Controle de ordem de serviço: como a tecnologia ajuda na sua eficiência

Executar um serviço em campo requer, no mínimo, um planejamento para tornar as atividades mais eficientes. Saiba como a tecnologia pode ser uma aliada ao controle de ordem de serviço!

Empresas que atuam no segmento de serviços precisam ter um gerenciamento minucioso da operação. E se não houver um bom controle de ordem de serviço, o planejamento da empresa acaba sendo em vão.

Apesar das ordens já serem comuns para os negócios do setor de serviços, é possível observar muitos problemas decorrentes da falta de organização. Em especial, quando o assunto é o pedido do cliente.

As principais causas disso são as poucas e/ou confusas informações e ausência de orientação acerca dos protocolos de execução para os profissionais em campo.

Conheça algumas vantagens ao implementar um melhor controle de ordem de serviço. E como tudo isso é possível por meio da automação de processos!

Para contextualizar: o que é uma ordem de serviço?

Em resumo, uma ordem de serviço (OS) é um tipo de documento que requisita algum serviço. Ela também estabelece e orienta sobre todas as ações que serão executadas em determinado atendimento.

Então, é uma solicitação formal para que o serviço seja executado e para isso precisa ser emitida e enviada ao setor ou funcionário responsável pela tarefa.

Além disso, carregam as informações fundamentais para que o cliente seja atendido conforme o problema a ser resolvido, as expectativas esperadas e os relatórios necessários.

Contudo, se não houver um controle preciso, a utilização da OS se torna ineficiente.

Conheça os principais tipos de Ordem de Serviço e suas especificações 

Mas por que fazer o controle de ordem de serviço?

O objetivo do controle da ordem de serviço é garantir uma comunicação mais assertiva entre as pessoas envolvidas, seja interna ou externamente. Ou seja, controlar as ordens de serviço pode ajudar nas seguintes situações:

• Esquecimento ou perda da ordem de serviço durante a operação;
• Digitação de informações para documentos digitais;
• Atraso do atendimento no cliente;
• Não possuir histórico de visitas nos clientes.

O documento possibilita o monitoramento de um determinado processo (desde que o armazenamento e arquivamento sejam feitos corretamente). 

Isso resulta em um acompanhamento mais detalhado: por exemplo, é possível saber quantas vezes o serviço foi solicitado em um período específico, quanto de material foi necessário e quais foram os custos.

Então, o controle é essencial para definir com mais clareza os processos internos que serão colocados em prática, a partir do alinhamento de informações fornecidas pelo cliente.

Os detalhes esclarecidos permitem mais segurança para o cliente e orientação precisa para os funcionários. Assim, os riscos de retrabalho são reduzidos, visto que o controle de ordem de serviço auxilia na execução, conclusão e entrega conforme os pedidos e prazos.

Saiba como controlar as ordens de serviço da sua empresa

Entender a importância da organização das ordens de serviços é um primeiro passo, mas e agora, por onde começar?

Pensando nisso, a uMov.me criou a Planilha de Controle de OS, destinada a qualquer prestador de serviço em campo que desejar melhorar o acompanhamento da sua operação externa.

A planilha contém abas que darão para a empresa uma visão macro de seus negócios e atendimentos, com registros importantes (e necessários!) das atividades como um todo.

Há um dashboard automatizado, com tabelas e gráficos para visualizar os serviços prestados e por quem, dados esses que também possuem um espaço próprio para o catálogo.

Os dados de cada cliente também tem destaque, com campos para nome, razão social, telefone, e-mail, endereço e até o valor do serviço prestado.

As vantagens do controle digital de ordem de serviço

Já mostramos algumas vantagens no controle de ordem de serviço no tópico anterior, mas se contarmos que é possível tornar o processo ainda mais eficiente?

Para isso, o uso da tecnologia é fundamental – mais do que organização e planejamento, os sistemas de ordem de serviço possibilitam melhor comunicação entre gestores e funcionários.

Ou seja, o ideal é optar por soluções que estão presentes nas duas pontas: para quem gerencia a execução do trabalho e quem o executa no cliente.

Assim, as vantagens são inúmeras para todos os envolvidos: clientes, gestores e técnicos. Explicamos mais sobre isso com alguns exemplos em seguida.

