não largamos nossos celulares para nada e, por isso, estamos tão familiarizados com a maneira como funcionam.

gestao de facilidades

Para os negócios, tirar proveito dessas novas formas de comunicação é a melhor decisão a ser tomada para se modernizar e se destacar. A mobilidade na Gestão de Facilities — empresas de administração predial — é um bom exemplo de como essa tecnologia pode ser usada para melhorar processos de equipes em campo e agilizar serviços de mão de obra.

Eficiência é uma obsessão, principalmente numa área como o facilities management, em que geralmente o trabalho é coordenado por apenas uma pessoa, o gerente de facilities (gerente de administração ou gerente de operações).  Se a tecnologia permite tornar as equipes mais produtivas e os processos mais assertivos, certamente a área vai adotá-la.

Conectados e em movimento

Não é à toa que um dos maiores focos dos executivos de TI para 2017 é investir na criação de aplicativos móveis. Com o mundo inteiro habituado a passar muitas horas por dia interagindo com essas pequenas telas, o caminho mais acertado é pescar o usuário ali mesmo. E no Brasil, o mercado mobile só tende a crescer.

Vivemos hoje a era da terceira plataforma, marcada pela inovação dos serviços de computação na nuvem e pelo crescimento das aplicações em mobilidade. A hiperconectividade é a realidade pela qual caminhamos atualmente, e na rotina de trabalho da Gestão de Facilities não é diferente.

Uso de aplicativos para gestão de facilidades

O uso de aplicativos mobile empresariais está se tornando cada vez mais popular em ajudar companhias de facilities a completar trabalhos de uma maneira mais eficiente e efetiva. Gerentes e supervisores precisam estar sempre em dia com as demandas de um ambiente de trabalho em constante mudança, racionalizando e orientando atividades diárias.

E qual a melhor forma de facilitar essas operações senão por meio de nossos fiéis aplicativos que estamos tão acostumados a usar? Companhias de facilities de todos os portes podem conseguir inúmeras vantagens com a implantação dessa tecnologia, como o fácil acesso a importantes informações diretamente do campo, envio de notificações, mapeamento de locais, agendamento de tarefas, entre tantas outras.

Oportunidade à vista

Existem alternativas no mercado que podem inserir empresas de TI rapidamente nesse meio promissor. Com a parceria de negócios com modelos B2B (empresa para empresa) é possível ter acesso a plataformas tecnológicas completas de desenvolvimento de apps específicos para a automatização de equipes em campo.

Usando essas plataformas, empresas como a UpMobile e a HTD Sistemas já criaram soluções criativas para clientes aumentarem sua produtividade e otimizarem ordens de serviço.

O funcionamento dos apps em facilities

Um aplicativo mobile para gestão de facilities tem a dupla função de automatizar processos em serviços de manutenção predial e poder ser acessado a qualquer hora e lugar tanto pela equipe na linha de frente quanto pelos supervisores.

Benefícios da mobilidade na gestão de facilidades

Com isso, a utilização de softwares para auxiliar no gerenciamento em campo traz vários benefícios, como:

  • Acesso em tempo real da localização dos funcionários: quer você escolha por realocar um time para outro lugar na mesma hora ou agendar esse movimento para mais tarde, um app pode fazer isso acontecer apenas com simples toques na tela.
  • Maior produtividade em menos tempo: com menos tempo ocioso entre tarefas e uma comunicação mais eficiente entre colegas, os custos são reduzidos ao mesmo tempo que o desempenho melhora.
  • Respostas mais rápidas para demandas: um bom aplicativo para gestão de facilities pode ajudar os gerentes e as equipes a reagir rapidamente aos propósitos dos clientes, prover acesso instantâneo a dados e até a compartilhar informações.
  • Racionalização de operações diárias: melhorias na operacionalização de rotina reduzem custos excessivos com manutenção. Racionalizar e automatizar procedimentos é uma excelente forma de administrar as finanças e o tempo gasto com a execução dos serviços.

O mercado da mobilidade na gestão de facilities está em franca ascensão, e empresas de desenvolvimento de softwares podem encontrar um ambiente fértil para conseguir novos clientes em busca de aplicativos que possam trazer mais produtividade e reduzir custos operacionais.

Oportunidades para trabalhar e atender clientes em gestão de facilities

Oportunidades e Cursos de Gestão de Facilities

A sensação de insegurança dominante nas grandes cidades brasileiras torna visível a tendência da verticalização, além do desenvolvimento de condomínios verticais. Com tantos prédios, o mercado se expande em oportunidades para a Gestão de Facilites. Como bem falou Fátima Sousa, da Facilities Services:

Todas as organizações precisam dele [profissional de Gestão de Facilities]. Hospitais, empresas, prédios corporativos, escritórios, escolas, faculdades, centros esportivos e muito mais.

Caso você esteja procurando aperfeiçoamento na área, a gestão de facilities possui diversos cursos pagos e gratuitos. Nós indicamos o uso da tecnologia aliada ao conhecimento e preparação profissional.

Listaremos a seguir 7 cursos de gerenciamento de facilities. Também indicamos os eventos de atualização da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities):

  1. Curso Grátis de Gestão de Facilities (EAD);
  2. MBA/USP – especialização presencial
  3. MBA/Candido Mendes – especialização presencial
  4. MBA/SENAI – especialização presencial
  5. Facilities Services – curso livre presencial
  6. Senac – curso livre presencial
  7. AEA – curso livre presencial

Para empreendedores em busca de oportunidades de negócios com empresas que realizem a Gestão de Facilities, a eficiência é a principal obsessão da área, como já dissemos acima. Aplicativos capazes de dar ao gestor controle das Ordens de Serviço e documentação relacionada à manutenção predial certamente chamar a atenção do cliente em potencial.

Diversas empresas, como a AllTrade e a Engeman, criaram aplicativos focados em manutenção para seus clientes, com resultados incríveis e redução de custos.

 

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