Para o cliente

A satisfação e experiência do cliente são primordiais, seja qual for o serviço ou segmento. Por isso, o Aplicativo de Ordem de Serviço permite uma comunicação mais transparente com o contratante.

A solução permite que o técnico informe que está a caminho do local do serviço e ainda possibilita a assinatura eletrônica na tela do celular para comprovar entregas e tarefas.

Ainda, há campos para registro de como o serviço ficou após ser executado, o que resulta em mais qualidade no atendimento e assertividade na execução do profissional.

Para os gestores

Gerir equipes em campo é uma tarefa complexa em vista da distância, por isso o aplicativo também possui funcionalidades voltadas aos gestores.

Planejamento diário, semanal e mensal das tarefas e monitoramento da evolução da execução de tarefas são algumas delas.

Para melhorar a execução, o gestor tem disponível as soluções de cercamento eletrônico por geolocalização e visualização em mapas. Assim como, roteirização por menor distância ou tempo evitando a perda de tempo no trânsito.

E tem mais: recebe a comprovação do serviço executado através de fotos e dashboards com mapas, gráficos, timelines, agendas e  tabelas.

Para a equipe em campo

A equipe em campo também se beneficia com o sistema de controle de ordem de serviço, podendo registrar sua jornada com check-in e check-out em cada cliente. 

Além disso, a equipe em campo executa as tarefas com mais facilidade graças aos checklists inteligentes já previamente montados pelos gestores. Eles podem ser a sequência correta do trabalho ou até as peças necessárias para a execução da operação.

Outro ponto importante é a coleta de dados que pode ser feita no modo offline, bem como captura de fotos, áudios e vídeos para comprovação do serviço realizado.

Ou seja, todas essas vantagens ajudam o cliente a ter mais confiança na empresa, os gestores a acompanharem seus funcionários e as equipes a organizarem seu trabalho.

 

Controle as ordens de serviço com Aplicativo da uMov.me

Ao chegar até aqui, certamente, você já compreendeu a importância de controle das ordens de serviço para a sua empresa, desde a emissão até a execução. Além disso, claramente a tecnologia pode ser uma aliada nesse processo tanto para a gestão, quanto para a equipe em campo.

Pensando em tudo isso, a uMov.me criou o Aplicativo de Ordem de Serviço, que ajuda no controle e disponibiliza na palma da mão todos os registros, protocolos e processos que devem ser executados.

Então vamos ver na prática como um aplicativo pode ser essencial no controle de OS e facilitar toda a automação de processos em busca de uma equipe mais produtiva e resultados mais eficientes?

Veja 3 pontos essenciais para realizar um controle de OS mais assertivo com o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me:

1) Checklist dos itens realizados no trabalho

O checklist é uma forma de facilitar o planejamento, monitoramento e execução das tarefas. É o famoso “mão na roda” para empresas que precisam gerenciar equipes externas.

Funciona exatamente como uma lista de tarefas a serem executadas/revisadas pelo profissional. 

Os checklists digitais podem mudar dependendo da atividade e também varia de acordo com as respostas dadas, pois é uma solução inteligente.

Tudo isso para ter certeza que nenhuma etapa do processo será esquecida, pulada ou ainda deixada de lado.

Ainda, o checklist ajuda a reduzir os gastos com a reposição de itens que costumam ser esquecidos pelas equipes durante as visitas.

2) Gestão de equipes em tempo real

Será que as empresas realmente sabem como é o desempenho dos funcionários que trabalham externamente? Uma forma fácil de acompanhar e organizar os dados sobre a produtividade é por meio do Aplicativo da uMov.me.

Com a solução da uMov.me, as equipes inserem os dados no aplicativo que são atualizados na hora. Enquanto isso, os gestores acompanham a evolução das tarefas diariamente na palma da mão com praticidade, o que contribui para tomada de decisões mais estratégicas.

Uma das empresas que utilizam o aplicativo da uMov.me é a Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, que conseguiu gerar mais eficiência para a gestão de leitos do hospital.

Segundo Melissa Candido, coordenadora da rede hospitalar gaúcha, com o novo sistema, é possível acompanhar todos os intervalos entre uma tarefa e outra em tempo real — uma excelente forma de monitorar a produtividade da equipe.

Além disso, com o apoio do Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me, o hospital ainda conseguiu gerenciar 1.200 leitos. Desse modo, as tarefas funcionam da seguinte forma:

• Sempre que um leito é liberado, um alerta é disparado para que um dos mais de 300 funcionários conectados à ferramenta possa iniciar os procedimentos de limpeza e higienização;
• Na sequência, esse leito é liberado para receber novas internações: todo esse processo já era realizado antes, mas de maneira manual por meio de uma planilha;

Como resultado, adotar o aplicativo reduziu muito o tempo de espera dos pacientes que aguardam na emergência por um leito.

3) Centralização de todas as informações em um único local

Outro ponto essencial para o controle de OS é a centralização de informações de forma acessível, para evitar que dados importantes sejam perdidos ou não possam ser integrados.

No Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me essa integração agiliza a confecção de relatórios, o controle de estoque e o acompanhamento das equipes em campo.

Os dados das tarefas e execuções dos times, bem como os feedbacks e comprovantes dos clientes, ficam organizados e podem ser consultados quando necessário.

Assim, os gestores podem ter uma visão mais ampla e precisa do desempenho e das possibilidades de melhorias. Os relatórios, dashboards, gráficos e indicadores de desempenho também ficam centralizados no aplicativo com dados seguros e completos.

Conheça mais sobre o Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me

As funcionalidades que auxiliam na melhor gestão de serviços e dos técnicos que comentamos neste texto estão disponíveis no Aplicativo de Ordem de Serviço da uMov.me!

A uMov.me é uma empresa líder nacional na criação de aplicativos no-code. O que significa que os aplicativos são criados sem precisar de códigos, o que os torna mais rápidos de serem feitos.

Todos os aplicativos produzidos são customizados de acordo com a regra de cada negócio. Ou seja, é possível escolher quais funcionalidades fazem mais sentido com a operação da sua empresa. Veja as principais delas:

• Roteirizador de visitas;
• Checklist digital;
• Relatório fotográfico;
• Geolocalização das equipes;
• Avisos e Alertas para clientes;
• Notificações via mensagens de push, SMS ou e-mail;
• Comprovação digital do serviço realizado, por meio de assinatura eletrônica;
• Distribuição inteligente de OS;
• Painel de gestão com dados dos serviços prestados em tempo real e muito mais.

Conheça mais funcionalidades do Aplicativo de OS da uMov.me

Controle de Ordem de Serviço na prática: conheça a história da Engeman Telecom

A Engeman, empresa de suporte técnico em telecomunicações, já utiliza o aplicativo para ter mais controle de ordem de serviço dos seus profissionais.

O aplicativo é usado por todos os técnicos de manutenção da companhia. Por meio dele, conseguem consultar uma listagem de mais de 600 itens que precisam ser verificados em cada trabalho a ser realizado.

Isso faz com que os colaboradores economizem tempo e recursos em um processo que antes era feito por meio do preenchimento de mais de seis páginas de formulários.

Assim, foram dispensados o uso de folhas pelos técnicos a partir das agendas realizadas. Antes, eram preenchidas mais de seis páginas manuscritas em formulários de papel. Ou seja, a redução de custos só nesse ponto já foi expressiva.

Além de facilitar o cotidiano dos funcionários em campo, o aplicativo também realiza a verificação do “ponto eletrônico” no início, intervalos e fim da jornada de trabalho.

Considerações sobre controle de ordem de serviço

O fracasso de empresas do segmento de serviços pode ser ditado pela falta de organização. 

Isso porque quando não há um controle das ordens de serviço, as empresas perdem em produtividade da equipe, aumentam os custos com retrabalhos, ocorrem possíveis atrasos e muito mais problemas.

E a melhor maneira de organizar a emissão e acompanhar a execução de OS é a digital. Pois unifica a comunicação entre gestão e equipe em campo, as informações são atualizadas em tempo real e o controle de todo processo de serviços é facilitado.

Quer saber mais como um aplicativo para controle de ordem de serviço pode ajudar sua empresa a se destacar ainda mais? Fale com nossos especialistas!

* texto publicado originalmente em 6 de fevereiro de 2017 e atualizado em 15 de março de 2023

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